Memecahkan silo maklumat: Kunci kepada pemasaran yang lebih berkesan

Anda tahu perasaannya: satu pasukan menggunakan Slack, satu lagi terperangkap dalam Notion, dan seseorang baru sahaja menghantar ringkasan kempen dalam e-mel tanpa baris subjek. Silo maklumat berlaku apabila jabatan, pasukan atau individu menyimpan fail, kemas kini dan cerapan mereka di tempat yang berasingan. Isyarat aliran kerja yang tidak kemas, kerja pendua dan banyak kekeliruan.

Ini adalah perkara biasa dalam pasukan pemasaran dan kreatif, di mana kerjasama adalah segala-galanya. Silo boleh merayap di antara:

• Pereka bentuk dan juruvideo bekerja dalam alatan dan folder khusus mereka sendiri
• Penulis dan ahli strategi membangunkan pemesejan, terputus hubungan daripada aset kreatif
• Kempen dan pasukan media berbayar semakin maju dengan aset lapuk
• Rakan kongsi luaran, pekerja bebas atau agensi yang bekerja daripada versi fail lama

Ia mengecewakan, tetapi ia juga boleh diperbaiki. Dropbox menghimpunkan semua pasukan anda (dan alatan mereka)—supaya anda boleh terus menggunakan perkara yang berkesan, sambil menangani ketidakcekapan. Di sini kita akan meneroka beberapa cara yang pasti untuk memecahkan silo dan merangsang pemasaran yang lebih berkesan.

Apakah silo maklumat dan mengapa ia bermasalah untuk pasukan pemasaran?

Secara ringkasnya, silo maklumat ialah gangguan dalam aliran maklumat. Dalam perniagaan, inilah yang berlaku apabila bahagian berlainan pasukan—atau alatan dalam pasukan tersebut—tidak bercakap antara satu sama lain.

Semua orang bekerja keras, tetapi mereka tidak betul-betul bekerjasama. Untuk pasukan pemasaran dan kreatif, di mana kerjasama dan pemasaan adalah penting, silo boleh menyeret ke bawah prestasi secara senyap-dan menimbulkan kekecewaan dengan pantas.

Inilah yang kelihatan seperti hari ke hari, dengan beberapa gangguan aliran kerja dunia sebenar:

• Kerja pendua: Pernahkah dua pasukan mencipta aset kempen yang sama tanpa disedari? Perasaan itu apabila anda mula-mula sedar, yikes! Ia melemahkan semangat, membuang masa dan boleh dielakkan sepenuhnya jika anda mempunyai penglihatan yang betul.
• Pemesejan yang tidak konsisten: Jika pereka bentuk melaksanakan garis panduan jenama bulan lepas semasa penulis mengikuti nada baharu dokumen suara (yang tiada siapa yang kongsi), kempen anda bukan sahaja kelihatan keliru—ia akan bercampur-campur sepenuhnya.
• Terlepas tarikh akhir: Kita semua pernah mengalami satu aset yang tersekat dalam peti masuk seseorang selama beberapa hari atau orang yang tidak menyedari bahawa mereka perlu meluluskan sesuatu. Mereka ini ialah orang yang berada dalam aliran kerja senyap yang sering menyebabkan kelewatan yang tidak perlu. Kelewatan sebegini boleh melanda seluruh pasukan—mengheret semua orang ke bawah sekaligus.
• Pasukan yang tidak berpuas hati: Apabila kerja pasukan menuju ke arah yang salah (dan bukan salah mereka) mereka pasti akan kecewa. Apabila orang ramai terpaksa menghabiskan masa berjam-jam memburu fail atau membina semula kerja dari awal disebabkan orang lain tidak berkomunikasi—tenaga akan terkuras daripada mereka. Ini berlaku walaupun kepada kreatif yang paling bersemangat.
• Kekurangan akauntabiliti: Perkara yang paling mengecewakan tentang silo ialah tiada sesiapa untuk menuding jari—ini adalah kesalahan sistem. Dan, jika tiada keterlihatan dikongsi, tiada siapa yang boleh memutuskan siapa yang bertanggungjawab untuk apa. Ini bermakna lebih kekeliruan, membuat keputusan yang lebih teruk, dan momentum yang lebih perlahan secara keseluruhan.

Ini bukan gangguan kecil—ini penghalang serius kepada pasukan anda yang berusaha sehabis baik, yang seterusnya boleh menyebabkan keletihan kreatif. Silo merosakkan persekitaran kreatif, tempat tenaga dan kejelasan paling penting. 

