Definicja komunikacji asynchronicznej
Pojęcie komunikacji asynchronicznej wywodzi się z branży telekomunikacyjnej. Dotyczy transmisji danych bez synchronizacji z zegarem, co oznacza, że informacje udostępniane są w sposób przerywany, a nie w ramach stałego strumienia danych.
W biznesie komunikacja asynchroniczna oznacza komunikację, która nie zachodzi w czasie rzeczywistym. Na przykład wtedy, gdy wysyłasz współpracownikowi pytanie mailem, zamiast podejść do niego i spytać bezpośrednio. To oznacza, że odpowiedź na pierwotny komunikat nie przychodzi natychmiast. Podobnie przebiega większości komunikacji w biurze, gdzie nie ma zwykle ciągłych sekwencjach pytań i odpowiedzi. Zamiast tego odpowiedź przychodzi po pewnym czasie, przeważnie dlatego, że współpracownicy zajmują się akurat innym zadaniem. Upraszczając, asynchroniczna komunikacja ma miejsce wtedy, gdy zadajemy pytanie lub wysyłamy wiadomość, nie oczekując natychmiastowej odpowiedzi. Odwrotnie jest na przykład w czasie rozmowy na Zoomie, w której wszystko dzieje się w czasie rzeczywistym.
Chociaż w biurze bez wątpienia często korzystasz z komunikacji asynchronicznej, jest to również niezbędne narzędzie dla freelancerów i zespołów pracujących zdalnie.
Jakie są przykłady komunikacji asynchronicznej?
Najczęstszymi przykładami komunikacji asynchronicznej są aplikacje komunikatorów internetowych, poczta e-mail i platformy do udostępniania dokumentów online.
Wiadomości e-mail
Nikt nie spodziewa się natychmiastowej odpowiedzi na wiadomość e-mail, głównie dlatego, że poczta elektroniczna jest cyfrową ewolucją poczty tradycyjnej. Tak, wiadomość zostanie dostarczona szybciej, jednak czas oczekiwania na odpowiedź jest nadal bardzo długi i może trwać równie długo, jak w przypadku wysłania listu tradycyjną pocztą.
Aplikacje komunikatorów
Należą do nich Microsoft Teams, WhatsApp i Slack. Oczywiście, wiele z nich można wykorzystywać w czasie rzeczywistym do przesyłania wiadomości błyskawicznych, a wiele biur korzysta z nich, aby wzbogacić kulturę firmy poprzez możliwość swobodnej komunikacji. Mimo wszystko nie ma gwarancji ani nie można oczekiwać, że odpowiedź będzie natychmiastowa.
Narzędzia do zarządzania zadaniami
Platformy, takie jak Monday czy Trello oraz narzędzia do zarządzania zadaniami w usłudze Dropbox pozwalają członkom zespołu być na bieżąco bez konieczności umawiania się na spotkania. Wystarczy się zalogować, zobaczyć nowe lub priorytetowe zadania i zająć się nimi. Może się wydawać, że taki model jest nieproduktywny. Czy nie lepiej byłoby od razu zgłosić się do osoby, która może zająć się tematem lub rozwiązać problem?
W rzeczywistości, gdy każdy w zespole wykonuje różne zadania, bezpośrednie żądanie wykonania czegoś nie tylko zabija motywację, ale też nie zapewni magicznie wolnego czasu potrzebnego na natychmiastowe rozwiązanie problemu. Lepiej upewnić się, że podkreśliłeś problem, dzięki czemu wszyscy będą wiedzieć, co robić, gdy wrócą do zadania.
Dzięki tym narzędziom wymówka „nie odebrałem notatki” nigdy więcej nie będzie mogła zostać wykorzystana, a wszyscy będą wiedzieć, co się dzieje — a nic nie będzie ograniczone do jednego telefonu z przerażeniem.
Współpraca nad dokumentami
Narzędzia takie jak Dropbox Paper sprawiają, że Ty i Twój zespół możecie pracować razem, nie musząc znajdować się w tym samym pomieszczeniu ani nawet w tej samej strefie czasowej. Możesz wprowadzać zmiany i zostawiać komentarze, które zostaną natychmiast zaktualizowane i udostępnione wszystkim osobom mającym dostęp do dokumentu. To samo mogą zrobić inni użytkownicy.
Minęły czasy, gdy wysyłano jedną kopię główną w obie strony, a zmiany były tracone, ponieważ zmieniano jej nazwę na „Wersja 2” lub „Wersja 12”. Dzięki Dropbox Paper asynchroniczna komunikacja jest łatwa.
Komunikacja synchroniczna i asynchroniczna
A więc co jest lepsze? Dla niektórych nic nie przebije natychmiastowych odpowiedzi, które otrzymujemy na telekonferencjach i w rozmowach na żywo. Możesz też mieć wrażenie, że bez jakichś form komunikacji w czasie rzeczywistym nie jesteś w stanie poznać współpracownika.
