HR-professionals beheren uiteenlopende taken, van het onboarden en betrekken van werknemers tot het verwerken van werknemersgegevens en beoordelingsgesprekken. Elk proces is van vitaal belang.
Zonder een goed gestructureerde aanpak kunnen deze essentiële HR-processen echter overweldigend worden, wat leidt tot een laag moreel onder werknemers, een hoger personeelsverloop en een lagere productiviteit. Ineffectief management op een van deze gebieden kan een grote impact hebben op het personeelsbehoud en het algehele succes van je bedrijf.
Gelukkig kan een effectieve HR-workflow met behulp van intelligente digitale hulpmiddelen en automatisering deze taken optimaliseren en de efficiëntie verhogen.
Wat is een HR-workflow?
Een HR-workflow is een systeem dat reguliere HR-taken en -processen vereenvoudigt. Het kan een reeks stappen zijn die je volgt om een bepaalde taak uit te voeren, zoals het aannemen van nieuwe werknemers. Het kan ook een allesomvattende aanpak zijn die het volledige traject van een werknemer binnen je bedrijf beslaat.
Door een workflow te creëren die bij uw organisatie past, kunt u terugkerende knelpunten in terugkerende taken identificeren. Wachten tot nieuwe werknemers een contract hebben getekend, kan bijvoorbeeld het onboardingproces vertragen. Als u zich bewust bent van deze vertragingen, kunt u de juiste hulpmiddelen vinden om deze taken te stroomlijnen of zelfs te automatiseren. Deze aanpak zorgt ervoor dat u efficiënter en productiever wordt en dat uw HR-afdeling soepeler functioneert.
Een goede HR-workflow kan:
- Verminder fouten
- Verminder papiergebaseerde processen
- Versnel het goedkeuringsproces
- Verbeter de naleving
- Bespaar tijd en moeite bij herhaalbare taken
4 manieren waarop een HR-workflow uw HR-processen kan verbeteren
Er zijn vier belangrijke gebieden waarop een HR-workflow een aanzienlijke impact kan hebben:
1. Preboarding
Het aannemen van een nieuwe werknemer vereist aandacht en communicatie tussen verschillende afdelingen, waaronder HR, boekhouding, teamleiders en teamleden. HR moet verschillende formulieren en materialen, zoals bedrijfsbeleid en handboeken, voorbereiden en versturen. Het verzamelen van persoonlijke gegevens voor je administratie en het aanmaken van een zakelijk e-mailadres zijn ook essentiële taken.
Hoe preboarding past in een HR-workflow:
Aanbod en acceptatie van een baan
HR bereidt essentiële documenten voor, zoals de sollicitatiebrief, de arbeidsovereenkomst en geheimhoudingsverklaringen. Met Dropbox Sign kunnen deze documenten snel worden verzonden en ondertekend, zonder dat er eindeloos e-mailverkeer nodig is. Geen gedoe meer met handtekeningen verzamelen en papierwerk!
Documentvoorbereiding en -aanpassing
Vaak werkt HR met veel gestandaardiseerde sjablonen bij het opstellen van de benodigde documentatie voor een nieuwe werknemer. Dankzij de Dropbox-bestandsopslag en de ingebouwde functies voor het bewerken van PDF's en het delen van bestanden, worden deze documenten veilig opgeslagen en kunnen ze eenvoudig worden opgehaald en aangepast voor een nieuwe werknemer, indien nodig.
Documenten verzenden en volgen
Documenten worden ter beoordeling en ondertekening verzonden met eSignatures of via Dropbox Sign. Dropbox Sign maakt niet alleen het ondertekeningsproces eenvoudiger, maar houdt ook de status bij. Zo weet je zeker dat alle benodigde handtekeningen snel worden verkregen.
Informatieverzameling
HR verzamelt en bewaart persoonlijke informatie op een veilige manier. Met de oplossingen voor veilige opslag van Dropbox zijn al je persoonlijke gegevens beschermd en eenvoudig terug te vinden wanneer dat nodig is.
