Het is aan Human Resources (HR) om goed voor mensen te zorgen en daar komen flink wat documenten bij kijken. Of het nu om digitale of papieren documenten gaat, je hebt hoe dan ook een plan voor documentbeheer nodig.
Het organiseren van documenten is niet zo spannend, maar je kunt veel onderdelen van het proces automatiseren. Met een goed plan bespaart u tijd bij alledaagse taken, terwijl u toch juridisch verzekerd blijft.
Zullen we een strategie bedenken?
Wat is HR-documentbeheer?
Met HR-documentbeheer weet je precies waar al je bedrijfsdocumenten en -bestanden zijn. Onder documentbeheer valt het maken, archiveren, sorteren, opslaan en vinden (of verwijderen) van HR-documenten.
Al deze taken op het gebied van documentbeheer moeten op een manier worden uitgevoerd die de veiligheid en naleving van bedrijfsinformatie garandeert, ongeacht of het om een klein bedrijf of een grote multinational gaat.
Waarom is HR-documentbeheer belangrijk?
Effectief documentbeheer zorgt ervoor dat je naadloos medewerkersbestanden kunt zoeken, opslaan en beheren. Het is je handlanger op het gebied van veilige documentopslag en helpt HR-processen te verbeteren.
Als documenten nauwkeurig, gemakkelijk te vinden en veilig zijn, weet uw team waar ze informatie kunnen vinden over hun rechten en plichten. Tegenwoordig zijn cloudgebaseerde systemen de belangrijkste manier om dit te doen.
Bovendien hebben mensen meer vertrouwen in de veiligheid van hun vertrouwelijke persoonlijke gegevens als u over een robuust HR-documentbeheersysteem beschikt. Dit kan een positieve bijdrage leveren aan hun algehele welzijn.
Waarom een HR-documentbeheersysteem gebruiken?
Een goed beheersysteem automatiseert een heleboel taken en bespaart je dus een hoop tijd. Het functioneert als een extra administratief assistent die je helpt met onder andere:
- Productiever zijn: met een documentbeheersysteem kunt u zoeken naar de bestanden die u nodig hebt in plaats van te moeten springen tussen mappen, apps of tabbladen
- Centraliseren en stroomlijnen: digitale HR-documentbeheertools houden uw bestanden op één plek en maken het gemakkelijker voor uzelf en iedereen die toegang nodig heeft.
- Tracking en rapportage: u kunt automatisch gevoelige informatie volgen en rapporteren, zodat u voldoet aan de nalevingsvereisten en moeiteloos kunt voldoen aan de uiterst belangrijke wettelijke normen.
- Veiligheid behouden: onze beveiligingsfuncties van wereldklasse zorgen ervoor dat uw gegevens veilig zijn en we hebben zelfs een back-up voor uw apparaat in geval van problemen
- Delen van bestanden en mappen: je kunt documenten eenvoudig beveiligen met een wachtwoord of de toegang beheren met besturingselementen voor het delen van bestanden en mappen, zowel intern als extern
Verhoog uw efficiëntie, zorg voor naleving van regelgeving en beveilig vertrouwelijke gegevens eenvoudig: dit zijn slechts enkele redenen om Dropbox te gebruiken als de ultieme oplossing voor HR-documentbeheer.
Hoe u een HR-documentbeheersysteem opzet
1. Identificeer de relevante documenten
Je collega's van andere afdelingen hoeven HR-documenten niet te zien. En ook de collega's binnen de HR-afdeling hoeven niet elk bestand van de hele organisatie te zien.
