Of je nu een accountmanager, programmeur, copywriter of iets heel anders bent, je hebt een methodische aanpak nodig voor het plannen, uitvoeren en afsluiten van een project om gedurende de hele levenscyclus van het project een efficiënte workflow te garanderen.
Van idee tot oplevering biedt een projectmanagementworkflow structuur en stabiliteit die het teamwerk versterkt en u helpt optimaal werk af te leveren. Anders loopt u mogelijk allerlei voordelen mis, van een verbeterde efficiëntie tot beter teamwerk.
In deze handleiding maken we je wegwijs in de belangrijkste tools en elementen die je nodig hebt om een geslaagde workflow voor projectmanagement te ontwikkelen.
Een succesvolle workflow voor projectmanagement ontwikkelen
Dit zijn de nodige stappen om je workflow te ontwikkelen, elk met een voorbeeld uit de praktijk.
1. Bepaal de projectdoelen
Definieer de doelen en doelstellingen van het project duidelijk: wat lijkt een goed resultaat? Geef aan wat u met het project wilt bereiken, wat de gewenste resultaten zijn en hoe u het succes gaat meten.
Door de projectdoelen vroegtijdig vast te stellen, krijgen alle betrokkenen een duidelijker beeld van wat er moet gebeuren en hoe jullie samen naar een gemeenschappelijk doel toe kunnen werken.
Houd bij het definiëren van uw doelen rekening met specifieke vereisten of beperkingen die van invloed kunnen zijn op het project. Het is ook belangrijk om prestatie-indicatoren (KPI's) vast te stellen die het succes van het project meten. Deze KPI's moeten specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden (SMART) zijn en een duidelijke indicatie geven of het project op schema ligt om de gewenste resultaten te behalen.
Voorbeeld: een nieuwe website lanceren om de online aanwezigheid en gebruikerservaring te verbeteren.
2. Zoom in op taken
Verdeel het project in kleinere, beheersbare taken. Hierdoor wordt het eenvoudiger om verantwoordelijkheden toe te wijzen aan teamleden, de voortgang bij te houden en mogelijke obstakels of uitdagingen te identificeren.
Door taken op te delen in kleinere stukken, voorkomt u dat het project te groot wordt. U zult merken dat uw dagelijkse taken beter gestructureerd zijn, omdat u uw tijd kunt indelen op basis van de prioriteit van de taken.
Voorbeeld: het opdelen van de lancering van een website in taken zoals ontwerp, creatie van inhoud, ontwikkeling, testen en publiceren.
3. Stel een taakvolgorde op
Zodra u uw taken in beter beheersbare stukken hebt opgedeeld, moet u ze logisch ordenen om een soepele doorstroming te garanderen.
Houd hierbij rekening met de afhankelijkheden tussen taken en de algehele workflow. Wat is de meest efficiënte en effectieve volgorde om het werk zo goed mogelijk uit te voeren?
Eén manier om taken te ordenen is het maken van een projectplan, tijdlijn of routekaart waarin de volgorde van taken en hun deadlines worden beschreven. Hiermee kunt u prioriteiten stellen in taken en middelen toewijzen. Vergeet echter niet om dit met uw teamleden te communiceren!
Voorbeeld: Het ontwerpen van de website vindt plaats vóór de ontwikkelingsfase. Het maken van de inhoud vindt plaats vóór het publiceren.
4. Wijs verantwoordelijkheden toe
Verdeel uw taken op basis van de vaardigheden en expertise van uw teamleden. Houd rekening met hun individuele vaardigheden en expertise en delegeer taken die aansluiten bij hun sterke punten.
Deze aanpak draagt bovendien bij aan een betere moraal en motivatie, omdat teamleden zich zelfverzekerder en vaardiger voelen als ze werken aan taken waar ze goed in zijn.
Door de unieke vaardigheden van iedereen in uw team te benutten, kunt u de productiviteit maximaliseren en over het algemeen betere resultaten behalen.
Voorbeeld: De ontwerptaak toewijzen aan een grafisch ontwerper met expertise in gebruikersinterfaceontwerp, en de inhoudelijke taken aan een schrijver.
5. Stel deadlines
Stel realistische tijdlijnen en einddatums op voor het voltooien van taken. Door haalbare deadlines te stellen, kunnen u en uw team prioriteiten stellen en op schema blijven. Als dit goed wordt gedaan, voorkomt u uitstelgedrag en burn-outs binnen het team. Bovendien schept u redelijke verwachtingen voor de belanghebbenden.
Bij het vaststellen van deadlines moet u rekening houden met een aantal zaken. Hierbij moet u denken aan de complexiteit van de taken of resultaten, de beschikbare middelen en eventuele knelpunten of obstakels die ervoor kunnen zorgen dat u de mijlpalen van het project niet haalt.