Voorbereiding op de oriëntatie
HR bereidt onboardingmaterialen voor, zoals het personeelshandboek en trainingsschema's. Deze materialen worden georganiseerd en opgeslagen in de cloudopslag van Dropbox, waardoor ze gemakkelijk toegankelijk zijn voor nieuwe medewerkers.
2. Onboarding van medewerkers
Het onboardingproces kan complex zijn en moet correct worden uitgevoerd. Het kan dan ook behoorlijk stressvol zijn. In plaats van te vertrouwen op papieren documentatie, kan een digitaal of geautomatiseerd onboardingproces dit proces versnellen en de onboardingactiviteiten voor je nieuwe medewerkers veel eenvoudiger maken. Dit proces bestaat doorgaans uit verschillende belangrijke stappen:
Documentvoltooiing
Nieuwe medewerkers moeten verschillende documenten invullen en ondertekenen. Dropbox Sign houdt efficiënt bij of documenten worden voltooid en zorgt ervoor dat alle benodigde formulieren direct worden ondertekend. Je hoeft geen formulieren meer af te drukken of terug te scannen. Slechts een paar klikken en het is klaar.
Informatieherinneringen
Het is essentieel om essentiële informatie van nieuwe medewerkers te verzamelen. Dropbox Sign stuurt automatisch herinneringen waarin gedetailleerd wordt aangegeven welke informatie nodig is, waardoor er minder handmatige vervolgtaken nodig zijn. Sign is als een persoonlijke assistent die nieuwe medewerkers aanmoedigt hun taken af te ronden.
Materialen delen
Het is essentieel om nieuwe medewerkers te voorzien van onboardingmaterialen zoals bedrijfsbeleid en trainingsschema's. Dankzij de Dropbox-functies voor delen kan HR deze materialen moeiteloos delen, zodat ze georganiseerd en toegankelijk blijven.
Betrokkenheid volgen
Door de betrokkenheid bij onboardingmaterialen bij te houden, kunje ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers ook daadwerkelijk met de inhoud bezig zijn. Met Verzenden en volgen van Dropbox kan HR de betrokkenheid bij deze materialen bijhouden en versturen. Zo krijg je inzicht in wat er is bekeken en waarmee wat is gedaan.
Door gebruik te maken van Dropbox-tools verloopt het onboardingproces gestroomlijnder, waardoor de stress voor HR en nieuwe medewerkers afneemt en de overgang naar het bedrijf soepel en efficiënt verloopt.
3. Verzoeken, goedkeuringen en algemene vragen
Het beheren van verzoeken, goedkeuringen en algemene vragen vormt vaak het grootste deel van de dagelijkse werkzaamheden van HR, vooral in grotere bedrijven. Denk hierbij aan het verwerken van verlofaanvragen, afwezigheden van personeel en diverse vragen van werknemers. Het integreren van dit proces in een HR-workflow omvat verschillende stappen:
Documentbeheer
Documentbeheer omvat het efficiënt ontwikkelen, opslaan en organiseren van documenten. De synchronisatiefuncties van Dropbox ondersteunen dit door een veilige, toegankelijke manier te bieden om al je HR-documenten te vinden en te gebruiken.
Aanpassing van sjablonen
Sjablonen aanpassen en PDF's bewerken voor individueel of bedrijfsbreed gebruik. Met Dropbox PDF-bewerking kunnen HR-teams documenten snel aanpassen aan specifieke behoeften.
De betrokkenheid volgen
Door de betrokkenheid bij gedeelde materialen bij te houden, weet je zeker dat werknemers daadwerkelijk met de verstrekte informatie bezig zijn. Met Verzenden en volgen van Dropbox kan HR documenten versturen en de betrokkenheid van medewerkers bijhouden. Zo krijg je inzicht in wat medewerkers doen. Als een bijgewerkt handboek bijvoorbeeld niet wordt gelezen, kun je dit in real time met het team bespreken.
