Sama ada anda pengurus akaun, pengekod, penulis salinan atau mana-mana disiplin lain, anda memerlukan pendekatan berkaedah untuk merancang,melaksanakan dan menutup projek untuk memastikan aliran kerja yang cekap sepanjang kitaran hayat projek.
Dari idea hingga siap, aliran kerja pengurusan projek menyediakan struktur dan kestabilan yang mengukuhkan kerja berpasukan dan membantu anda menghasilkan kerja terbaik anda. Jika tidak, anda mungkin kehilangan semua jenis faedah—daripada peningkatan kecekapan kepada kerja berpasukan yang lebih baik.
Dalam panduan ini, kami akan memperkenalkan alat dan elemen utama yang diperlukan untuk mencipta aliran kerja pengurusan projek yang berjaya.
Cara membina aliran kerja pengurusan projek yang berjaya
Berikut ialah langkah yang anda perlukan untuk membina aliran kerja anda, dengan contoh praktikal bagi setiap satu:
1. Kenal pasti objektif projek
Tentukan matlamat dan objektif projek dengan jelas—apa yang kelihatan seperti hasil yang baik. Gariskan perkara yang anda ingin capai dengan projek, hasil yang diingini dan cara anda mengukur kejayaan.
Dengan menetapkan objektif projek lebih awal, semua orang yang terlibat akan mempunyai pemahaman yang lebih jelas tentang perkara yang perlu dilakukan dan bagaimana anda boleh berusaha ke arah matlamat yang sama.
Apabila menentukan matlamat anda, pertimbangkan sebarang keperluan atau kekangan khusus yang mungkin memberi kesan kepada projek. Ia juga penting untuk mewujudkan petunjuk prestasi utama (KPI) yang akan mengukur kejayaan projek. KPI ini hendaklah khusus, boleh diukur, boleh dicapai, relevan dan terikat masa (SMART), dan harus memberikan petunjuk yang jelas sama ada projek berada di landasan yang betul untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Contoh: Melancarkan tapak web baharu untuk meningkatkan kehadiran dalam talian dan pengalaman pengguna.
2. Analisis tugas
Bahagikan projek kepada tugas yang lebih kecil dan boleh diurus. Ini memudahkan untuk memberikan tanggungjawab kepada ahli pasukan, menjejaki kemajuan dan mengenal pasti sebarang kemungkinan halangan atau cabaran yang mungkin timbul.
Memecahkan tugas kepada bahagian yang lebih kecil boleh menghalang projek daripada menjadi memberangsangkan. Anda akan mendapati hari anda lebih tersusun, kerana anda akan dapat mengatur masa anda mengikut keutamaan tugas.
Contoh: Memecahkan pelancaran tapak web kepada tugas seperti reka bentuk, penciptaan kandungan, pembangunan, ujian dan penerbitan.
3. Susun tugas
Sebaik sahaja anda telah membahagikan tugas anda kepada bahagian yang lebih terurus, anda perlu menyusunnya secara logik untuk memastikan aliran lancar.
Dengan berbuat demikian, pertimbangkan kebergantungan antara tugas dan aliran kerja keseluruhan. Apakah susunan yang paling cekap dan berkesan untuk menyiapkan kerja mengikut standard yang terbaik?
Satu cara untuk mengatur tugasan ialah membuat rancangan projek, garis masa atau peta jalan yang menggariskan urutan tugasan dan tarikh akhir tugasan tersebut. Ini boleh membantu anda mengutamakan tugas dan memperuntukkan sumber dengan sewajarnya—tetapi jangan lupa untuk menyampaikan perkara ini kepada ahli pasukan anda!
Contoh: Reka bentuk tapak web dilakukan sebelum fasa pembangunan—penciptaan kandungan didahulukan sebelum diterbitkan.
4. Peruntukkan tanggungjawab
Peruntukkan tugas tersusun anda berdasarkan kemahiran dan kepakaran ahli pasukan. Ambil kira kemahiran dan kepakaran individu mereka, dan agihkan tugas yang sejajar dengan kekuatan mereka.
Pendekatan ini juga membantu meningkatkan semangat dan motivasi, kerana ahli pasukan lebih berkemungkinan berasa yakin dan berkebolehan apabila mengerjakan tugas yang mereka cemerlang.
Dengan memanfaatkan kebolehan unik setiap orang dalam pasukan anda, anda boleh memaksimumkan produktiviti dan mencapai hasil yang lebih baik secara keseluruhan.
Contoh: Menugaskan tugas reka bentuk kepada pereka grafik yang mempunyai kepakaran dalam reka bentuk antara muka pengguna dan tugas kandungan kepada seorang penulis.
5. Tetapkan tarikh akhir
Tetapkan garis masa yang realistik dan tarikh akhir untuk menyelesaikan tugasan. Dengan menetapkan tarikh akhir yang boleh dicapai, anda dan pasukan anda boleh mengutamakan kerja dan kekal di landasan yang betul. Selesai dengan baik, ini boleh mengelakkan penangguhan dan keletihan pasukan, dan menetapkan jangkaan pihak berkepentingan yang munasabah.
