Adakah anda bosan dengan proses manual yang melambatkan pasukan anda? Temui cara automasi boleh merevolusikan kecekapan dan produktiviti perniagaan anda.
Automasi sedang mengubah cara kita bekerja. Menurut McKinsey, untuk 60% pekerjaan di AS, 30% atau lebih tugas harian boleh diautomasikan menggunakan teknologi semasa atau yang akan tersedia tidak lama lagi. Ini bermakna automasi dapat menjimatkan kerja sebanyak sehari setengah setiap minggu.
Dengan memanfaatkan automasi, anda bukan sahaja boleh menjadi lebih cekap, produktif dan konsisten, tetapi juga meningkatkan perniagaan anda sambil kekal tangkas.
Dalam panduan ini, kami akan meneroka proses yang perlu anda automasi, dan cara melakukannya dalam enam langkah mudah. Tetapi pertama-tama, mari kita bincangkan sebab anda perlu mengautomasikan proses perniagaan pada mulanya.
Mengapa saya perlu mengautomasikan proses manual?
Transformasi digital akan diteruskan dengan pantas—dan perniagaan perlu menyesuaikan diri untuk bersaing. Beberapa cara automasi proses perniagaan memberi manfaat kepada pasukan dari semua saiz dan industri termasuk:
- Kecekapan dan produktiviti yang dipertingkatkan—mengurangkan masa dan usaha yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas manual dengan ketara
- Kelebihan daya saing—mengungguli pesaing anda dengan menyampaikan produk atau perkhidmatan dengan lebih pantas dan pada kos yang lebih rendah
- Mengurangkan kesilapan manusia—memastikan ketekalan dan ketepatan yang lebih baik, dan mengurangkan kemungkinan ralat dalam tugasan manual sebelum ini seperti kemasukan data, pengiraan dan pelaporan
- Aliran kerja yang dipermudahkan—mengurangkan halangan dengan menghapuskan langkah yang tidak perlu, menyatukan proses serta memudahkan komunikasi dan kerjasama yang lebih baik
- Pematuhan yang lebih baik—selaraskan prosedur pematuhan untuk memastikan syarikat anda mematuhi peraturan dan garis panduan industri anda
Secara keseluruhan, mengautomasikan proses perniagaan boleh membolehkan pengalaman pelanggan yang lebih baik, membuat keputusan yang lebih baik dan mengurangkan ketidakcekapan.
Apakah proses yang harus saya automasi?
Beberapa proses yang harus dipertimbangkan oleh pengguna untuk mengautomasikan termasuk:
- Menghantar fail dan dokumen
- Mengumpul eSignatures
- Membuat sandaran fail
- Menyegerak antara peranti
- Perkongsian fail sensitif masa—tetapkan tarikh tamat tempoh untuk pautan kongsi anda supaya anda tidak perlu membatalkan akses kepada fail dan folder secara manual
Selain itu, lihat tugas yang sensitif masa, perlu untuk pematuhan dan jejak audit, atau penting kepada kejayaan proses atau sistem lain sebagai calon yang mungkin untuk automasi.
Cara mengautomasikan proses: langkah demi langkah
1. Tentukan hasil dan objektif yang anda inginkan
Kadangkala matlamat anda untuk automasi mungkin bukan kecekapan—ini boleh menjadi ketepatan yang lebih baik, semangat pekerja yang dipertingkatkan, pengalaman onboarding yang lebih lancar atau menambah nilai pada produk atau perkhidmatan perniagaan anda.
Langkah pertama untuk mengautomasikan proses hanyalah memahami perkara yang ingin anda capai dengan membuat perubahan ini. Melakukannya akan membolehkan anda menetapkan keutamaan yang memberi masukan kepada strategi yang wajar untuk cara anda ingin mendekati dan melaksanakan automasi anda.
Dokumentasikan matlamat ini dan simpan di tempat yang boleh diakses oleh semua orang dalam pasukan anda. Cuba templat sumbang saran Dropbox Paper untuk membangunkan idea atau mencipta pelan projek automasi yang komprehensif dengan pasukan anda. Dokumen Paper ini—dan mana-mana fail dan folder kongsian lain—akan disimpan dengan selamat dalam Dropbox, tempat semuanya boleh dikongsi dan diakses dengan mudah daripada mana-mana peranti yang disambungkan.
Ini boleh menjimatkan masa dan usaha kerana fail boleh diakses dan diedit secara serentak oleh berbilang pengguna, menghapuskan keperluan untuk perkongsian fail manual dan kawalan versi.
2. Kenal pasti tugas manual atau berulang yang melambatkan anda
Semak dan nilai proses semasa anda untuk mencari tugas atau aktiviti yang memerlukan lebih banyak perhatian daripada pasukan anda daripada yang sepatutnya.
Adalah penting untuk diingat bahawa tidak semua tugas atau proses harus diautomasikan—manusia masih mempunyai kelebihan berbanding teknologi dalam bidang tertentu, seperti semakan kualiti dan memberikan maklum balas.
Di mana anda akan mendapati automasi paling berkesan ialah dengan tugasan berulang yang memakan masa. Ini kerana terdapat kurang variasi dalam aktiviti ini dan lebih sedikit senario untuk alat automasi untuk disesuaikan dan dipelajari.