Signature-collectie
Het verzamelen en opslaan van handtekeningen van medewerkers is essentieel voor goedkeuringen. Dropbox Sign maakt het verzamelen van elektronische handtekeningen eenvoudiger en stroomlijnt het goedkeuringsproces.
Met behulp van Dropbox-tools kan HR de dagelijkse verzoeken en vragen efficiënt beheren. Hierdoor wordt de handmatige werklast verminderd en de algehele efficiëntie van de workflow verbeterd.
4. Offboarding van werknemers
Offboarding vindt plaats wanneer een werknemer besluit uw bedrijf te verlaten. Normaal gesproken wordt een exitgesprek gevoerd door iemand uit uw team, samen met de leidinggevende van de werknemer. Tijdens dit gesprek kunt u beslissen of u de werknemer een nieuw aanbod doet om hem of haar aan te moedigen te blijven.
Laten we eens kijken hoe offboarding past in een HR-workflow:
Exitgesprek en beslissing
Voer het exitgesprek en beslis of u een aanbod tot behoud doet.
Aanbod en overeenkomst
Als u het contract wilt behouden, kunt u het aanpassen en een nieuw contract versturen via Dropbox Sign. Het is een snelle en veilige manier om de voorwaarden vast te leggen en tegelijkertijd nieuwe medewerkers te laten zien dat u hen waardeert.
Offboardingproces
Indien dit niet lukt, volgt er een scheiding, worden de laatste documentatie opgesteld en wordt gezorgd voor de teruggave van de bedrijfsapparatuur. Ontwikkel, bewaar en organiseer alle gerelateerde documenten veilig met Dropbox.
Einddocumentatie
Pas definitieve documenten en overeenkomsten aan en zorg ervoor dat alle papieren zijn ingevuld, dat alles georganiseerd, ondertekend en veilig opgeslagen is in Dropbox.
eSignature-verzameling
Gebruik Dropbox Sign om alle benodigde documenten van vertrekkende medewerkers te verzamelen en op te slaan. Met Dropbox-tools minimaliseren HR-teams het handmatige papierwerk. Deze hulpmiddelen zorgen voor een soepele overgang voor zowel de vertrekkende werknemer als het bedrijf.
Verhoog de efficiëntie met automatisering van de HR-workflow
Door handmatige processen te verminderen, kunnen HR-teams efficiënter werken. Het integreren van automatisering in HR-workflows biedt aanzienlijke voordelen. Door het automatiseren van repetitieve en tijdrovende taken kunnen HR-professionals zich richten op strategischere activiteiten.
Dropbox biedt een reeks hulpmiddelen die zijn ontworpen om uw werk te stroomlijnen. Het biedt kijkersspecifieke inzichten in gedeelde documenten en maakt het verkrijgen van handtekeningen op belangrijke HR-formulieren eenvoudiger en efficiënter.
Maak gebruik van Dropbox om uw HR-workflows te verbeteren:
- Gebruik de functies voor het opslaan en delen van bestanden van Dropbox om documenten te ontwikkelen, op te slaan en te organiseren, waardoor deze overzichtelijker zijn en de toegankelijkheid wordt verbeterd.
- Met Verzenden en volgen kun je de betrokkenheid bij belangrijke documenten bijhouden, zodat je team op de hoogte en betrokken blijft.
- Met Dropbox Sign kun je moeiteloos elektronische handtekeningen verzamelen en opslaan, waardoor je de naleving van de regels waarborgt en het goedkeuringsproces versnelt.
Automatisering in HR-workflows leidt uiteindelijk tot een hogere productiviteit, nauwkeurigheid en tevredenheid onder werknemers. Transformeer je HR-processen en verhoog je efficiëntie met Dropbox. Ontdek hoe Dropbox je HR-team kan ondersteunen.
