Jak jeden generalny wykonawca zajmuje się wszystkimi aspektami złożonych projektów

Wyzwanie: organizowanie tysięcy projektów w przystępny sposób

Założona w 2010 roku firma Centric Build jest generalnym wykonawcą w Kansas City. Jej projekty polegają nie tylko na planowaniu powierzchni – w równym stopniu dotyczą one innowacji technicznych i rozwiązywania problemów. Firma ta polega na prostych, niezawodnych narzędziach, które umożliwiają organizację pracy zarówno w biurze, jak i na placu budowy.

Firma Centric szczyci się tym, że mówi „tak”, gdy inni mówią „nie”. Bierze ona udział w projektach, które otwierają nowe możliwości i napędzają ruch społeczny. Niezależnie od tego, czy chodzi o dom jednorodzinny, czy budynek komercyjny – każdy projekt wymaga współpracy dużego zespołu, w którego skład wchodzą m.in. menedżerowie, projektanci i wykonawcy.

Od początku celem firmy Centric było wypracowanie otwartej, elastycznej i zwinnej kultury, którą można dostosowywać do potrzeb klientów. Chciała także mieć chmurową wersję serwera, która umożliwiałaby jej pracownikom organizowanie wszystkich plików i uzyskiwanie do nich dostępu z dowolnego urządzenia. Już na starcie okazało się, ze Dropbox spełnia wszystkie te wymagania. Minęło 12 lat, a firma Centric, która znacząco rozrosła się w tym czasie, nadal używa Dropbox do organizowania, synchronizowania i zabezpieczania tysięcy projektów.

Rozwiązanie: bezpieczna usługa synchronizacji, udostępniania i przechowywania plików

Z Dropbox korzysta obecnie około 90 pracowników, w tym ośmiu inżynierów i 45 menedżerów projektu. Jakiego rodzaju pliki ci pracownicy przechowują i udostępniają za pośrednictwem Dropbox? Każdego: są to m.in. kosztorysy, faktury, rysunki budowlane czy arkusze czasu pracy pracowników. Gdy tylko firma Centric wygra kontrakt, administrator projektu tworzy folder projektu zawierający nawet 20 podfolderów przeznaczonych na elementy takie jak budżety, rysunki, umowy, harmonogramy czy raporty bezpieczeństwa. Następnie administrator przydziela zespół projektowy – w tym menedżera projektu, inżyniera i kierownika robót – i daje jego członkom dostęp do tego folderu.

Podczas realizacji projektów zespołowych mogą powstawać różne wersje plików, ale Dropbox rozwiązuje ten problem dzięki funkcji synchronizacji. Kiedy pracownik firmy Centric otwiera plik, widzi, kto jeszcze nad nim pracuje, co pozwala uniknąć nadpisania pracy innej osoby.

Dropbox pomaga udostępniać pliki – ale nie wszystko powinno być szeroko udostępniane. Na przykład większość pracowników nie powinna mieć dostępu do plików HR ani informacji wymaganych do oszacowania kosztów projektu. Dropbox gwarantuje bezpieczeństwo dzięki uprawnieniom do plików, a jednocześnie zapewnia wszystkim dostęp do plików, których potrzebują, promując kulturę płynnej pracy.

Centric dostarcza również stronom zewnętrznym łącza udostępnione Dropbox, za pośrednictwem których można udostępniać pojedyncze pliki, nie dając dostępu do całego folderu. Osoby spoza organizacji widzą dokładnie to, co powinny – i nic więcej.

Rezultat: lepsza organizacja i wydajność

Wraz z rozwojem firmy Centric wzrósł poziom wykorzystania przez nią usługi Dropbox, ale cały czas jest ona tak samo prosta w użyciu, co bardzo odpowiada pracownikom. Nadal korzystają z tego samego procesu, aby organizować i udostępniać pliki oraz uzyskiwać do nich dostęp z dowolnego urządzenia. Ponadto wszyscy znają Dropbox, dzięki czemu wprowadzanie nowych pracowników jest łatwe. Szkolenie sprowadza się do zilustrowania standardowej organizacji folderów projektowych i zlokalizowania poszczególnych plików, np. szablonów prognoz finansowych.

Bez Dropbox firma Centric nie byłaby tak dobrze zorganizowana i prawdopodobnie korzystałaby z takiego samego przestarzałego rozwiązania jak inne firmy budowlane, czyli setek szafek na dokumenty ustawionych w biurze. Dropbox pomógł firmie Centric ograniczyć zużycie papieru, oszczędzając czas i pieniądze związane z drukowaniem i segregowaniem dokumentów. To także oszczędność czasu dla pracowników, którzy mogą błyskawicznie tworzyć i udostępniać dokumenty oraz uzyskiwać do nich dostęp z dowolnego miejsca.

Firma Centric zawsze szuka ulepszeń, także poprzez wypróbowywanie nowego oprogramowania. Dropbox to jedyne oprogramowanie, przy którym Centric pozostaje od 12 lat, ponieważ nie ma powodu, by je zmieniać. Nawet po zakupie narzędzia do zarządzania projektami firma Centric nadal organizuje wszystko w Dropbox, wiedząc, że pliki są bezpieczne.

Firma Centric znalazła w postaci Dropbox jedno kompleksowe rozwiązanie do zapisywania każdego pliku dla każdego pracownika na każdym szczeblu.