Profesional HR menguruskan pelbagai tugas, daripada kemasukan pekerja dan penglibatan kepada pengendalian data pekerja dan penilaian prestasi. Setiap proses adalah penting.
Walau bagaimanapun, tanpa pendekatan yang tersusun dengan baik, proses HR yang penting ini mungkin merumitkan, menjadikan semangat pekerja rendah, kadar pusing ganti yang lebih tinggi dan produktiviti yang menurun. Pengurusan yang tidak berkesan dalam mana-mana hal ini boleh memberikan kesan ketara kepada pengekalan dan kejayaan keseluruhan syarikat anda.
Mujurlah, aliran kerja HR yang berkesan menggunakan alat digital pintar dan automasi boleh mengoptimumkan tugas ini dan meningkatkan kecekapan.
Apakah aliran kerja HR?
Aliran kerja HR ialah sistem yang memudahkan tugas dan proses HR biasa. Aliran kerja mungkin satu set langkah yang anda ikuti untuk menyelesaikan tugas tertentu, seperti mengambil pekerja baharu. Aliran kerja juga boleh menjadi pendekatan komprehensif yang meliputi keseluruhan perjalanan pekerja dalam syarikat anda.
Dengan mencipta aliran kerja yang sesuai dengan organisasi anda, anda boleh mengenal pasti kesesakan yang konsisten dalam tugasan berulang. Contohnya, menunggu pekerja baharu menandatangani kontrak boleh melambatkan proses penerimaan. Menyedari kelewatan ini membolehkan anda mencari alat yang sesuai untuk menyelaraskan—atau juga mengautomasikan—tugasan ini. Pendekatan ini membantu anda menjadi lebih cekap dan produktif, memastikan operasi yang lebih lancar dalam jabatan HR anda.
Aliran kerja HR yang baik boleh:
- Kurangkan ralat
- Kurangkan proses berasaskan kertas
- Percepatkan proses kelulusan
- Tingkatkan pematuhan
- Jimat masa dan usaha untuk tugasan yang boleh diulang
4 cara aliran kerja HR boleh meningkatkan proses HR anda
Terdapat empat bidang utama yang aliran kerja HR boleh memberi kesan yang ketara:
1. Praboarding
Pengambilan pekerja baharu memerlukan perhatian dan komunikasi antara pelbagai jabatan, termasuk HR, perakaunan, ketua pasukan dan ahli pasukan. HR perlu menyediakan dan menghantar pelbagai borang dan bahan, seperti dasar dan buku panduan syarikat. Mengumpul maklumat peribadi untuk rekod dan mencipta alamat e-mel kerja juga merupakan tugas penting.
Cara preboarding sesuai dengan aliran kerja HR:
Tawaran kerja dan penerimaan
HR menyediakan dokumen penting seperti surat tawaran kerja, perjanjian pekerjaan dan NDA. Dengan Dropbox Sign, dokumen ini boleh dihantar dan ditandatangani dengan cepat tanpa banyak e-mel berulang-alik. Tidak lagi perlu mengejar tandatangan atau menangani berbilang kertas kerja!
Penyediaan dan penyesuaian dokumen
Lazimnya HR bekerja dengan pelbagai templat piawai apabila menyediakan dokumentasi yang diperlukan untuk pengambilan pekerja baharu. Penyimpanan fail Dropbox, bersama-sama dengan ciri penyuntingan PDF dan perkongsian fail terbina dalam, memastikan bahawa dokumen ini disimpan dengan selamat dan mudah diambil dan disesuaikan untuk pekerja baharu apabila diperlukan.
Menghantar dan menjejaki dokumen
Dokumen dihantar untuk semakan dan tandatangan dengan eTandatangan atau menggunakan Dropbox Sign. Dropbox Sign bukan sahaja memudahkan proses menandatangan tetapi juga menjejak status, memastikan semua tandatangan yang diperlukan diperoleh dengan segera.
