Du kjenner følelsen: ett team bruker Slack, et annet sitter fast i Notion, og noen sendte nettopp en kampanjebrief i en e-post uten emnelinje. Informasjonssiloer oppstår når avdelinger, team eller enkeltpersoner oppbevarer filer, oppdateringer og innsikt på separate steder. Fører til rotete arbeidsflyter, duplisert arbeid og mye forvirring.
Dette er spesielt vanlig i markedsførings- og kreative team, der samarbeid er alt. Siloer kan krype inn mellom:
- Designere og videografer som jobber med sine egne spesialiserte verktøy og mapper
- Forfattere og strateger utvikler budskap, frakoblet kreative ressurser
- Kampanje- og betalte medieteam jobber hardt med utdaterte ressurser
- Eksterne partnere, frilansere eller byråer som jobber med eldre filversjoner
Det er frustrerende, men det er også mulig å fikse. Dropbox samler alle teamene dine (og verktøyene deres) – slik at du kan fortsette å bruke det som fungerer, samtidig som du takler ineffektivitet. Her skal vi utforske noen sikre måter å bryte ned siloer og stimulere til mer effektiv markedsføring.
Hva er en informasjonssilo, og hvorfor er de problematiske for markedsføringsteam?
Enkelt sagt er en informasjonssilo en forstyrrelse i informasjonsflyten. I næringslivet er det dette som skjer når ulike deler av ulike team – eller verktøy i disse teamene – ikke snakker med hverandre.
Alle jobber hardt, men de jobber ikke akkurat sammen. For markedsførings- og kreative team, der samarbeid og timing er avgjørende, kan siloer stille og rolig redusere ytelsen – og hope seg opp frustrasjon, raskt.
Slik ser det ut fra dag til dag, med noen forstyrrelser i arbeidsflyten i den virkelige verden:
- Duplikatarbeid: Har du noen gang opplevd at to team uvitende har laget den samme kampanjeressursen? Den følelsen når du først innser det, huff! Det er demoraliserende, bortkastet tid, og fullstendig unngåelig hvis du har riktig innsyn.
- Inkonsekvent budskap: Hvis designere jobber ut fra forrige måneds retningslinjer for merkevarebygging mens skribenter følger et nytt tonefallsdokument (som ingen delte), vil ikke kampanjen din bare se forvirret ut – den vil være fullstendig blandet sammen.
- Mistet tidsfrister: Vi har alle opplevd at den ene ressursen sitter fast i noens innboks i flere dager, eller at personen ikke skjønte at de måtte godkjenne noe. Dette er menneskene i siloerte arbeidsflyter som ofte forårsaker unødvendige forsinkelser. Slike forsinkelser kan ramme hele team – og dra alle ned samtidig.
- Misfornøyde team: Når et teams arbeid går i feil retning (og det ikke er deres feil), vil de garantert bli opprørte. Når folk må bruke timevis på å lete etter filer eller gjenoppbygge arbeid fra bunnen av fordi noen andre ikke kommuniserer – tappes energien for dem. Dette skjer selv med de mest lidenskapelige kreative.
- Mangel på ansvarlighet: Det mest frustrerende med siloer er at det ikke er noen å peke fingeren på – det er systemets feil. Og hvis det ikke er delt synlighet, kan ingen bestemme hvem som er ansvarlig for hva. Det betyr mer forvirring, dårligere beslutningstaking og en mye lavere momentum generelt.
Dette er ikke mindre irritasjoner – de er alvorlige hindringer for at teamet ditt skal kunne gjøre sitt beste arbeid, noe som kan føre til kreativ utbrenthet. Siloer er spesielt smertefulle i kreative miljøer, der energi og klarhet betyr mest.
Men med de riktige verktøyene og systemene på plass er ikke siloer permanente. La oss se på noen av årsakene, slik at du kan gi dine nåværende systemer litt forebyggende behandling og hindre at siloer forverres – eller dannes i det hele tatt.
5 årsaker til siloer på jobb
Siloer dukker ikke opp som en stor lastebil som rygger – de sniker seg stille inn, ofte uten at noen legger merke til det.
De fleste team jobber ikke isolert, men noen få oversette vaner og misbrukte verktøy kan raskt skape barrierer som bremser alle. La oss utforske noen måter det vises for markedsførings- og kreative team.
