Je kent het gevoel wel: het ene team gebruikt Slack, het andere zit vast in Notion en iemand anders heeft zojuist een campagneoverzicht gestuurd in een e-mail zonder onderwerpregel. Informatiesilo's ontstaan wanneer afdelingen, teams of personen hun bestanden, updates en inzichten op afzonderlijke plaatsen bewaren. Dat leidt tot rommelige workflows, dubbel werk en een hoop verwarring.
Dit komt vooral veel voor in marketing- en creatieve teams, waar samenwerking essentieel is. Er kunnen silo's ontstaan:
- Ontwerpers en videografen die binnen hun eigen gespecialiseerde tools en mappen werken
- Schrijvers en strategen die boodschappen ontwikkelen, losgekoppeld van creatieve middelen
- Campagne- en betaalde mediateams stomen door met verouderde middelen
- Externe partners, freelancers of bureaus die met oudere bestandsversies werken
Het is frustrerend, maar ook oplosbaar. Dropbox brengt al je teams (en hun tools) samen, zodat je kunt blijven werken met wat werkt en tegelijkertijd inefficiënties kunt aanpakken. Hier onderzoeken we een aantal effectieve manieren om silo's te doorbreken en effectievere marketing te stimuleren.
Wat is een informatiesilo en waarom is het een probleem voor marketingteams?
Simpel gezegd is een informatiesilo een verstoring van de informatiestroom. In het bedrijfsleven is dit wat er gebeurt als verschillende onderdelen van verschillende teams, of tools binnen die teams, niet met elkaar communiceren.
Iedereen werkt hard, maar ze werken niet echt samen. Voor marketing- en creatieve teams, waar samenwerking en timing cruciaal zijn, kunnen silo's de prestaties stilletjes ondermijnen en snel tot frustraties leiden.
Dit is hoe dat er in de dagelijkse praktijk uitziet, met enkele echte verstoringen van de workflow:
- Dubbel werk: Heb je ooit meegemaakt dat twee teams onbewust hetzelfde campagnemateriaal maakten? Dat gevoel wanneer je voor het eerst beseft: oei! Het is demoraliserend, tijdverspilling en volledig te vermijden als je goed zicht hebt.
- Inconsistente berichtgeving: Als ontwerpers werken met de merkrichtlijnen van vorige maand, terwijl schrijvers een nieuw document met een nieuwe toon hanteren (dat niemand heeft gedeeld), ziet uw campagne er niet alleen rommelig uit, maar is hij ook compleet door elkaar.
- Gemiste deadlines: we hebben allemaal wel eens meegemaakt dat een document dagenlang in iemands inbox bleef hangen of dat iemand niet doorhad dat hij/zij iets moest goedkeuren. Dit zijn de mensen in geïsoleerde workflows die vaak onnodige vertragingen veroorzaken. Zulke vertragingen kunnen zich over hele teams verspreiden, waardoor iedereen tegelijk onder druk komt te staan.
- Ontevreden teams: Als het werk van een team de verkeerde kant opgaat (en het is niet hun schuld), dan raken ze zeker geïrriteerd. Als mensen urenlang naar bestanden moeten zoeken of werk vanaf nul moeten opbouwen omdat iemand anders niet met hen communiceert, dan zuigt dat hun energie weg. Dit overkomt zelfs de meest gepassioneerde creatievelingen.
- Gebrek aan verantwoording: het meest frustrerende aan silo's is dat er niemand is naar wie je de schuld kunt wijzen: het is de schuld van het systeem. En als er geen gedeelde zichtbaarheid is, kan niemand beslissen wie waarvoor verantwoordelijk is. Dat betekent meer verwarring, slechtere besluitvorming en over het algemeen een veel trager momentum.
Dit zijn geen kleine ergernissen. Het zijn serieuze belemmeringen die verhinderen dat uw team optimaal werk levert, wat kan leiden tot een creatieve burn-out. Silo's zijn vooral pijnlijk in creatieve omgevingen, waar energie en helderheid het belangrijkst zijn.
Maar met de juiste hulpmiddelen en systemen zijn silo's niet permanent. Laten we eens naar een aantal oorzaken kijken, zodat u preventief onderhoud aan uw huidige systemen kunt uitvoeren en kunt voorkomen dat silo's verergeren of überhaupt ontstaan.
5 oorzaken van silo's op de werkvloer
Silo's zijn niet te zien als een grote vrachtwagen die achteruitrijdt. Ze sluipen er stilletjes in, vaak zonder dat iemand het merkt.
De meeste teams zijn er niet op uit om geïsoleerd te werken, maar een paar vergeten gewoontes en verkeerd gebruikte tools kunnen snel barrières creëren die iedereen afremmen. Laten we eens kijken hoe marketing- en creatieve teams hiermee te maken krijgen.