Terdapat beberapa perkara yang perlu anda pertimbangkan semasa menetapkan tarikh akhir. Ini termasuk kerumitan tugas atau penyampaian, sumber yang tersedia dan sebarang kesesakan atau halangan yang mungkin timbul yang boleh menghalang anda mencapai pencapaian projek.
Dengan mengambil kira faktor ini, anda boleh kekal tangkas dan membuat jadual realistik yang membenarkan kelewatan yang tidak dijangka sambil memastikan tarikh akhir dipenuhi.
Contoh: Menetapkan penyiapan reka bentuk selama dua minggu sebelum penciptaan kandungan dan empat minggu sebelum pembangunan atau ujian—untuk kekal di landasan yang betul untuk memenuhi tarikh akhir keseluruhan projek.
6. Usaha sama dan komunikasi
Gunakan alatan pengurusan projek dengan ciri seperti automasi, sembang dan perkongsian fail untuk kerjasama yang lancar.
Keupayaan perkongsian fail Dropbox membolehkan ahli pasukan berkongsi dokumen, imej dan fail berkaitan projek lain dengan mudah. Ini menghapuskan keperluan untuk rantaian e-mel yang panjang atau sistem storan fail yang mengelirukan, menjadikannya mudah untuk semua orang mengakses maklumat yang mereka perlukan dengan cepat.
Contoh: Menggunakan alat yang membolehkan ahli pasukan berkomunikasi, berkongsi mockup reka bentuk dan memberikan maklum balas dalam masa nyata.
7. Pantau kemajuan
Kekalkan status projek dengan kerap menjejaki penyiapan tugas dan keseluruhan kemajuan projek.
Dengan memantau penyiapan tugas, anda boleh mengenal pasti sebarang kemungkinan sekatan jalan atau kelewatan yang mungkin menghalang kemajuan. Dan dengan cara ini, anda boleh menjadi proaktif, bukannya reaktif, dalam menangani isu dan memastikan projek berada di landasan yang betul.
Selain itu, menjejak kemajuan keseluruhan membantu memberikan gambaran yang jelas tentang sejauh mana anda hampir mencapai matlamat utama anda. Maklumat ini boleh digunakan untuk membuat keputusan termaklum tentang peruntukan sumber, garis masa penghantaran dan keutamaan.
Contoh: Menjalankan daftar masuk mingguan untuk menyemak tugasan yang telah selesai, mengenal pasti cabaran dan melaraskan garis masa jika perlu.
8. Kebolehsuaian
Bersikap terbuka kepada pelarasan semasa projek berkembang, dengan mengambil kira cabaran yang tidak dijangka. Masalah boleh timbul tanpa diduga dan rancangan asal anda mungkin perlu menyesuaikan atau menukar untuk memastikan kejayaan projek yang berterusan.
Dengan kekal fleksibel dan memanfaatkan perisian pengurusan projek seperti Dropbox, anda boleh menangani sebarang halangan yang menghampiri anda dan mencari penyelesaian kreatif untuk pulih daripada halangan. Merangkul perubahan dan bersedia untuk membuat pelarasan mengikut keperluan akhirnya boleh membawa kepada hasil projek yang lebih berjaya dan cekap.
Contoh: Bersikap proaktif jika terdapat kelewatan reka bentuk atau pembangunan yang tidak dijangka—fleksibel dalam menyesuaikan garis masa dan mengagihkan semula sumber.
Manfaat penggunaan aliran kerja pengurusan projek
Berikut merupakan beberapa sebab Dropbox ialah alat yang ideal untuk memastikan aliran kerja pengurusan projek mendorong hasil perniagaan yang kemas serta produktif:
- Keuntungan kecekapan: Alat pengurusan projek membantu pasukan bekerja dengan lebih cekap dengan memperkemas komunikasi, kerjasama dan perkongsian fail
- Akauntabiliti: Dropbox memudahkan untuk menjejak kemajuan tugas dan memastikan ahli pasukan bertanggungjawab untuk kerja mereka
- Komunikasi dipermudahkan: Alat kerjasama Dropbox memudahkan ahli pasukan untuk berkomunikasi antara satu sama lain, di dalam dan di luar pejabat
- Pecutan pantas dan garis masa projek :Templat pelan projek Dropbox Paper membantu pasukan berada di landasan yang betul dan memenuhi tarikh akhir dengan memberikan gambaran keseluruhan yang jelas tentang kemajuan projek
- Pivot sebagai keperluan berubah:Kerjasama kandungan yang mudah memudahkan untuk menyesuaikan diri dengan keperluan projek yang berubah-ubah dengan membenarkan pasukan membuat perubahan dengan cepat dan mudah pada aliran kerja mereka
Tingkatkan pengurusan projek anda
Aliran kerja pengurusan projek yang tersusun dengan baik adalah penting untuk semua jenis projek dan perniagaan dari semua saiz.
Dengan mengikut langkah yang digariskan dalam artikel ini, anda boleh membuat aliran kerja yang akan membantu anda meningkatkan kecekapan, akauntabiliti, komunikasi dan produktiviti. Set alat pengurusan projek Dropbox membantu anda melaksanakan aliran kerja anda dan melebihi matlamat projek anda.
Terokai alatan dan ciri yang betul untuk membina aliran kerja pengurusan projek yang berkesan yang memberikan hasil.
