Tugas utama Sumber Manusia (HR) adalah untuk menjaga pekerja—namun itu membawa kepada bilangan dokumen yang banyak. Baik pada komputer mahupun dalam kehidupan sebenar, anda memerlukan pelan pengurusan dokumen.
Mengatur dokumen tidak begitu menarik, tetapi anda boleh mengautomasikan banyak bahagian proses. Pelan yang kukuh akan menjimatkan masa anda pada tugas biasa, sambil memastikan anda dilindungi secara sah.
Mari kita menyusun strategi, boleh?
Apakah itu pengurusan dokumen HR?
Pengurusan dokumen HR ialah penjejakan kertas dan fail syarikat semata-mata. Ini melibatkan penciptaan, pemfailan, pengisihan, penyimpanan, pencarian (atau pemadaman) dokumen HR.
Setiap tugas pengurusan dokumen ini harus dilakukan dengan cara yang menjamin keselamatan dan pematuhan maklumat syarikat—sama ada perniagaan kecil atau multinasional besar.
Mengapa pengurusan dokumen HR penting?
Pengurusan dokumen yang cekap memastikan anda dapat mencari, menyimpan dan mengurus fail pekerja dengan lancar. Ini ialah rakan terbaik untuk simpanan dokumen yang selamat serta merevolusikan proses HR.
Mempunyai dokumen yang tepat, mudah dicari dan selamat membantu pasukan anda mengetahui tempat untuk mendapatkan maklumat tentang hak dan tugas pekerjaan mereka. Hari ini, sistem berasaskan awan adalah cara utama untuk melakukan ini.
Orang ramai juga akan berasa lebih yakin bahawa maklumat peribadi sensitif mereka disimpan selamat jika anda mempunyai sistem pengurusan dokumen HR yang mantap—jadi ia boleh memberi sumbangan positif kepada kesejahteraan keseluruhan mereka.
Mengapa menggunakan sistem pengurusan dokumen HR?
Sistem pengurusan yang baik boleh menyelesaikan banyak perkara secara automatik, jadi anda boleh menjimatkan masa anda. Ini seolah-olah mempunyai pembantu kerani automatik yang membantu dengan perkara seperti:
- Menjadi lebih produktif—sistem pengurusan dokumen membolehkan anda mencari fail yang anda perlukan dan bukannya melompat-lompat antara folder, apl atau tab
- Memusatkan dan memperkemas—alat pengurusan dokumen HR digital akan menyimpan fail anda di satu tempat dan memudahkan anda dan semua orang yang memerlukan akses
- Penjejakan dan pelaporan—anda boleh menjejak dan melaporkan maklumat sensitif secara automatik, memberikan pematuhan dan membantu anda untuk memenuhi piawaian kawal selia yang penting itu dengan mudah.
- Mengekalkan keselamatan—ciri keselamatan bertaraf dunia kami menjamin keselamatan data anda, malah kami menyediakan sandaran peranti anda sekiranya berlaku apa-apa masalah
- Perkongsian fail dan folder—anda boleh melindungi dokumen dengan mudah menggunakan kata laluan atau mengurus akses menggunakan kawalan perkongsian fail dan folder, baik secara dalaman mahupun luaran
Tingkatkan kecekapan, sediakan pematuhan dan lindungi data sensitif dengan mudah—hanya beberapa sebab untuk menggunakan Dropbox sebagai penyelesaian pengurusan dokumen HR yang muktamad.
Bagaimana untuk menyediakan sistem pengurusan dokumen HR
1. Kenal pasti dokumen yang berkaitan
Rakan sekerja anda di jabatan lain tidak perlu melihat fail HR. Begitu juga, anda tidak perlu melihat setiap fail organisasi hanya kerana anda bekerja di HR.
Petakan pelbagai jenis dokumen HR yang anda gunakan dalam organisasi anda, seperti:
- Dokumen pekerja, termasuk perkara seperti pek suai tugas atau buku panduan
- Kontrak pekerja
- Dasar syarikat
- Rekod perubatan dan kurang upaya
- Permintaan cuti
- Rekod gaji
- Bahan-bahan latihan
- Dokumen pengambilan pekerja, seperti iklan pekerjaan, resume daripada calon dan nota daripada temu duga
- Rekod dan bahan pekerja baharu
- Fail semakan prestasi
- Maklumat gaji
- Maklumat faedah
Bergantung pada bidang anda, syarikat anda mungkin mengendalikan banyak jenis dokumen HR digital lain, seperti protokol keselamatan atau bahan latihan produk—jadi ini hanyalah panduan kasar.