Walau bagaimanapun, dengan adanya alatan dan sistem yang betul, silo tidak kekal. Mari kita lihat beberapa punca, supaya anda boleh memberikan sistem semasa anda beberapa penjagaan pencegahan dan menghentikan silo daripada menjadi lebih teruk—atau terbentuk sama sekali.

5 punca silo di tempat kerja

Silo tidak muncul seperti trak besar sedang mengundur—mereka masuk dengan senyap, selalunya tanpa disedari oleh sesiapa. 

Kebanyakan pasukan tidak mahu bekerja secara berasingan, tetapi beberapa tabiat yang diabaikan dan alat yang disalahgunakan boleh dengan cepat mewujudkan halangan yang melambatkan semua orang. Mari kita terokai beberapa cara ia muncul untuk pasukan pemasaran dan kreatif.

1. Terlalu bergantung pada alat yang diputuskan

Pengalaman silo yang sangat biasa ialah alatan berbeza yang mengotori air. Fail dalam Google Drive, taklimat yang terkubur dalam rangkaian e-mel, maklum balas yang tersebar di seluruh rangkaian ulasan Slack, Asana dan rawak lama—kedengarannya biasa? Apabila setiap alat melakukan perkaranya sendiri, pasukan anda akan mendapat paparan mendung maklumat yang sukar untuk dinavigasi.

2. Kekurangan storan bersama atau proses berstruktur

Storan kongsi bermakna maklumat dikongsi. Jika pasukan menyimpan kerja ke desktop mereka, storan awan atau menggunakan alatan yang berbeza sama sekali, kerjasama menjadi kucar-kacir dengan cepat. Tanpa struktur kongsi yang boleh dicari dan boleh diakses oleh mereka yang memerlukannya, rakan sepasukan akhirnya membina pengetahuan dalam arah yang bertentangan—tanpa menyedarinya.

3. Tiada sumber kebenaran tunggal

Apabila terdapat tiga versi ringkasan kempen yang sama berlegar-legar—masing-masing dengan pengeditan, pautan dan nota yang berbeza—ia merupakan resipi untuk kerja pendua, salah komunikasi dan tarikh akhir yang terlepas. Menggunakan dokumen dan alatan yang dikongsi dengan ciri kolaboratif semasa pasukan anda lalai ialah cara mudah untuk menggabungkan semua maklum balas ini di satu tempat—memberi anda automasi kecekapan yang mengutamakan orang.

4. Dinding jabatan atau sekatan akses

Ia tidak selalunya disengajakan, tetapi memastikan jabatan atau rakan kongsi luar yang berbeza dikunci daripada sumber penting hanya mewujudkan lebih banyak geseran. Jika orang ramai tidak dapat melihat gambaran penuh, bagaimana mereka boleh menyumbang dengan berkesan? Alat dengan kebenaran fail ringkas dan tetapan akses memudahkan untuk memantau siapa yang boleh melihat perkara—dan melaraskan mengikut keperluan.

5. Garis masa projek yang pantas

Ini adalah sesuatu yang perlu didengari oleh ketua pasukan kreatif, apabila kempen bergerak pada kelajuan 100 mph—struktur dan pengilat halus anda berlumuran seperti titisan hujan pada cermin depan. Jika anda mencipta atau menyumbang kepada persekitaran sedemikian, orang lalai akan bekerja dalam silo hanya untuk menyelesaikan sesuatu—yang boleh menyebabkan lebih kekeliruan (dan hasil yang buruk) kemudian.

Silo terbentuk dengan mudah dan selalunya secara senyap, tanpa sesiapa menyedari—sehingga sudah terlambat. Apabila sesiapa menyedarinya, mereka telah memperlahankan projek anda, mengecewakan pasukan anda atau mengaburkan pemesejan anda. Perkara utama ialah mengesan tanda awal dan meletakkan sistem yang betul untuk memastikan semua orang sentiasa berhubung.

5 cara untuk memecahkan silo maklumat

Silo boleh memusnahkan secara senyap-senyap walaupun kempen terbaik. Berita baiknya ialah ia benar-benar boleh diperbaiki. Dengan beberapa tabiat mudah dan alatan yang betul, anda boleh memastikan pasukan sejajar dan projek berdengung. Inilah cara untuk memecahkan silo:

1. Gunakan storan awan kolaboratif

Salah satu cara paling mudah untuk memecahkan silo adalah dengan memusatkan kerja pasukan anda di satu tempat kongsi. Sama ada ringkasan kreatif, aset kempen atau dokumen rujukan,penyimpanan awan yang dikongsi memberi semua orang akses kepada semua yang mereka perlukan—tanpa perlu tercari-cari, tanpa perlu menunggu.