1. Overdreven avhengighet av frakoblede verktøy
En veldig vanlig siloopplevelse er at ulike verktøy gjør vannet grumsete. Filer i Google Drive, innlegg begravd i e-posttråder, tilbakemeldinger spredt over gamle Slack- og Asana-tråder og tilfeldige kommentarkjeder – høres det kjent ut? Når alle verktøyene gjør sitt, ender teamet opp med et uklart informasjonsbilde som er vanskelig å navigere i.
2. Mangel på delt lagring eller strukturerte prosesser
Delt lagring betyr delt informasjon. Hvis team lagrer arbeid på skrivebordene sine, i skyen eller bruker forskjellige verktøy, blir samarbeidet fort rotete. Uten en delt struktur som er søkbar og tilgjengelig for de som trenger den, ender teammedlemmene opp med å bygge kunnskap i motsatte retninger – uten å engang innse det.
3. Ingen enkelt sannhetskilde
Når det finnes tre versjoner av den samme kampanjebeskrivelsen som flyter rundt – hver med forskjellige redigeringer, lenker og notater – er det en oppskrift på dobbeltarbeid, miskommunikasjon og manglende tidsfrister. Å bruke delte dokumenter og verktøy med samarbeidsfunksjoner som standard i teamet ditt er en enkel måte å samle all denne tilbakemeldingen på ett sted – noe som gir deg en effektiv automatisering med mennesket i fokus.
4. Avdelingsmurer eller tilgangsbegrensninger
Det er ikke alltid med vilje, men å holde forskjellige avdelinger eller eksterne partnere utestengt fra viktige ressurser skaper bare mer friksjon. Hvis folk ikke kan se hele bildet, hvordan kan de bidra effektivt? Verktøy med enkle filtillatelser og tilgangsinnstillinger gjør det enkelt å overvåke hvem som kan se hva – og justere etter behov.
5. Raske prosjekttidslinjer
Dette er noe kreative teamledere trenger å høre når en kampanje beveger seg i 160 km/t – strukturen og den fine poleringen smører ut som regndråper på en frontrute. Hvis du skaper eller bidrar til et slikt miljø, vil folk som standard jobbe i siloer bare for å få ting gjort – noe som kan føre til enda mer forvirring (og dårlige resultater) senere.
Siloer dannes lett og ofte lydløst, uten at ingen innser det – før det er for sent. Når noen legger merke til det, har de allerede bremset prosjektet ditt, desillusjonert teamet ditt eller overskygget meldingene dine. Nøkkelen er å oppdage tegnene tidlig og sette i verk de riktige systemene for å holde alle tilkoblet.
5 måter å bryte ned informasjonssiloer
Siloer kan stille ødelegge selv de beste kampanjene. Den gode nyheten er at de er helt fiksbare. Med noen få enkle vaner og de riktige verktøyene kan du holde teamene på rett kjøl og prosjektene i gang. Slik bryter du ned siloer:
1. Bruk samarbeidende skylagring
En av de enkleste måtene å bryte ned siloer på er å sentralisere teamets arbeid på ett felles sted. Enten det er kreative briefs, kampanjeressurser eller referansedokumenter, gir delt nettskylagring alle tilgang til det de trenger – ingen jakt, ingen venting.
Dette fjerner barrierer mellom team ved å gjøre tilgang enkel, konsistent og sporbar. Med Dropbox kan team få tilgang til alt fra ett sikkert arbeidsområde. Du får enkel deling, smarte tillatelseskontroller og automatisk versjonering – slik at alle alltid jobber med riktig fil.
2. Bruk søkbare verktøy
Du kan ikke bruke markedsføringsressurser du ikke finner. Når filer er begravd i innbokser eller faner, kan selv den mest fantastiske ressursen like gjerne ikke eksistere. Bare om du kunne søke etter en fil, selv om du ikke husker navnet.
Det er der universell søken kommer til unnsetning. Dropbox Dash (et universelt søkeverktøy drevet av kunstig intelligens for Dropbox-brukere) lar teamet ditt finne det de trenger på tvers av dokumenter, faner, e-poster, skylagring og mange flere datakilder – alt på sekunder. Det er som å ha en søkefelt som ser i filer og virkelig forstår hva du leter etter.
3. Organiser data for enklere samarbeid
Tøm mapper. Konsekvent navngivning. Delt tilgang. Disse små reglene utgjør en stor forskjell. Å holde dem forankret i teammedlemmer og på tvers av avdelinger er avgjørende for å sørge for at siloer ikke dannes, eller brytes ned.