Pengumpulan maklumat
HR mengumpul dan menyimpan maklumat peribadi dengan selamat. Penyelesaian simpanan selamat Dropbox memastikan semua data peribadi dilindungi dan mudah diperoleh semula apabila diperlukan.
Persediaan orientasi
HR menyediakan bahan kemasukan seperti buku panduan pekerja dan jadual latihan. Bahan-bahan ini disusun dan disimpan menggunakan penyimpanan awan Dropbox, menjadikan bahan-bahan tersebut mudah diakses oleh pekerja baharu.
2. Penyertaan pekerja
Proses kemasukan boleh menjadi rumit dan perlu dilakukan dengan betul—oleh itu, proses ini mungkin menimbulkan tekanan. Berbanding dokumentasi kertas,proses kemasukan digital atau automatik boleh mempercepatkan proses ini dan menjadikan aktiviti kemasukan lebih mudah untuk pekerja baharu anda. Proses ini biasanya merangkumi beberapa langkah utama:
Penyiapan dokumen
Pekerja baharu perlu melengkapkan dan menandatangani pelbagai dokumen. Dropbox Sign menjejak pelengkapan dokumen dengan cekap, memastikan semua borang yang diperlukan ditandatangani dengan segera. Tidak perlu lagi mencetak atau mengimbas kembali borang—hanya dengan beberapa klik dan proses ini selesai.
Peringatan maklumat
Adalah penting untuk mengumpul maklumat penting daripada pekerja baharu. Dropbox Sign menghantar peringatan automatik, memperincikan maklumat yang diperlukan, mengurangkan tugas susulan manual. Sign adalah seperti pembantu peribadi yang mendorong pekerja baharu untuk menyelesaikan tugasan mereka.
Berkongsi bahan
Pekerja baharu perlu disediakan dengan bahan kemasukan seperti dasar syarikat dan jadual latihan. Ciri perkongsian Dropbox membolehkan HR berkongsi bahan ini dengan mudah, memastikan segalanya teratur dan boleh diakses.
Menjejaki penglibatan
Penjejakan penglibatan dengan bahan kemasukan membantu memastikan pekerja baharu berinteraksi dengan kandungan tersebut. Hantar dan Jejaki Dropbox membolehkan HR menghantar dan menjejak penglibatan terhadap bahan ini, memberikan pandangan tentang perkara yang telah dilihat dan diberikan interaksi.
Dengan memanfaatkan alatan Dropbox, proses onboarding menjadi lebih diperkemas, mengurangkan tekanan untuk HR dan pekerja baharu, serta memastikan peralihan yang lancar dan cekap ke dalam syarikat.
3. Permintaan, kelulusan dan pertanyaan am
Menguruskan permintaan, kelulusan dan pertanyaan am selalunya merupakan sebahagian besar daripada kerja harian HR, terutamanya dalam syarikat yang lebih besar. Ini termasuk mengendalikan permintaan cuti, ketidakhadiran kakitangan, dan pelbagai pertanyaan pekerja. Menggabungkan proses ini ke dalam aliran kerja HR melibatkan beberapa langkah:
Pengurusan dokumen
Pengurusan dokumen melibatkan pembangunan, penyimpanan dan penyusunan dokumen yang cekap. Ciri pelarasan Dropbox menyokong proses ini dengan menyediakan cara yang selamat dan boleh diakses untuk mencari dan menggunakan semua dokumen HR.
Penyesuaian templat
Menyesuaikan templat dan menyunting PDF untuk kegunaan individu atau seluruh syarikat. Dengan penyuntingan PDF Dropbox, pasukan HR boleh menyesuaikan dokumen dengan pantas untuk memenuhi keperluan khusus.
Penjejakan pertunangan
Menjejak penglibatan dengan bahan kongsi memastikan pekerja berinteraksi dengan maklumat yang diberikan. Hantar dan jejaki Dropbox membolehkan HR menghantar dokumen dan menjejaki penglibatan mereka, serta memberikan statistik tentang interaksi pekerja. Contohnya, jika buku panduan yang dikemas kini tidak dibaca, anda boleh membuat susulan dengan pasukan dalam masa nyata.