3. Petakan proses anda
Memvisualisasikan cara proses automatik baharu anda akan berfungsi akan berfungsi sebagai dokumen latihan berguna untuk rakan sekerja baharu dan sedia ada. Anda harus mendapatkan input daripada orang lain semasa membuat ini, terutamanya mereka yang akan menggunakan proses ini dengan kerap.
Begitu juga dengan cara anda menilai aliran kerja yang memerlukan penyelarasan, pertimbangkan:
- Orang, sistem atau alat yang terlibat
- Tugas, langkah atau aktiviti yang diperlukan untuk mencapai hasil yang dikehendaki proses automatik
- Maklumat yang diperlukan untuk memastikan proses automatik bergerak
- Pencetus, tindakan, masa atau keadaan yang menetapkan proses automatik bergerak
- Hasil yang dimaksudkan atau hasil daripada proses automatik
4. Laksanakan alat automasi anda
Sebaik sahaja anda telah menetapkan keperluan anda, tiba masanya untuk memperkenalkan perisian automasi anda.
Dengan Dropbox, fail anda diselaraskan secara automatik merentas peranti, memastikan versi fail yang paling terkini sentiasa boleh diakses. Ini menghapuskan keperluan untuk pemindahan dan kemas kini fail manual, seterusnya menjimatkan masa dan mengurangkan risiko ralat.
Dan bukan itu sahaja—Dropbox menyediakan satu set keseluruhan alatan dan ciri automasi untuk membantu anda sentiasa mengetahui kerja anda:
- Kekal teratur dengan penapis dinamik dan pengkategorian folder automatik, pengisihan, penamaan dan penandaan
- Automatikkan penjejakan dan pelaporan maklumat sensitif dengan klasifikasi data
- Perkemas aliran kerja pasukan dan kurangkan penukaran konteks dengan penyepaduan yang melaraskan data antara alatan secara automatik
- Atur kandungan secara automatik daripada seluruh fail, apl dan tab anda dengan Dropbox Dash yang dikuasakan oleh kecerdasan buatan
- Sesuaikan dan hantar borang PDF biasa dengan mudah
5. Kumpulkan maklum balas
Sebelum anda melancarkan proses automatik anda kepada pasukan yang lebih luas, tanya rakan sepasukan, penyelia atau seseorang yang mempunyai kedudukan yang sama dengan anda dalam pasukan lain untuk pendapat mereka. Mereka akan dapat menyemak proses dengan pandangan yang segar dan mungkin dapat menunjukkan perkara yang anda terlepas.
Dropbox memudahkan untuk mengumpul maklum balas dengan menyediakan platform kolaboratif di mana ahli pasukan boleh mengakses dokumen dan fail yang dikongsi dengan mudah. Pengguna boleh meninggalkan komen terus pada fail, memudahkan perbincangan dan cadangan masa nyata. Ciri ini membolehkan komunikasi yang diperkemas, memastikan maklum balas adalah teratur dan mudah didapati.
Sebagai alternatif, jika pasukan anda lebih menggemari visual berbanding teks, anda boleh berkongsi tangkapan skrin atau video proses baharu anda untuk semakan. Dengan Dropbox Replay, rakan sekerja anda kemudiannya boleh menggunakan ciri semakan langsung untuk membuat nota dan memberikan maklum balas masa nyata sebagai satu pasukan.
Atau, ahli pasukan anda boleh memberikan anotasi tepat bingkai dalam masa mereka sendiri menggunakan fungsi semakan berasaskan penyemak imbas—tidak memerlukan perisian tambahan, akaun Dropbox atau akses khas untuk pihak berkepentingan.
6. Latih rakan sekerja anda
Setelah proses baharu anda sedia untuk dijalankan, anda harus menyediakan latihan untuk rakan sepasukan dan rakan sekerja anda, kerana peralihan ini mungkin bermakna mengubah prosedur, tanggungjawab atau akauntabiliti.
Anda tidak mahu memberi latihan terlalu awal, sekiranya proses berubah berikutan maklum balas. Anda juga tidak mahu memulakan latihan selepas proses lama telah dihentikan sepenuhnya dan rakan sekerja anda cuba mempelajari proses automasi baharu dengan segera.
Daripada bergantung pada e-mel panjang yang boleh diabaikan atau mencabar untuk dikemas kini, pertimbangkan untuk membuat panduan atau panduan yang jelas dan mudah diakses. Ini memastikan pasukan anda boleh merujuk semula bahan secara konsisten dan pemula baharu boleh mencapai kelajuan dengan usaha yang minimum.
Optimumkan dan automasi proses perniagaan dengan Dropbox
Dropbox menyediakan lokasi berpusat untuk menyimpan dan menyusun fail—ruang yang anda boleh mengautomasikan dan memperkemas proses untuk memudahkan kerja dan menjimatkan masa yang berharga.
Hantar kontrak digital yang selamat, kumpulkan maklumat dengan mudah dan jana dokumen dalam beberapa minit. Supercharge kecekapan operasi dan optimumkan aliran kerja anda dengan mengautomasikan tindakan pada fail dan menyegerakkan data antara alatan.
