Table of contents
Wat is delegeren?
Delegeren is het toewijzen van taken aan andere mensen. En nee, het is geen kwestie van "jij moet het doen, omdat ik er geen zin in heb." De stijl van delegerend leiderschap gaat niet over het doorgeven van de taken die je niet wilt doen, maar over het toevertrouwen van verantwoordelijkheid, aansprakelijkheid en kansen. Natuurlijk kun je dat rapport ook zelf schrijven zoals je al 100 keer eerder hebt gedaan, maar je kunt ook je minder ervaren teamlid vragen om dit voor het eerst te doen en ervan te leren. En zo is er ineens sprake van professionele ontwikkeling.
Verantwoordelijkheid delegeren is een fundamenteel beginsel van elke hiërarchie, zelfs als jouw bedrijfscultuur erop gericht is om deze vlak te houden. Iedereen verdient een kans om zich te bewijzen, en dat kan alleen worden bereikt door verantwoordelijkheden te delegeren.
Tips om effectief te delegeren
Effectief delegeren vergt enige oefening. Je kunt niet zomaar werk uitdelen en verwachten dat je team blij is met die gedelegeerde taak. Je moet zeker weten dat je ze de juiste taak hebt gegeven. Succesvol delegeren betekent dat je de talenten van elk individueel teamlid moet aanboren en ervoor zorgt dat ze onderweg nieuwe vaardigheden aanleren.
Hier volgen enkele belangrijke tips over hoe je taken effectief kunt beheren:
Ken je team.
Iedereen heeft andere sterke en zwakke punten. Je teamleden kunnen bijvoorbeeld allemaal samenwerken in marketing, maar individueel hebben ze allemaal andere, zeer waardevolle vaardigheden. Als effectieve leider is het jouw taak om deze vaardigheden te herkennen. Je kunt proberen te voorkomen dat je organisatorische taken aan de creatieve denkers geeft in plaats van aan de logische denkers. Zo gebruik je de vaardigheden van je team niet goed en je kunt zo ook afkeer opwekken, omdat je team ziet dat hun individuele vaardigheden niet worden herkend of gewaardeerd.
Een manier om dit te voorkomen is dat je werknemers kunnen aangeven wat zij het liefst willen doen. Maak een takenlijst die gemakkelijk kan worden gedeeld, bewerkt en bijgewerkt. Vraag eerst aan je team of ze een bepaalde taak op zich willen nemen. Wie weet waar hij of zij goed in is, kiest natuurlijk voor iets soortgelijks. Zo kun je de beste vaardigheden van je team in de praktijk zien en daarop inspelen voor nieuwe taken die gedelegeerd moeten worden.
Het gaat niet om het werk zelf, maar om de manier waarop mensen het doen
Projectmanagement en leiderschap vormen net zo'n uitdaging als het delegeren van de taken. Zorg dat je precies weet wat je van je team nodig hebt en hoe je het precies gaat aanpakken. Heeft je team genoeg tijd? Kan deze taak ook aan een niet zo ervaren teamlid worden toevertrouwd, of is de taak te belangrijk? Kun je met jouw workflow makkelijk minder ervaren teamleden in het project opnemen? Echte leiderschapsvaardigheden gaan over het waarderen van de persoon, niet alleen over het werk dat door iemand wordt gedaan.
Als teamleider moet je de beste omgeving voor functionaliteit creëren. Het kan gaan om het inrichten van een slimme werkplek, het toestaan van flexibel werken om burn-outs te voorkomen of het aanstellen van nieuwe managers die meer structuur en begeleiding bieden.
Ga niet micromanagen, maar reageer gewoon
Er is een verschil tussen een goede leidinggevende en een autoritaire leidinggevende. Micromanaging is vrijwel altijd negatief en leidt alleen maar tot meer negativiteit binnen je team. Het delegatieproces houdt in dat je de controle over taken bij anderen neerlegt. Je geeft ze het vertrouwen en het vermogen om de uitdaging aan te gaan. Dat is waar het bij de samenwerking in teams om draait. Als je weigert de controle volledig los te laten, zorg je zelf dat er werksilo's ontstaan en zie je de impact daarvan zeker terug in het eindresultaat.
Als manager zul jij in actie moeten komen als er dingen misgaan. Zorg ervoor dat je er rekening mee houdt dat kinderziektes moeten worden opgelost en dat je een goede constructie hebt opgezet, zodat teamleden ergens op kunnen terugvallen. Op deze manier hoeven ze niet direct bij jou aan te kloppen als er iets misgaat. Dat betekent niet dat je niet op de hoogte kunt blijven; je kunt nog steeds een oogje in het zeil houden door gedeelde documenten en aantekeningen te gebruiken. Zo blijf je op de hoogte, zonder dat je anderen op de hielen zit.
Blijf op de hoogte
Het feit dat je verantwoordelijkheden delegeert, betekent niet dat je geen eigen verantwoordelijkheden meer hebt. Je bent nog steeds een effectieve leider, dus gedraag je ook zo. Neem regelmatig poolshoogte bij je team, zorg ervoor dat je bereikbaar bent als ze je nodig hebben. Geef opbouwende kritiek en zorg ervoor dat je teamleden goede begeleiding krijgen bij een nieuwe taak. Denk eraan: als iemand met een taak worstelt, kan dit allemaal te wijten zijn aan te weinig effectief management.
Hulpmiddelen zoals een bestandsversiegeschiedenis en herstelfunctie zijn hiervoor ideaal. Misschien doet een teamlid iets verkeerd en moet hij of zij een paar stappen terugdoen. Misschien zijn ze het grotere geheel uit het oog verloren omdat ze zich zorgen maken over hun nieuwe verantwoordelijkheden en moeten ze terug naar de oorspronkelijke situatie. Dropbox biedt ondersteuning voor al deze menselijke gedragingen die plaatsvinden wanneer een team samen leert en groeit.