Dropbox gjør det enkelt, med intuitive funksjoner som er utviklet for enkel organisering av filer og mapper. I tillegg hjelper Dash deg med å gjenoppdage nylige eller relevante filer rett fra et praktisk dashbord på startsiden, som vever sammen filer, e-poster, kalendere og mer for et raskt øyeblikksbilde av alt relevant arbeid – slik at innholdet du trenger alltid er innen rekkevidde.
4. Gjør tilbakemeldinger synlige
Silobasert tilbakemelding fører til gjentatt arbeid, manglende endringer og mye frem og tilbake. Det er irriterende å motta tilbakemeldinger fra ulike kilder – og det kan gjøre det vanskelig å holde motivasjonen oppe og se det store bildet.
Hold ting ryddige med kommentarer og merknader i sanntid. Dropbox lar deg også gi tilbakemeldinger direkte på bilder, videoer eller dokumenter. Verktøy som Dropbox Replay lar team raskt gjennomgå og løse videotilbakemeldinger – og dermed holde samtaler og godkjenninger i kontekst, noe som bidrar til å effektivisere en notorisk vanskelig kreativ prosess.
5. Oppmuntre til en tverrfaglig kultur av synlighet
Jada, siloer er utvilsomt et systemproblem, men de er også et vaneproblem. Og vaner er menneskelige problemer, som involverer viktige (og senior) interessenter tidlig og ofte. Dette er menneskene som tar avgjørelser om bedriftskultur.
Noen ganger krever det å bryte ned siloer en omdreining av rattet helt på toppen, noe som gjør at det kan ta litt tid å endre kurs – men det lønner seg senere. Med Dropbox er det enkelt å opprette delte mapper, starte eller videreføre prosjekter, og til og med bruke verktøy for oppgavebehandling for å samle team – noe som reduserer overraskelsene og omarbeidet som siloer medfører.
Når alle har den samme informasjonen, på samme sted, til samme tid – kan det beste kreative arbeidet skje.
Slutt å bruke siloer til å bremse den kreative fremdriften med Dropbox
Informasjonssiloer kan være en av og til ulempe, men hvis de ikke kontrolleres, kan de raskt bli en alvorlig produktivitetsdreper for teamet ditt. De forsinker lanseringer, forårsaker forvirring, duplisering og tapper bare energien ut av det som burde være en spennende kreativ prosess.
Dropbox hjelper kreative team og markedsføringsteam med å bryte ned disse barrierene ved å gi alle ett enkelt, sikkert sted å dele kunnskap som en gruppe – noe som minimerer den vanlige frem-og-tilbake-samtalen og plattformhoppingen.
Når teamet ditt er samkjørt, går arbeidet raskere, kvaliteten øker, og prosessen føles mye smidigere.
Prøv Dropbox og gi teamet ditt den klarheten de fortjener for å levere sitt beste.
Vanlige spørsmål
Et datavarehus samler alle dataene dine på ett sted for å hjelpe med analyse og samarbeid. En datasilo låser informasjon i ett team eller verktøy, noe som gjør det vanskelig å dele eller bruke på tvers av avdelinger.
Du hører kanskje om datasiloer som kalles «informasjonssiloer», «teamsiloer» eller «verktøysiloer». Problemet er det samme: separate systemer og prosesser som hindrer folk i å dele og samarbeide.
Start med å stille enkle spørsmål: Gjør teamene det samme arbeidet to ganger? Har du problemer med å finne de nyeste filene? Bruker du forskjellige versjoner av samme dokument? Dette er tegn på at informasjonssiloer kan være i ferd med å dannes. Forsinkelser, manglende informasjon eller bruk av separate verktøy er også varseltegn.
Den beste beskyttelsen er et godt system. Legg alle filene på ett sted med verktøy som Dropbox. Sett opp klare regler for hvem som kan se og bruke filene. Organiser mapper godt og gjør det enkelt for folk å samarbeide. Aller viktigst er det å hjelpe alle med å se hva som skjer og gi tilbakemeldinger.
Se relaterte ressurser
5 måter å effektivisere arbeidsflyten din på, for maksimal effektivitet
Å kaste bort tid på repeterende oppgaver og ineffektive prosesser kan være utrolig frustrerende. Oppdag hvordan du kan øke produktiviteten, effektiviteten og arbeidsmoralen til teamet ved å ta i bruk en effektivisert arbeidsflyt.
