Definisjon av asynkron kommunikasjon
Asynkron kommunikasjon er et begrep som opprinnelig kommer fra telekommunikasjon. Det viser til overføring av data uten å synkronisere med en klokke, det vil si at informasjonen deles uregelmessig, den kommer ikke i en jevn strøm.
I forretningssammenheng viser asynkron kommunikasjon til all kommunikasjon som ikke skjer i sanntid. Det kan for eksempel være at du sender et spørsmål til kollegaen din på e-post i stedet for å spørre direkte. Det betyr at den opprinnelige kommunikasjonen (spørsmålet) ikke blir besvart umiddelbart, på samme måte som kommunikasjon på kontoret ikke er en konstant strøm av spørsmål og svar. I stedet blir spørsmålet besvart etter et tidsintervall, vanligvis fordi kollegaene dine er opptatt med en annen oppgave når du stiller spørsmålet. For å si det enkelt er asynkron kommunikasjon når du sender et spørsmål eller en melding uten å forvente et øyeblikkelig svar. Det motsatte ville være at alt skjer i sanntid, som i en Zoom-samtale.
Selv om du uten tvil bruker asynkron kommunikasjon mye på kontoret, er det et viktig verktøy for frilansere og ekstern teamkommunikasjon.
Hva kan være eksempler på asynkron kommunikasjon?
Messenger-apper, e-post og plattformer for deling av dokumenter på nett er de vanligste eksemplene på asynkron kommunikasjon.
E-post
Ingen forventer et umiddelbart svar på en e-post, hovedsakelig fordi e-post er den digitale utviklingen av sneglepost. Ja, du mottar meldingen raskere, men det er fortsatt en veldig generøs tidsramme for svar, som kan ta like lang tid som å sende et brev med vanlig post.
Messenger-apper
Disse inkluderer Microsoft Teams, WhatsApp og Slack. Selvfølgelig kan mange av disse brukes i sanntid for direktemeldinger, og mange kontorer bruker dem for å forbedre bedriftskulturen gjennom uformell prat. Likevel er det ikke garantert eller helt forventet at svaret vil være umiddelbart.
Verktøy for oppgavestyring
Plattformer som Monday, Trello og verktøy for oppgavehåndtering i Dropbox lar deg samkjøre teammedlemmer digitalt uten at alle må finne tid i kalenderen. Du kan bare logge på, se hva som er lagt til eller markert, og fortsette med arbeidet. Dette kan virke kontraproduktivt. Burde du ikke ta opp et problem med en gang med personen som kan løse det?
I virkeligheten, når alle på teamet sjonglerer forskjellige oppgaver, er det ikke bare en fin måte å drepe motivasjonen å direkte kreve at noe skal gjøres på, det kommer heller ikke til å magisk frigjøre tiden som trengs for å ordne det umiddelbart. Det er bedre å sørge for at du har fremhevet problemet, slik at alle vet nøyaktig hva de skal gjøre når de er tilbake på oppgaven.
Disse verktøyene sikrer at unnskyldningen «gikk glipp av notatet» aldri kan brukes igjen, og at alle vet hva som skjer – uten at noe er begrenset til en panisk telefonsamtale.
Dokumentsamarbeid
Verktøy som Dropbox Paper betyr at du og teamet ditt kan samarbeide uten å måtte være i samme rom eller i samme tidssone. Du kan gjøre endringer og legge igjen kommentarer, som oppdateres umiddelbart for alle som har tilgang til dokumentet, og andre kan gjøre det samme.
Forbi er dagene da man sendte én masterkopi frem og tilbake, bare for at redigeringer skulle gå tapt når den fikk navnet «Versjon 2» eller «Versjon 12». Med Dropbox Paper er asynkron kommunikasjon enkel.
Synkron versus asynkron kommunikasjon
Hva er best? For noen er det ingenting som slår det umiddelbare svaret du får i en videosamtale eller ansikt til ansikt. Du kan også føle at du trenger en form for kommunikasjon i sanntid for å kunne lese en person.