1. Te veel vertrouwen op losstaande tools
Een veelvoorkomende situatie in silo's is dat verschillende gereedschappen het water vertroebelen. Bestanden in Google Drive, brieven vol e-mailthreads, feedback verspreid over oude Slack- en Asana-berichten en willekeurige opmerkingen: klinkt dat bekend? Als elke tool zijn eigen ding doet, houdt je team een troebel beeld over van de informatie waarin ze moeilijk hun weg kunnen vinden.
2. Gebrek aan gedeelde opslag of gestructureerde processen
Gedeelde opslag betekent gedeelde informatie. Als teams werk opslaan op hun desktop, in de cloud of met andere hulpmiddelen, raakt de samenwerking al snel in de war. Zonder een gedeelde structuur die doorzoekbaar en toegankelijk is voor degenen die het nodig hebben, bouwen teamleden kennis op in tegengestelde richtingen, zonder dat ze het zelf doorhebben.
3. Geen enkele bron van waarheid
Als er drie versies van dezelfde campagnebriefing in omloop zijn, elk met andere bewerkingen, links en notities, dan is dat een recept voor dubbel werk, miscommunicatie en gemiste deadlines. Door gedeelde documenten en hulpmiddelen met samenwerkingsfuncties als standaard te gebruiken voor uw team, kunt u alle feedback eenvoudig op één plek verzamelen. Zo krijgt u een automatisering die de efficiëntie van het werken met mensen vooropstelt.
4. Afdelingsmuren of toegangsbeperkingen
Het gebeurt niet altijd met opzet, maar als verschillende afdelingen of externe partners geen toegang hebben tot essentiële bronnen, ontstaat er alleen maar meer spanning. Als mensen het volledige plaatje niet kunnen zien, hoe kunnen ze dan effectief bijdragen? Met hulpmiddelen met eenvoudige bestandsmachtigingen en toegangsinstellingen kunt u eenvoudig controleren wie wat kan zien en indien nodig aanpassingen doen.
5. Snelle projecttijdlijnen
Dit is iets wat creatieve teamleiders moeten weten als een campagne met 160 km/u doorgaat: je structuur en fijne poetsmiddelen smeren uit als regendruppels op een voorruit. Als je een dergelijke omgeving creëert of eraan bijdraagt, raken mensen genoodzaakt om in silo's te werken om hun werk gedaan te krijgen. Dit kan later tot nog meer verwarring (en slechte resultaten) leiden.
Silo's ontstaan gemakkelijk en vaak geruisloos, zonder dat iemand het merkt – tot het te laat is. Tegen de tijd dat iemand het in de gaten heeft, heeft hij of zij uw project al vertraagd, uw team teleurgesteld of uw boodschap vertroebeld. Het belangrijkste is om de signalen vroegtijdig te herkennen en de juiste systemen in te voeren om iedereen met elkaar verbonden te houden.
5 manieren om informatiesilo's te doorbreken
Silo's kunnen zelfs de beste campagnes stilletjes vernietigen. Het goede nieuws is dat ze volledig te repareren zijn. Met een paar simpele gewoontes en de juiste hulpmiddelen kunt u teams op één lijn houden en projecten soepel laten verlopen. Zo doorbreek je silo's:
1. Gebruik collaboratieve cloudopslag
Een van de makkelijkste manieren om silo's te doorbreken, is door het werk van uw team te centraliseren op één gedeelde plek. Of het nu gaat om creatieve briefings, campagnemateriaal of referentiedocumenten, met gedeelde cloudopslag heeft iedereen toegang tot wat hij of zij nodig heeft. U hoeft niet te zoeken of te wachten.
Hiermee worden barrières tussen teams weggenomen, omdat de toegang eenvoudig, consistent en traceerbaar wordt. Met Dropbox hebben teams toegang tot alles vanuit één veilige werkruimte. U profiteert van eenvoudig delen, slimme machtigingscontroles en automatisch versiebeheer, zodat iedereen altijd aan het juiste bestand werkt.
2. Gebruik doorzoekbare hulpmiddelen
Je kunt geen marketingmiddelen gebruiken die je niet kunt vinden. Als bestanden verstopt zitten in inboxen of op tabbladen, kan het zomaar zijn dat zelfs de meest fantastische bestanden niet bestaan. Als u toch eens naar een bestand zou kunnen zoeken, ook al weet u de naam niet meer.
Daar komt de universele zoekfunctie in beeld. Met Dropbox Dash (een universele zoektool op basis van AI voor Dropbox-gebruikers) kan uw team binnen enkele seconden vinden wat ze nodig hebben in documenten, tabbladen, e-mails, cloudopslag en nog veel meer gegevensbronnen. Het is alsof u een zoekbalk hebt die in bestanden kijkt en echt begrijpt waarnaar u op zoek bent.
