Hovedjobben til menneskelige ressurser (HR) er å ta vare på folk — men det innebærer også mange dokumenter. Enten det er på en datamaskin eller i det virkelige liv, så trenger du en dokumentbehandlingsplan.
Det er ikke så spennende å organisere dokumenter, men du kan automatisere mange deler av prosessen. En solid plan vil spare deg tid på trivielle oppgaver, samtidig som du er juridisk dekket.
La oss legge strategier, hva?
Hva er HR-dokumentbehandling?
HR-dokumentbehandling er rett og slett å holde styr på alle selskapets papirer og filer. Det innebærer å opprette, arkivere, sortere, lagre, finne (eller slette) HR-dokumentene.
Hver av disse dokumenthåndteringsoppgavene bør utføres på en måte som garanterer sikkerheten og samsvaret med regelverket til bedriftsinformasjon – enten det er en liten bedrift eller en stor multinasjonal bedrift.
Hvorfor er HR-dokumenthåndtering viktig?
Effektiv dokumentbehandling sørger for at du kan søke etter, lagre og administrere medarbeiderfiler sømløst. Det er medhjelperen for sikker dokumentlagring og revolusjonerer HR-prosesser.
Å ha nøyaktige, lettfinnelige og trygge dokumenter hjelper teamet ditt med å vite hvor de kan finne informasjon om sine rettigheter og plikter på jobben. I disse dager er skybaserte systemer den primære måten å gjøre dette på.
Folk vil også føle seg tryggere på at deres sensitive personopplysninger oppbevares trygge hvis du har et robust HR-dokumenthåndteringssystem på plass – slik at det kan bidra positivt til deres generelle velvære.
Hvorfor bruke et HR-dokumenthåndteringssystem?
Et godt behandlingssystem kan ta seg av mange ting automatisk, slik at du sparer tid. Det er som å ha en automatisert kontorassistent som hjelper deg med ting som:
- Bli mer produktiv – et dokumentbehandlingssystem lar deg søke etter filene du trenger i stedet for å hoppe rundt mellom mapper, apper eller faner
- Sentralisering og effektivisering – digitale verktøy for HR-dokumenthåndtering vil holde filene dine på ett sted og gjøre ting enklere for deg og alle som trenger tilgang
- Sporing og rapportering – du kan automatisk spore og rapportere sensitiv informasjon, sørge for samsvar og hjelpe deg med å oppfylle de viktige regulatoriske standardene uten problemer
- Opprettholder sikkerheten – våre sikkerhetsfunksjoner i verdensklasse sørger for at dataene dine er trygge, og vi har til og med en sikkerhetskopi for enheten din i tilfelle problemer
- Fil- og mappedeling – du kan enkelt beskytte dokumenter med et passord eller administrere tilgang med delingskontroll for fil- og mappedeling, enten det er internt eller eksternt.
Øk effektiviteten, sørg for samsvar med regelverk og beskytt sensitive data med letthet – bare noen få grunner til å bruke Dropbox som den ultimate løsningen for HR-dokumenthåndtering.
Slik setter du opp et dokumenthåndteringssystem for HR
1. Identifiser de relevante dokumentene
Kollegene dine i forskjellige avdelinger trenger ikke se HR-filer. Og bare fordi du jobber i HR-avdelingen, trenger du ikke se hver fil i organisasjonen.
Kartlegg de ulike typene HR-dokumenter du bruker i organisasjonen din, for eksempel:
- Medarbeiderdokument, inkludert ting som velkomstpakker eller håndbøker
- Medarbeiderkontrakter
- Bedriftens retningslinjer
- Syke- og uførhetsjournaler
- Permisjonsforespørsler
- Lønnsregister
- Opplæringsmateriale
- Ansettelsesdokument, som stillingsannonser, CV-er fra kandidater og notater fra intervjuer
- Nye ansattes journaler og materiell
- Prestasjonsgjennomgangsfiler
- Lønnsinformasjon
- Informasjon om fordeler
Avhengig av ditt felt, kan bedriften din håndtere mange andre typer digitale HR-dokumenter, for eksempel sikkerhetsprotokoller eller produktopplæringsmateriell – så dette er bare en grov veiledning.
2. Definer tilgangsbehovene dine
Ikke alle i bedriften din bør ha tilgang til alle HR-dokumentene dine. Når du administrerer dokumentene dine, bør du stille deg selv følgende spørsmål:
- Hvem får tilgang? Alle? Ledere? Kun HR?
- Bruker de denne filen ofte eller bare noen ganger? Når det er mest nødvendig?
- Hvordan får de tilgang til denne filen? På pulten, på farten eller på mobilen?
- Rediger de eller bare ser de?
Kort sagt, tenk på hvem som trenger hva, når og hvordan du skal oppbevare dokumentene dine trygt. Dette trinnet er viktig for å sikre at folk bare har den tilgangen de trenger.
3. Definer sikkerhetskravene dine
Dette trinnet er som trinn 1, men med en vri. Samsvar er nøkkelen her. Spør deg selv:
- Er denne filen juridisk beskyttet informasjon, som sykejournaler?
- Må denne filen bevares i en bestemt periode?
Når du vet hva som setter reglene dine, kan du gjøre ett eller flere av følgende:
- Lås filer med passord
- Ha et godt grep på fildeling
- Spor alle bevegelser med aktivitetsrapporter
- Valider data og bevar et transparent revisjonsspor
Ved å begrense sikkerhetsbehovene dine sørger du for at dokumentene dine forblir trygge og i samsvar med regelverket – noe som gir deg trygghet når du administrerer filene dine.
4. Kommuniser strategien din med kollegene dine
Du er nesten ferdig, men bare en liten advarsel – HR-dokumenthåndteringssystemer vil bare fungere hvis HR-teamene bidrar og holder dem oppdatert. Sørg for at alle kjenner sine roller og ansvar.
Det er også viktig å ha alt på ett sted for enklere bruk, noe som også bidrar til å fremme et samarbeidsmiljø – og effektiviserer dokumentarbeidsflyter ytterligere.
For viktige dokumenter kan du prøve å legge til litt kontekst med videoer eller skjermopptak.
Beste fremgangsmåter for HR-dokumentbehandling
Inkorporer først denne svært effektive strategien i HR-arbeidsflyten din.
Det er viktig å introdusere denne strategien for ansatte så snart som mulig og gi opplæring i introduksjonsfasen.
I tillegg er det avgjørende å implementere automatiske sikkerhetskopier for de viktigste filene dine.
Og hvorfor ikke ta en titt på HR-dokumentfilen en gang i året for å sikre at abonnementet ditt fungerer som det skal? Det er alltid bra å holde ting på rett spor — eller gjøre små justeringer.
Effektivisert og sikker HR-dokumentbehandling
Dropbox kan hjelpe hvis du jobber med HR. Alt handler om å gjøre dokumentbehandling, lagring eller deling enklere – og gi teamet ditt de rette verktøyene for å få opp farten på hverdagsoppgaver.
HR-team kan til og med få innsikt eller analyser av delte dokumenter, slik at du kan se hvem som bruker den viktige filen du sletter — eller til og med bare sjekker ut. Ganske nyttig.
Effektivisert og sikker HR-dokumentbehandling gjort enkelt.
Se relaterte ressurser
Hva er planleggings-, utførelses-, kontroll- og korrigeringssyklusen (PDCA)?
Uansett hvilken bransje du jobber i, er det å overvinne utfordringer en daglig oppgave. Oppdag hvordan du kan gjøre problemløsningsprosessen din mer raffinert – og mer tilfredsstillende – ganske enkelt ved å bruke PDCA-syklusen.