Als u rekening houdt met deze factoren, blijft u flexibel en kunt u een realistische planning maken die rekening houdt met onverwachte vertragingen, maar er toch voor zorgt dat deadlines worden gehaald.
Voorbeeld: de oplevering van het ontwerp twee weken vóór de creatie van de content instellen, en vier weken vóór de ontwikkeling of het testen, zodat de algehele projectdeadline wordt gehaald.
6. Samenwerking en communicatie
Maak gebruik van projectmanagementtools met functies zoals automatisering, chat en bestandsdeling voor naadloze samenwerking.
Dankzij de Dropbox-functionaliteit voor het delen van bestanden kunnen teamleden eenvoudig documenten, afbeeldingen en andere projectgerelateerde bestanden delen. Hierdoor zijn er geen lange e-mailketens of verwarrende bestandsopslagsystemen meer nodig en kan iedereen snel en eenvoudig de benodigde informatie raadplegen.
Voorbeeld: een hulpmiddel gebruiken waarmee teamleden met elkaar kunnen communiceren, ontwerpmodellen kunnen delen en in realtime feedback kunnen geven.
7. Controleer de voortgang
Blijf op de hoogte van de projectstatus door regelmatig de voltooiing van taken en de algemene projectvoortgang te volgen.
Door de voltooiing van taken te bewaken, kunt u mogelijke obstakels of vertragingen identificeren die de voortgang kunnen belemmeren. Op deze manier kunt u proactief, in plaats van reactief, te werk gaan bij het aanpakken van problemen en ervoor zorgen dat het project op schema blijft.
Door uw algehele voortgang bij te houden, krijgt u bovendien een duidelijk beeld van hoe dicht u bij het bereiken van uw uiteindelijke doel bent. Deze informatie kan worden gebruikt om weloverwogen beslissingen te nemen over de toewijzing van middelen, leveringstermijnen en prioriteiten.
Voorbeeld: wekelijkse controles uitvoeren om voltooide taken te evalueren, uitdagingen te identificeren en indien nodig tijdlijnen aan te passen.
8. Aanpassingsvermogen
Sta open voor aanpassingen naarmate het project vordert en houd rekening met onvoorziene uitdagingen. Er kunnen zich onverwacht problemen voordoen en uw oorspronkelijke plan moet mogelijk worden aangepast of gewijzigd om het blijvende succes van het project te waarborgen.
Door flexibel te blijven en gebruik te maken van projectbeheersoftware zoals Dropbox, kunt u alle obstakels aanpakken en creatieve oplossingen vinden om tegenslagen te boven te komen. Als u openstaat voor verandering en bereid bent om waar nodig aanpassingen door te voeren, kan dat uiteindelijk leiden tot een succesvoller en efficiënter projectresultaat.
Voorbeeld: proactief zijn bij onverwachte vertragingen in het ontwerp of de ontwikkeling, door flexibel te zijn bij het aanpassen van tijdlijnen en het opnieuw toewijzen van middelen.
Voordelen van een workflow voor projectmanagement
Hier volgen enkele redenen waarom Dropbox de ideale tool is om ervoor te zorgen dat workflows voor projectmanagement degelijke, productieve bedrijfsresultaten opleveren:
- Efficiëntiewinst: projectmanagementtools helpen teams efficiënter te werken door communicatie, samenwerking en het delen van bestanden te stroomlijnen
- Verantwoording: Met Dropbox kunt u eenvoudig de voortgang van taken volgen en teamleden verantwoordelijk houden voor hun werk.
- Communicatie eenvoudig gemaakt: Dropbox-samenwerkingshulpmiddelen maken het voor teamleden gemakkelijk om met elkaar te communiceren, zowel binnen als buiten het kantoor
- Snelle sprints en projecttijdlijnen: de Dropbox Paper-projectplansjabloon helpt teams op koers te blijven en deadlines te halen door een duidelijk overzicht te bieden van de projectvoortgang
- Draai mee met veranderende behoeften: eenvoudige samenwerking op het gebied van inhoud maakt het gemakkelijk om u aan te passen aan veranderende projectvereisten, doordat teams snel en eenvoudig wijzigingen in hun workflows kunnen aanbrengen.
Haal meer uit je projectmanagement
Een goed gestructureerde projectmanagementworkflow is essentieel voor alle soorten projecten en bedrijven van elke omvang.
Door de stappen in dit artikel te volgen, kunt u een workflow creëren waarmee u de efficiëntie, verantwoording, communicatie en productiviteit kunt verbeteren. Met de Dropbox-suite met projectbeheertools kunt u uw workflow in de praktijk brengen en uw projectdoelen overtreffen.
Ontdek de juiste hulpmiddelen en functies om effectieve projectmanagementworkflows te bouwen die resultaten opleveren.