3. Organiseer gegevens voor eenvoudigere samenwerking
Mappen wissen. Consistente naamgeving. Gedeelde toegang. Deze kleine regels maken een groot verschil. Het is van cruciaal belang dat deze principes bij teamleden en afdelingen worden ingeprent. Zo voorkom je dat er silo's ontstaan en breek je ze juist af.
Dropbox maakt het u gemakkelijk, met intuïtieve functies die speciaal zijn ontworpen voor het eenvoudig organiseren van bestanden en mappen. Bovendien helpt Dash u recente of relevante bestanden direct vanaf een handig startpaginadashboard weer te geven. Hier worden bestanden, e-mails, agenda's en meer samengevoegd voor een snel overzicht van al uw relevante werk. Zo hebt u altijd de inhoud die u nodig hebt binnen handbereik.
4. Maak feedback zichtbaar
Geïsoleerde feedback leidt tot dubbel werk, gemiste wijzigingen en veel heen-en-weer gepraat. Het is frustrerend om feedback te krijgen van verschillende bronnen. Daardoor kan het lastig zijn om gemotiveerd te blijven en het grotere geheel te blijven zien.
Houd alles overzichtelijk met realtime commentaar en aantekeningen. Met Dropbox kunt u ook rechtstreeks feedback geven op afbeeldingen, video's of documenten. Met hulpmiddelen als Dropbox Replay kunnen teams videofeedback snel beoordelen en oplossen. Gesprekken en goedkeuringen blijven zo in context, wat helpt om een notoir stroef creatief proces te stroomlijnen.
5. Stimuleer een afdelingsoverschrijdende cultuur van zichtbaarheid
Zeker, silo's zijn ongetwijfeld een systeemprobleem, maar het is ook een gewoonteprobleem. Gewoontes zijn menselijke problemen, waar belangrijke (en senior) stakeholders al vroeg en vaak bij betrokken zijn. Zij zijn de mensen die beslissen over de bedrijfscultuur.
Soms is het nodig om bovenaan het roer om te gooien om silo's af te breken. Dat kan even duren, maar levert op de lange termijn wel winst op. Met Dropbox kunt u eenvoudig gedeelde mappen maken, projecten starten of uitvoeren en zelfs taakbeheertools gebruiken om teams samen te brengen. Zo beperkt u de verrassingen en het dubbel werk dat silo's met zich meebrengen.
Als iedereen dezelfde informatie, op dezelfde plek en op hetzelfde moment heeft, kan het beste creatieve werk ontstaan.
Voorkom dat silo's het creatieve momentum vertragen met Dropbox
Informatiesilo's kunnen af en toe een ongemak vormen, maar als u ze niet aanpakt, kunnen ze al snel een serieuze productiviteitskiller voor uw team worden. Ze vertragen de lancering, zorgen voor verwarring, duplicatie en ontnemen energie aan wat eigenlijk een spannend creatief proces zou moeten zijn.
Met Dropbox doorbreken creatieve en marketingteams deze barrières door iedereen één veilige plek te bieden waar ze als groep kennis kunnen delen. Hierdoor wordt het gebruikelijke heen-en-weergeloop en het wisselen tussen platforms tot een minimum beperkt.
Als je team op één lijn zit, verloopt het werk sneller, gaat de kwaliteit omhoog en verloopt het proces een stuk soepeler.
Probeer Dropbox vandaag nog uit en geef uw team de duidelijkheid die ze verdienen, zodat ze optimaal kunnen presteren.
Veelgestelde vragen
Een datawarehouse verzamelt al uw gegevens op één plek, zodat u ze beter kunt analyseren en samenwerken. Een datasilo zorgt ervoor dat informatie in één team of tool blijft hangen, waardoor het lastig is om informatie tussen afdelingen te delen of gebruiken.
Je hoort datasilo's misschien wel 'informatiesilo's', 'teamsilo's' of 'toolsilo's' noemen. Het probleem is hetzelfde: gescheiden systemen en processen verhinderen dat mensen informatie delen en samenwerken.
Begin met het stellen van eenvoudige vragen: Doen teams hetzelfde werk twee keer? Hebt u moeite met het vinden van de nieuwste bestanden? Gebruikt u verschillende versies van hetzelfde document? Dit zijn signalen dat er mogelijk informatiesilo's ontstaan. Vertragingen, ontbrekende informatie of het gebruik van aparte tools zijn ook waarschuwingssignalen.
De beste bescherming is een goed systeem. Zet al uw bestanden op één plek met behulp van hulpmiddelen als Dropbox. Stel duidelijke regels op voor wie de bestanden mag zien en gebruiken. Organiseer mappen goed en zorg ervoor dat mensen gemakkelijk kunnen samenwerken. Het allerbelangrijkste is dat u iedereen laat zien wat er gebeurt en feedback geeft.