Mimo to, gdy rozmowy się kończą, nadal wymieniacie e-maile, aby utrwalić wszystkie przekazane informacje w postaci papierowego śladu. Prawie jakby „oficjalna” komunikacja zaczynała się naprawdę dopiero wtedy, gdy wszystko wpada w asynchroniczność.
Jest też fakt, że gdy ludzie są zmuszani do natychmiastowego działania, prawie na pewno nie otrzymają ich najlepszej pracy — każdy wie, jak to jest być jeleniem w świetle reflektorów. Komunikacja asynchroniczna daje Ci szansę na przyswojenie informacji, ich przyswojenie i sformułowanie najlepszej odpowiedzi, a wszystko to bez czyjejkolwiek ingerencji.
Czy komunikacja asynchroniczna jest lepsza?
Niektóre badania sugerują, że praca zdalna jest lepsza niż praca w biurze, a zespoły pracujące zdalnie są bardziej zmotywowane i produktywne. Cisco wskazało, że 83% pracowników zdalnych ma poczucie, że asynchroniczna komunikacja w czasie pracy zdalnej jest co najmniej tak dobra jak standardowa komunikacja w biurze.
Inne badanie wykazało, że przerwy powodowane komunikacją w czasie rzeczywistym prowadzą do zwiększonego poziomu stresu , bo członkowie zespołów mają poczucie, że później muszą nadgonić stracony czas. To również sugeruje, że komunikacja asynchroniczna zmniejsza presję i poprawia jakość pracy indywidualnej. Na podstawie tych wniosków można uznać, że komunikacja asynchroniczna uwalnia zespoły od wygórowanych oczekiwań i stresu.
Chociaż aplikacje do przesyłania wiadomości w czasie rzeczywistym nadal są świetnym sposobem na utrzymanie kontaktu w zespole, istnieje duże ryzyko, że będą one zmuszać zespół do ciągłego pozostawania w kontakcie, co zmusi go do komunikacji synchronicznej. Może to prowadzić do złej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym i ostatecznie do wypalenia. Odmawiając udziału w czacie zespołowym, możesz również wydawać się niesportowy, ale jeśli będziesz się za często udzielał, możesz wyglądać jak ktoś, kto, wybaczcie kalambur, się obija.
Jaki jest najważniejszy wniosek? Poznaj zalety komunikacji asynchronicznej i nie nadużywaj jej.
Jak Dropbox może pomóc?
Dropbox to niezbędne narzędzie dla każdego biura lub zespołu pracującego zdalnie, który szuka możliwości bezproblemowej współpracy. Kiedyś różne strefy czasowe wiązały się z koniecznością pozostania po godzinach, aby móc odebrać połączenie. Dzięki Dropboxowi nikt nie musi spędzać godzin na czekaniu, aż drugi brzeg się obudzi.
Adnotacje w Dropboxie pozwalają dzielić się swoimi przemyśleniami i opiniami, mając pewność, że każdy je zobaczy po zalogowaniu. Oznacza to, że nie musisz się martwić, że e-mail zgubi się w skrzynce odbiorczej lub że ktoś przerwie łańcuch komunikacji, nie przekazując go dalej. Jeśli ktoś otworzy udostępniony przez Ciebie dokument, aby nad nim popracować, będzie miał natychmiast dostęp do wszystkich aktualizacji i informacji, których potrzebuje. Dropbox powiadomi Cię o dodaniu nowych adnotacji, dzięki czemu niczego nie przegapisz.
Współpraca z Dropboxem może pomóc wszystkim w zgraniu działań, bez względu na miejsce pracy. Porządki obrad spotkań, zarysy projektów, a nawet długie filmy można łatwo udostępniać. Dropbox tworzy jedną centralną, wygodną przestrzeń roboczą, która nie ma godzin urzędowania i pozwala Ci wykonywać zadania na własnych zasadach. Wszystko, czego potrzebujesz, będzie na Ciebie czekać, gdy będziesz gotowy.
Brak wrażenia synchronizacji
Od pewnego czasu komunikacja asynchroniczna jest standardem w wielu firmach, ale jeśli ten trend do tej pory Cię omijał, zacznij z niego korzystać od dziś. Członkowie Twoich zespołów – z bliska i z daleka – podziękują Ci za udostępnienie im nowych i lepszych kanałów komunikacji.
Dropbox i nasze integracje mogą pomóc Twojemu zespołowi zsynchronizować pracę bez konieczności przebywania w tym samym biurze lub strefie czasowej. Aby naprawdę zsynchronizować pracę, wystarczy maksymalnie wykorzystać możliwości Dropbox.