Når det er sagt, når disse samtalene slutter, ender du fortsatt opp med å sende e-poster frem og tilbake for å sementere alt som ble delt til et papirspor. Det er nesten som om den «offisielle» kommunikasjonen først virkelig starter når ting faller inn i asynkronitet.
Det er også det faktum at når folk blir presset til å handle umiddelbart, vil du nesten helt sikkert ikke få den beste jobben de har gjort – alle vet hvordan det føles å være en hjort i frontlyktene. Asynkron kommunikasjon gir deg muligheten til å ta inn informasjon, fordøye den og danne ditt beste svar, alt uten at noen står over deg.
Innebærer asynkron kommunikasjon bedre kvalitet på kommunikasjonen?
Det finnes studier som tyder på at fjernarbeid er bedre enn kontorarbeid, og at team føler seg mer motiverte og produktive. Cisco fant ut at dette ble hjulpet av det faktum at 83 % av eksterne arbeidere følte at de kunne kommunisere like godt eller bedre når de jobbet hjemmefra takket være asynkron kommunikasjon.
En annen studie fant at avbrudd forårsaket av sanntidskommunikasjon førte til økt stress ettersom team følte behov for å ta igjen tapt tid, noe som igjen tyder på at asynkron kommunikasjon fjerner press og forbedrer individuelle arbeidsprosesser. Basert på disse funnene, ville det være lett å tro at asynkron kommunikasjon frigjør teamet ditt fra strenge forventninger og stress.
Selv om apper for sanntidsmeldinger fortsatt er en god måte å holde teamet tilkoblet på, er det stor risiko for at det fører til at teamet ditt er konstant tilkoblet, noe som tvinger dem til synkron kommunikasjon. Dette kan føre til dårlig balanse mellom jobb og fritid og til slutt utbrenthet. Ved å nekte å bidra til teamchatten din kan du også virke usportslig, men ved å bidra for ofte kan du se ut som noen som, unnskyld ordspillet, slapp av.
Den viktigste tingen å ta med seg her? Kjenn til styrkene ved å bruke asynkron kommunikasjon, og ikke misbruk den.
Hvordan kan Dropbox være til hjelp?
Dropbox er et viktig verktøy for ethvert kontor eller eksternt team som ønsker uanstrengt samarbeid. Forskjellige tidssoner pleide å bety at man måtte bli sent for å få den samtalen. Med Dropbox trenger ingen å bruke timevis på å vente på at den andre kysten skal våkne.
Med Dropbox-annoteringer kan du dele tankene og tilbakemeldingene dine i vissheten om at alle ser dem når de logger seg på. Det betyr at du ikke engang trenger å bekymre deg for at en e-post skal forsvinne i innboksen, eller at én person bryter kommunikasjonskjeden ved å ikke videresende den. Hvis noen åpner det delte dokumentet ditt for å jobbe, vil de ha alle oppdateringene og informasjonen de trenger der. Dropbox varsler deg når nye merknader legges til, slik at du ikke går glipp av noe.
Samarbeid med Dropbox kan bidra til å samkjøre alle, uansett hvor de jobber fra. Møteplaner, prosjektbeskrivelser og til og med lange videoer kan deles uanstrengt. Dropbox oppretter ett sentralt, praktisk arbeidsområde uten kontortid, og lar deg håndtere oppgaver på dine egne premisser. Alt du trenger vil vente på deg når du er klar.
Ingen synkende følelse
Asynkron kommunikasjon har vært standard i mange bedrifter en god stund, men hvis du ikke fikk den meldingen, kan du komme i gang i dag. Teamene dine, både fjern og nær, vil være takknemlige for nye og bedre kommunikasjonskanaler.
Dropbox og integrasjonene våre kan hjelpe teamet ditt med å bli samkjørt uten å dele samme kontor eller tidssone. Alt du trenger å synkronisere på er å få mest mulig ut av Dropbox.