Koleksi tandatangan
Mengumpul dan menyimpan tandatangan daripada pekerja adalah penting untuk kelulusan. Dropbox Sign memudahkan pengumpulan tandatangan elektronik, memperkemas proses kelulusan.
Dengan menggunakan alat Dropbox, HR boleh mengurus permintaan dan pertanyaan harian dengan cekap. Ini mengurangkan beban kerja manual dan meningkatkan kecekapan aliran kerja keseluruhan.
4. Pekerja offboarding
Kerja luar dicetuskan apabila pekerja memutuskan untuk meninggalkan syarikat anda. Biasanya, temu duga keluar dijalankan oleh seseorang dalam pasukan anda bersama-sama dengan pengurus baris pekerja. Semasa temu duga ini, anda boleh memutuskan sama ada untuk memberikan pekerja tawaran baharu untuk menggalakkan mereka kekal.
Mari kita terokai cara offboarding sesuai dengan aliran kerja HR:
Keluar temu duga dan keputusan
Jalankan temu duga keluar dan tentukan sama ada untuk membuat tawaran pengekalan.
Tawaran dan persetujuan
Jika mengekalkan, sesuaikan dan hantar kontrak baharu menggunakan Dropbox Sign. Ini adalah cara yang pantas dan selamat untuk memuktamadkan syarat sambil menunjukkan kepada pekerja baharu anda menghargai mereka.
Proses offboarding
Jika tidak mengekalkan, teruskan dengan pemecatan, dokumentasi akhir, dan memastikan pemulangan peralatan syarikat. Membangunkan, menyimpan dan menyusun semua dokumen berkaitan dengan selamat dengan Dropbox.
Dokumentasi akhir
Sesuaikan dokumen dan perjanjian akhir, memastikan semua kertas kerja dilengkapkan dengan segala-galanya tersusun, ditandatangani dan disimpan dengan selamat dalam Dropbox.
koleksi eSignature
Gunakan Dropbox Sign untuk mengumpul dan menyimpan semua dokumen yang diperlukan daripada pekerja yang akan berlepas. Alat Dropbox membantu pasukan HR meminimumkan kertas kerja manual. Alat ini memastikan peralihan yang lancar untuk kedua-dua pekerja yang akan berlepas dan syarikat.
Tingkatkan kecekapan dengan automasi aliran kerja HR
Dengan mengurangkan proses manual, pasukan HR boleh menjadi lebih cekap. Penggabungan automasi ke dalam aliran kerja HR dapat menawarkan manfaat yang besar. Mengautomasikan tugas yang berulang dan memakan masa membolehkan profesional HR menumpukan pada aktiviti yang lebih strategik.
Dropbox menyediakan set alatan yang direka untuk menyelaraskan kerja anda. Ia menawarkan cerapan khusus penonton ke dalam dokumen yang dikongsi dan menjadikan mendapatkan tandatangan pada borang HR yang penting lebih mudah dan cekap.
Manfaatkan Dropbox untuk meningkatkan aliran kerja HR anda:
- Gunakan ciri penyimpanan dan perkongsian fail Dropbox untuk membangunkan, menyimpan dan menyusun dokumen, seterusnya mengurangkan kerumitan dan meningkatkan kebolehcapaian
- Hantar dan jejaki membolehkan anda menjejak penglibatan dengan dokumen penting, memastikan pasukan anda sentiasa termaklum dan terlibat
- Dengan Dropbox Sign, anda boleh mengumpulkan dan menyimpan tandatangan elektronik dengan mudah, memastikan pematuhan dan mempercepatkan proses kelulusan
Hasilnya, automasi dalam aliran kerja HR membawa kepada peningkatan produktiviti, ketepatan dan kepuasan pekerja. Ubah proses HR anda dan tingkatkan kecekapan dengan Dropbox. Ketahui lagi tentang cara Dropbox boleh menyokong pasukan HR anda.