Breng de verschillende soorten HR-documenten in kaart die u binnen uw organisatie gebruikt, zoals:
- Werknemersdocumenten, waaronder bestanden zoals welkomsberichten en handboeken
- Werknemerscontracten
- Bedrijfsbeleid
- Medische en arbeidsongeschiktheidsdossiers
- Verlofaanvragen
- Loonadministratie
- Trainingsmaterialen
- Wervingsdocumenten, zoals vacatures, cv's van kandidaten en aantekeningen van sollicitatiegesprekken
- Dossiers en materialen over nieuwe werknemers
- Functioneringsdossiers
- Salarisinformatie
- Informatie over secundaire arbeidsvoorwaarden
Afhankelijk van uw vakgebied verwerkt uw bedrijf mogelijk nog veel meer soorten digitale HR-documenten, zoals veiligheidsprotocollen of producttrainingsmaterialen. Dit is dus slechts een globale richtlijn.
2. Definieer uw toegangsbehoeften
Niet iedereen binnen uw bedrijf heeft toegang tot al uw HR-documenten. Stel uzelf de volgende vragen bij het beheren van uw documenten:
- Wie krijgt er toegang? Iedereen? Managers? Alleen HR-medewerkers?
- Gebruiken ze dit bestand vaak of af en toe? Wanneer hebben ze dit bestand het hards nodig?
- Hoe krijgen ze toegang tot dit bestand? Achter hun bureau, onderweg of via hun telefoon?
- Voeren ze bewerkingen door of bekijken ze het alleen?
Kortom, denk na over wie wat nodig heeft, wanneer en hoe u uw documenten veilig houdt. Deze stap is belangrijk om ervoor te zorgen dat mensen alleen de toegang krijgen die ze nodig hebben.
3. Definieer uw beveiligingsvereisten
Deze stap lijkt op stap 1, maar dan net even anders. Compliance is hierbij essentieel. Vraag jezelf af:
- Bevat dit bestand wettelijk beschermde informatie, zoals medische gegevens?
- Moet je dit bestand voor een verplichte hoeveelheid tijd bewaren?
Zodra u weet wat uw regels zijn, kunt u een of meer van de volgende dingen doen:
- Vergrendel je bestanden met wachtwoorden
- Houd streng toezicht op het delen van bestanden
- Volg alles met activiteitsrapporten
- Valideer gegevens en zorg voor een transparant audittraject
Door uw beveiligingsbehoeften te vergrendelen, zorgt u ervoor dat uw documenten veilig en conform blijven. Zo kunt u met een gerust hart uw bestanden beheren.
4. Communiceer uw strategie met uw collega's
U bent er bijna, maar nog even een waarschuwing: HR-documentbeheersystemen werken alleen als HR-teams hun steentje bijdragen en ze up-to-date houden. Zorg ervoor dat iedereen zijn/haar rol en verantwoordelijkheden kent.
Het is bovendien belangrijk om alles op één plek te bewaren, zodat u het gemakkelijker kunt gebruiken. Dit draagt ook bij aan een prettige samenwerkingsomgeving, waardoor de documentworkflows nog gestroomlijnder worden.
Probeer bij belangrijke documenten wat context toe te voegen met video's of schermopnames.
Best practices voor HR-documentbeheer
Allereerst zul je deze zeer effectieve en efficiënte strategie in je HR-workflow moeten opnemen.
Daarna is het belangrijk dat je je werknemers zo snel mogelijk uitleg geeft over de strategie en training geeft gedurende het onboardingproces.
Het is ook cruciaal om automatische back-ups in te stellen voor je belangrijkste bestanden.
En kijk dan ook elk jaar even naar je HR-documenten om te controleren of je plan goed werkt. Het is altijd een goed idee om alles op de rails te houden, of eventueel kleine aanpassingen te maken.
Gestroomlijnd en beveiligd HR-documentbeheer
Dropbox kan je helpen met je HR-taken. Het draait allemaal om eenvoudig documentbeheer, opslaan en delen, om je team zo de juiste hulpmiddelen te geven om hun dagelijkse taken sneller uit te kunnen voeren.
HR-teams kunnen zelfs inzichten en analyses bekijken over gedeelde documenten, zodat je kunt zien wie gebruik maakt van de belangrijke documenten die je deelt, of er zelfs maar even naar kijkt. Best handig, dus!
Gestroomlijnd en beveiligd HR-documentbeheer zonder poespas.
