Definitie van asynchrone communicatie
Asynchrone communicatie is een begrip dat afkomstig is uit de telecommunicatie. Het verwijst naar de overdracht van gegevens zonder met een klok te synchroniseren, wat betekent dat de gegevens niet in een gestage stroom, maar met tussenpozen worden gedeeld.
In het bedrijfsleven verwijst asynchrone communicatie naar elke communicatie die niet in realtime plaatsvindt. Een voorbeeld hiervan is jouw collega een vraag stellen via e-mail in plaats van gewoon langs te lopen. Hierdoor wordt jouw oorspronkelijke communicatie (oftewel de vraag) niet onmiddellijk beantwoord, net zoals elke communicatie op de werkvloer niet in een constante stroom van vragen en antwoorden gebeurt. In plaats daarvan zit er een pauze tussen de vraag en het antwoord, meestal doordat jouw collega's bezig zijn met een andere taak op het moment dat jij jouw vraag stelt. Asynchrone communicatie is dus simpel gezegd het stellen van een vraag of versturen van een bericht, waarop je geen onmiddellijk antwoord verwacht. Het tegenovergestelde hiervan is bijvoorbeeld een Zoom-vergadering, waarbij alles in realtime gebeurt.
Hoewel u op kantoor ongetwijfeld veel gebruikmaakt van asynchrone communicatie, is het een onmisbaar hulpmiddel voor freelancers en communicatie binnen externe teams.
Wat zijn enkele voorbeelden van asynchrone communicatie?
De meest voorkomende voorbeelden van asynchrone communicatie zijn berichten-apps, e-mail en online platforms voor het delen van documenten.
E-mailadres
Niemand verwacht direct een antwoord op een e-mail, vooral omdat e-mail de digitale evolutie is van gewone post. Ja, u ontvangt het bericht sneller, maar de reactietermijn is nog steeds erg lang. Het kan net zo lang duren als wanneer u een brief per post verstuurt.
Berichten-apps
Voorbeelden hiervan zijn Microsoft Teams, WhatsApp en Slack. Uiteraard kunnen veel van deze tools ook in realtime worden gebruikt voor instant messaging. Veel kantoren maken er dan ook gebruik van om de bedrijfscultuur te verbeteren via informele chatgesprekken. Toch is het niet gegarandeerd of helemaal te verwachten dat er onmiddellijk gereageerd wordt.
Hulpmiddelen voor taakbeheer
Met platformen zoals Monday, Trello en taakbeheertools in Dropbox kun je digitaal met teamleden bijpraten, zonder dat iedereen daarvoor een gaatje in de agenda hoeft te zoeken. Nadat je je hebt aangemeld, kun je eenvoudig zien wat er is toegevoegd of gemarkeerd en daarmee aan de slag gaan. Dit lijkt misschien contraproductief. Zou je immers een probleem niet direct moeten oppakken met degene die het kan verhelpen?
In werkelijkheid is het zo dat als iedereen in je team met verschillende taken bezig is, het direct eisen dat er iets gedaan moet worden niet alleen een geweldige manier is om de motivatie te doden, maar het zal ook niet op magische wijze de tijd vrijmaken die nodig is om het onmiddellijk te regelen. Zorg ervoor dat je het probleem duidelijk aangeeft, zodat iedereen weet wat hij of zij moet doen als hij of zij weer aan de slag gaat.
Deze hulpmiddelen zorgen ervoor dat het excuus ‘memo gemist’ nooit meer gebruikt kan worden en dat iedereen weet wat er gebeurt. Niets blijft beperkt tot een paniekerig telefoontje.
Documentsamenwerking
Dankzij hulpmiddelen als Dropbox Paper kunnen u en uw team samenwerken zonder dat u zich in dezelfde ruimte of zelfs in dezelfde tijdzone hoeft te bevinden. U kunt wijzigingen aanbrengen en opmerkingen achterlaten, die direct worden bijgewerkt voor iedereen die toegang heeft tot het document. Ook anderen kunnen dit doen.
De tijd dat u één origineel heen en weer stuurde en de bewerkingen verloren gingen omdat het document werd omgedoopt tot 'Versie 2' of 'Versie 12', is voorbij. Met Dropbox Paper is asynchrone communicatie eenvoudig.
Synchrone versus asynchrone communicatie
Welke is beter? Voor sommigen gaat er niets boven het krijgen van een onmiddellijk antwoord via een videogesprek of face-to-face. Misschien heb je het gevoel dat je alleen met realtime communicatie iemand de maat kan nemen.
