Slik bevarer en hovedentreprenør roen

Utfordring: Tilgjengelig organisasjon for tusenvis av prosjekter

Centric Build er en hovedentreprenør i Kansas City som startet opp i 2010. Prosjektene deres handler like mye om tekniske innovasjoner og problemløsing som kvadratmeter og planløsninger. De er avhengige av enkle, pålitelige verktøy for at alle skal være organiserte, enten de er på kontoret eller på en byggeplass.

Centric setter sin ære i å si ja når andre sier nei. De tar på seg prosjekter som gir nye muligheter og er en drivkraft for sosial bevegelse. Enten det er en privatbolig eller et kommersielt bygg, krever alle prosjekter samarbeid i et stort team, inkludert ledere, designere og oppdragstakere.

Fra starten hadde Centric som mål å ha en åpen, fleksibel og smidig kultur som kan tilpasses kundenes behov. De ønsket seg også en nettskybasert serverversjon hvor de kunne organisere alle filer og få tilgang til dem fra alle enheter. Dropbox var rett løsning helt fra starten, og 12 år senere er Centric mye større, men bruker fortsatt Dropbox for å organisere, synkronisere og sikre flere tusen prosjekter.

Løsning: Sikker filsynkronisering, deling og lagring

For tiden bruker rundt 90 medarbeidere Dropbox, inkludert åtte ingeniører og 45 prosjektledere. Hvilke typer filer lagrer og deler disse medarbeiderne ved hjelp av Dropbox? Alt: beregninger, fakturaer, byggetegninger, timelister og mer. Så snart Centric får en kontrakt, oppretter prosjektadministratoren en prosjektmappe med opptil 20 undermapper for ting som budsjetter, tegninger, kontrakter, tidsplaner og sikkerhetsrapporter. Så legger administratoren inn prosjektteamet – inkludert prosjektleder, ingeniør og tilsynsansvarlig – og gir dem tilgang til mappen.

Det kan bli mange filversjoner i teamprosjekter, og da er synkroniseringsfunksjonen i Dropbox løsningen. Når noen hos Centric åpner en fil, kan de se andre som jobber med filen og unngå å lagre over jobben en annen gjør.

Dropbox gjør det enkelt å dele filer – men ikke alt skal deles med mange. For eksempel er det få medarbeidere som skal ha tilgang til HR-filer eller informasjon om prosjektberegninger. Med filtillatelser fra Dropbox er filene sikre, samtidig som alle får tilgang til de filene de trenger, noe som skaper flyt i jobbkulturen.

Centric deler også Dropbox-koblinger med eksterne parter for å dele enkeltfiler, uten at de får tilgang til hele mappen. Personer utenfor organisasjonen får se akkurat det de trenger å se, hverken mer eller mindre.

Resultater: Bedre organisert og mer effektivt

Centrics bruk av Dropbox har økt i takt med at bedriften har vokst, men Dropbox er like enkelt å bruke som alltid – og det setter Centric pris på. Prosessen for å organisere, få tilgang til og dele filer fra enhver enhet er fortsatt den samme. Og alle kjenner til Dropbox, noe som gjør innføring av nyansatte enkelt. Opplæring begrenser seg til å illustrere standard organisering av prosjektmapper og å finne bestemte filer, for eksempel økonomiske prognosemaler.

Uten Dropbox ville ikke Centric ha vært på langt nær så organisert, og sannsynligvis ville de ha brukt det samme gammeldagse oppsettet som andre byggefirmaer: hundrevis av arkivskap langs kontorveggene. Dropbox har bidratt til at Centric har kuttet ned på papirbruk, og dermed sparer de tid og penger de ville brukt på å skrive ut og arkivere dokumenter. Medarbeiderne sparer også tid fordi de kan opprette, få tilgang til og dele dokumenter der de er – på en brøkdel av tiden.

Centric er alltid ute etter å bli bedre, og det inkluderer å prøve ut ny programvare. Dropbox er den eneste programvaren Centric har beholdt i 12 år, fordi de ikke har noen grunn til å bytte. Selv etter at de kjøpe et prosjektstyringsverktøy, organiserer Centric alt i Dropbox, i trygg visshet om at det er sikkert.

Med Dropbox har Centric funnet en alt i ett-løsning for å lagre alle filer for hele bedriften – hver enkelt medarbeider, på hvert enkelt nivå.