2. Tentukan keperluan akses anda
Tidak semua orang di syarikat anda sepatutnya mempunyai akses kepada semua dokumen HR anda. Apabila menguruskan dokumen anda, tanya diri anda soalan berikut:
- Siapakah yang mendapat akses? Semua orang? Pengurus? HR sahaja?
- Adakah mereka kerap menggunakan fail ini atau hanya kadangkala? Bilakah fail ini paling diperlukan?
- Bagaimanakah mereka mengakses fail ini? Di meja, dalam perjalanan atau pada mudah alih?
- Adakah mereka mengedit atau melihat sahaja?
Secara ringkasnya, fikirkan tentang siapa yang memerlukan apa, bila dan cara memastikan dokumen anda selamat dan kukuh. Langkah ini penting untuk memastikan orang hanya mempunyai akses yang mereka perlukan.
3. Tentukan keperluan keselamatan anda
Langkah ini seperti Langkah 1 tetapi dengan kelainan. Pematuhan adalah kunci di sini. Tanya diri anda:
- Adakah fail ini mengandungi maklumat yang dilindungi oleh undang-undang, seperti rekod perubatan?
- Adakah anda perlu menyimpan fail ini selama tempoh yang tertentu?
Sebaik sahaja anda mengetahui perkara yang menetapkan peraturan anda dengan melakukan satu atau lebih perkara berikut:
- Kuncikan fail dengan kata laluan
- Hadkan perkongsian fail
- Jejaki setiap tindakan dengan laporan aktiviti
- Sahkan data dan kekalkan jejak audit yang telus
Dengan mengunci keperluan keselamatan anda, anda memastikan dokumen anda kekal selamat dan mematuhi—memberi ketenangan fikiran semasa anda mengurus fail anda.
4. Komunikasikan strategi anda dengan rakan sekerja anda
Anda hampir selesai, tetapi, hanya sedikit sahaja—sistem pengurusan dokumen HR hanya akan berfungsi jika pasukan HR menyertai dan memastikannya dikemas kini. Pastikan semua orang tahu peranan dan tanggungjawab mereka.
Ia juga penting untuk menyimpan segala-galanya di satu tempat untuk penggunaan yang lebih mudah, yang turut membantu memupuk persekitaran kerjasama—memperkemas aliran kerja dokumen dengan lebih banyak lagi.
Untuk dokumen penting, cuba tambahkan beberapa konteks dengan video atau rakaman skrin.
Amalan terbaik pengurusan dokumen HR
Pertama sekali, gabungkan strategi yang amat berkesan dan cekap ini ke dalam aliran kerja HR anda.
Kedua, anda perlu memperkenalkan strategi ini kepada pekerja secepat mungkin serta menyediakan latihan semasa peringkat suai tugas.
Selain itu, anda perlu melaksanakan sandaran automatik untuk fail anda yang paling penting.
Juga, apa kata anda menyemak fail dokumen HR anda sekali setahun untuk memastikan pelan anda berjalan lancar? Usaha yang dilakukan untuk memastikan semua perkara berjalan lancar—atau membuat perubahan kecil amat membantu.
Pengurusan dokumen HR yang diperkemas dan selamat
Dropbox boleh membantu jika anda bekerja di HR. Kuncinya adalah untuk memudahkan pengurusan, penyimpanan dan perkongsian dokumen—serta memberi pasukan anda alat yang sesuai bagi mempercepat tugas harian.
Pasukan HR juga boleh mendapatkan statistik atau analisis tentang dokumen yang dikongsi, agar anda boleh melihat orang yang menggunakan fail penting yang anda kongsikan—atau sekadar untuk pengetahuan anda. Agak berguna.
Pengurusan dokumen HR yang diperkemas dan selamat dipermudah.