Maar als de telefoongesprekken afgelopen zijn, blijf je toch nog e-mails heen en weer sturen om alles wat gedeeld is vast te leggen op papier. Het is bijna alsof de ‘officiële’ communicatie pas echt op gang komt als de zaken asynchroniciteit verliezen.
En dan is er nog het feit dat als mensen onder druk worden gezet om meteen te handelen, je vrijwel zeker niet hun beste werk krijgt. Iedereen weet hoe het voelt om als een hert in de koplampen te staan. Dankzij asynchrone communicatie krijgt u de kans om informatie op te nemen, te verwerken en hierop het beste antwoord te formuleren, zonder dat er iemand toezicht houdt.
Leidt asynchrone communicatie tot hoogwaardigere communicatie?
Uit onderzoek blijkt dat thuiswerken beter is dan werken op kantoor. Teams voelen zich gemotiveerder en productiever. Cisco ontdekte dat dit werd geholpen door het feit dat 83% van de thuiswerkers vond dat ze net zo goed of beter konden communiceren als ze thuiswerkten dankzij asynchrone communicatie.
Uit een ander onderzoek bleek dat de onderbrekingen die realtimecommunicatie met zich meebrengt, leiden tot meer stress. Dit komt doordat teams het gevoel hebben dat ze verloren tijd moeten inhalen. Dit suggereert wederom dat asynchrone communicatie de druk wegneemt en individuele werkprocessen verbetert. Op basis van deze bevindingen zou je kunnen denken dat asynchrone communicatie je team bevrijdt van strikte verwachtingen en stress.
Hoewel apps voor gesprekken in real time uitstekend zijn voor het verbinden van het team, kan er ook een situatie ontstaan waarin jouw team voortdurend verbonden is, waardoor het wordt gedwongen tot synchrone communicatie. Dit kan leiden tot een slechte werk-privébalans en uiteindelijk tot een burn-out. Door te weigeren bij te dragen aan de teamchat, kun je ook onsportief overkomen, maar door te vaak bij te dragen, lijk je misschien wel iemand die, pardon de woordspeling, de vrije loop laat.
Wat is de belangrijkste conclusie? Ken de voordelen van asynchrone communicatie en misbruik deze niet.
Hoe kan Dropbox helpen?
Dropbox is een onmisbaar hulpmiddel voor elk kantoor of extern team dat op zoek is naar moeiteloze samenwerking. Vroeger betekende een andere tijdzone dat je langer moest blijven om nog een telefoontje te kunnen plegen. Met Dropbox hoeft niemand meer uren te wachten tot de andere kant van de wereld wakker wordt.
Met Dropbox-annotaties kunt u uw gedachten en feedback veilig delen, wetende dat iedereen deze kan zien wanneer hij of zij inlogt. Dat betekent dat u zich geen zorgen hoeft te maken dat een e-mail in een inbox verdwijnt of dat iemand de communicatieketen verbreekt doordat hij de e-mail niet doorstuurt. Als iemand uw gedeelde document opent om ermee te werken, ziet hij of zij direct alle updates en informatie die nodig zijn. Dropbox stuurt een melding wanneer er nieuwe aantekeningen zijn toegevoegd, zodat u niets mist.
Door samen te werken met Dropbox kan iedereen op één lijn komen, ongeacht waar ze werken. Vergaderagenda's, projectoverzichten en zelfs lange video's kunnen moeiteloos worden gedeeld. Met Dropbox creëert u een centrale, handige werkplek waar geen kantooruren gelden en waar u taken op uw eigen voorwaarden kunt aanpakken. Alles wat je nodig hebt, staat voor je klaar wanneer je er klaar voor bent.
Geen synchroon gevoel
In vele kantoren is asynchrone communicatie al enige tijd de norm, maar als dat bij jou nog niet het geval is, kun je vandaag nog beginnen. Jouw teams zullen je dankbaar zijn voor de nieuwe, verbeterde communicatiekanalen, of ze zich nu dichtbij of ver weg bevinden.
Dropbox en onze integraties zorgen ervoor dat uw team op één lijn zit, zonder dat u hetzelfde kantoor of dezelfde tijdzone gebruikt. Het enige wat u hoeft te doen om echt alles uit Dropbox te halen, is samenwerken.