Ini menghapuskan halangan antara pasukan dengan menjadikan akses mudah, konsisten dan boleh dijejaki. Dengan Dropbox, pasukan boleh mengakses segala-galanya daripada satu ruang kerja yang selamat. Anda mendapat perkongsian mudah, kawalan kebenaran pintar dan versi automatik—jadi semua orang sentiasa bekerja pada fail yang betul.

2. Gunakan alat yang boleh dicari

Anda tidak boleh menggunakan aset pemasaran yang anda tidak dapati. Apabila fail dikebumikan dalam peti masuk atau tab, aset yang paling menakjubkan juga mungkin tidak wujud. Sekiranya anda boleh mencari fail, walaupun anda tidak ingat namanya.

Di situlah pencarian universal datang untuk menyelamatkan. Dropbox Dash (alat carian universal berkuasa AI untuk pengguna Dropbox) membolehkan pasukan anda mencari perkara yang mereka perlukan merentas dokumen, tab, e-mel, storan awan dan banyak lagi sumber data—semuanya dalam beberapa saat. Ia seperti mempunyai bar carian yang melihat dalam fail dan benar-benar memahami perkara yang anda cari.

3. Susun data untuk kerjasama yang lebih mudah

Kosongkan folder. Penamaan yang konsisten. Akses dikongsi. Peraturan kecil ini membuat perbezaan yang besar. Memastikan mereka disemai dalam ahli pasukan dan merentas jabatan adalah penting untuk memastikan silo tidak terbentuk, atau memecahkannya.

Dropbox menjadikan proses ini mudah, dengan ciri intuitif yang direka bentuk untuk penyusunan fail dan folder yang ringkas. Selain itu, Dash membantu anda memaparkan semula fail terbaharu atau berkaitan terus dari papan pemuka halaman permulaan yang mudah, yang menggabungkan fail, e-mel, kalendar dan banyak lagi untuk gambaran pantas semua kerja anda yang berkaitan—supaya kandungan yang anda perlukan sentiasa dalam jangkauan.

4. Jadikan maklum balas kelihatan

Maklum balas yang disenyapkan membawa kepada kerja berulang, perubahan terlepas dan banyak berulang-alik. Sungguh menjengkelkan untuk menerima maklum balas daripada sumber yang berbeza—dan ia boleh menyukarkan untuk terus bermotivasi dan melihat gambaran besar.

Pastikan keadaan bersih dengan ulasan dan anotasi masa nyata. Dropbox juga membenarkan anda meninggalkan maklum balas secara langsung pada imej, video atau dokumen. Alat seperti Dropbox Replay membolehkan pasukan menyemak dan menyelesaikan maklum balas video dengan cepat—mengekalkan perbualan dan kelulusan dalam konteks, yang membantu menyelaraskan proses kreatif yang terkenal melekit.

5. Menggalakkan budaya keterlihatan merentas jabatan

Sudah tentu, silo sudah pasti masalah sistem, tetapi ia juga masalah tabiat. Dan tabiat adalah masalah manusia, yang melibatkan pemegang kepentingan utama (dan kanan) lebih awal dan kerap. Ini adalah orang yang membuat keputusan tentang budaya syarikat.

Kadangkala memecahkan silo memerlukan pusingan roda di bahagian paling atas, yang boleh mengambil sedikit masa untuk menukar haluan—tetapi membuahkan hasil. Dengan Dropbox, mudah untuk mencipta folder kongsi, memulakan atau memajukan projek, malah menggunakan alatan pengurusan tugasan untuk menyatukan pasukan—mengurangkan kejutan dan kerja semula yang ditimbulkan oleh silo.

Apabila semua orang mempunyai maklumat yang sama, di tempat yang sama, pada masa yang sama—kerja kreatif terbaik boleh berlaku.

Hentikan silo memperlahankan momentum kreatif dengan Dropbox

Silo maklumat mungkin menyusahkan sekali-sekala tetapi, jika dibiarkan, ia boleh menjadi pembunuh produktiviti yang serius untuk pasukan anda dengan cepat. Mereka menangguhkan pelancaran, menyebabkan kekeliruan, pertindihan, dan hanya menghabiskan tenaga daripada apa yang sepatutnya menjadi proses kreatif yang menarik.

Dropbox membantu pasukan kreatif dan pemasaran memecahkan halangan ini dengan memberi semua orang satu tempat yang selamat untuk berkongsi pengetahuan sebagai satu kumpulan—meminimumkan berulang-alik dan melompat platform yang biasa.

Apabila pasukan anda sejajar, kerja bergerak lebih pantas, kualiti meningkat dan prosesnya terasa lebih lancar.

Cuba Dropbox hari ini dan beri pasukan anda kejelasan yang mereka perlukan untuk memberikan yang terbaik.