Hoe één hoofdaannemer alles bij elkaar houdt

Uitdaging: toegankelijke organisatie voor duizenden projecten

Centric Build is opgericht in 2010. Het bedrijf is een hoofdaannemer in Kansas City wiens projecten zijn gericht op technische innovaties, het oplossen van problemen en vierkante meters en plattegronden. Het bedrijf is aangewezen op eenvoudige, betrouwbare tools die iedereen georganiseerd houden, of ze nu op kantoor of op een bouwplaats zijn.

Centric onderscheidt zich door 'ja' te zeggen waar anderen 'nee' moeten verkopen. Het bedrijf houdt zich bezig met projecten die baanbrekende mogelijkheden bieden en een maatschappelijke dynamiek stimuleren. Of het nu gaat om een gezinswoning of een commercieel gebouw: elk project vereist de samenwerking van een groot team dat uit onder meer managers, ontwerpers en aannemers bestaat.

Vanaf het begin heeft Centric gestreefd naar een open, flexibele, wendbare cultuur die zich aan de behoeften van klanten kan aanpassen. Daarnaast wilde het bedrijf een cloudversie van een server waarop het al zijn bestanden kon organiseren en die vanaf elk apparaat toegankelijk was. Dropbox was vanaf het begin de juiste match en nu, twaalf jaar later, maakt een veel groter Centric nog steeds gebruik van Dropbox om duizenden projecten georganiseerd, gesynchroniseerd en beveiligd te houden.

Oplossing: veilig bestanden synchroniseren, delen en opslaan

Zo'n 90 medewerkers maken momenteel gebruik van Dropbox, waaronder acht ingenieurs en 45 projectmanagers. Wat voor bestanden bewaren en delen deze medewerkers via Dropbox? Van alles: begrotingen, facturen, bouwtekeningen, urenstaten van werknemers en meer. Zodra Centric een contract binnenhaalt, maakt de projectbeheerder een projectmap met tot 20 submappen voor zaken als budgetten, tekeningen, contracten, planningen en veiligheidsrapporten. De beheerder wijst dan het projectteam toe, waaronder de projectmanager, ingenieur en opzichter, en geeft hen toegang tot de betreffende map.

Bij teamprojecten kunnen bestandsversies zich verveelvoudigen. Dropbox lost dit op met de synchronisatieoptie. Wanneer iemand van Centric een bestand opent, ziet diegene wie er nog meer aan werkt, zodat het werk van een ander niet wordt overschreven.

Dropbox helpt bij het delen van bestanden, maar niet alles is bedoeld om op grote schaal te delen. Zo zouden de meeste medewerkers geen toegang moeten hebben tot HR-bestanden of de benodigde informatie voor projectbegrotingen. Dropbox houdt bestanden veilig met behulp van bestandsmachtigingen. Op die manier hebben alle medewerkers toegang tot de bestanden die ze nodig hebben, wat een gestroomlijnde werkcultuur bevordert.

Centric biedt ook gedeelde Dropbox-links aan externe partijen om afzonderlijke bestanden te delen zonder toegang tot de volledige map te geven. Mensen buiten de organisatie zien zo alleen wat ze nodig hebben en meer niet.

Resultaten: verbeterde organisatie en efficiëntie

Met de groei van het bedrijf is ook het gebruik van Dropbox toegenomen. Tot tevredenheid van Centric is Dropbox echter nog altijd net zo gebruiksvriendelijk. Het proces om vanaf elk apparaat bestanden te organiseren, te openen en te delen, is nog steeds hetzelfde. Bovendien is iedereen bekend met Dropbox, wat de onboarding van nieuwe medewerkers vergemakkelijkt. De training komt neer op het laten zien van de standaardorganisatie van projectmappen en hoe bepaalde bestanden kunnen worden gevonden, zoals sjablonen voor financiële prognoses.

Zonder Dropbox was Centric lang niet zo georganiseerd geweest en zou het waarschijnlijk dezelfde ouderwetse opzet als andere bouwbedrijven gebruiken: een kantoor met een lange rij van honderden archiefkasten. Dropbox heeft Centric geholpen het papiergebruik terug te dringen, waardoor het bedrijf tijd en geld bespaart op het afdrukken en archiveren van documenten. Dit levert ook tijdbesparing op voor medewerkers, die vanaf elke plek in een handomdraai documenten kunnen maken, openen en delen.

Centric is voortdurend op zoek naar verbetering, waaronder het uitproberen van nieuwe software. Dropbox is de enige software die door Centric al twaalf jaar wordt gebruikt, omdat het bedrijf tot nu toe geen reden heeft gehad om over te stappen. Zelfs na de aanschaf van een projectmanagementtool organiseert Centric nog steeds alles in Dropbox, wetend dat alles veilig is.

Dropbox biedt Centric een allesomvattende oplossing, waarmee elke medewerker op elk niveau elk bestand in het bedrijf kan opslaan.