Jak zautomatyzować procesy, które spowalniają pracę Twojego zespołu

Czy jesteś zmęczony ręcznymi procesami, które spowalniają pracę Twojego zespołu? Odkryj, w jaki sposób automatyzacja może zrewolucjonizować wydajność i produktywność Twojej firmy.

Automatyzacja zmienia sposób, w jaki pracujemy. Według McKinsey'a w przypadku 60% stanowisk pracy w USA 30% lub więcej codziennych zadań można zautomatyzować, wykorzystując obecne lub wkrótce dostępne technologie. To oznacza zaoszczędzenie półtora dnia pracy tygodniowo.

Korzystając z automatyzacji, możesz nie tylko zwiększyć wydajność, produktywność i spójność działań, ale także skalować swój biznes, zachowując jednocześnie elastyczność.

W tym przewodniku pokażemy, jakie procesy warto zautomatyzować i jak zrobić to w sześciu prostych krokach. Najpierw jednak omówmy, dlaczego w ogóle warto automatyzować procesy biznesowe.

Dlaczego warto automatyzować procesy ręczne?

Transformacja cyfrowa będzie postępować w szybkim tempie, a firmy muszą się dostosowywać, aby dotrzymać jej kroku. Automatyzacja procesów biznesowych przynosi korzyści zespołom każdej wielkości i z każdej branży, m.in.:

• Większa wydajność i produktywność— znacznie skróć czas i wysiłek potrzebny do wykonania zadań manualnych
• Przewaga konkurencyjna— prześcignij swoich konkurentów, dostarczając produkty lub usługi szybciej i po niższych kosztach
• Zmniejszenie liczby błędów ludzkich — zapewnienie większejspójności i dokładności oraz zmniejszenie prawdopodobieństwa występowania błędów w zadaniach, które wcześniej wykonywano ręcznie, takich jak wprowadzanie danych, obliczenia i raportowanie
• Uproszczone przepływy pracy— zredukuj wąskie gardła, eliminując zbędne kroki, konsolidując procesy i ułatwiając lepszą komunikację i współpracę
• Lepsza zgodność— ustandaryzuj procedury zgodności, aby mieć pewność, że Twoja firma przestrzega odpowiednich przepisów i wytycznych obowiązujących w Twojej branży

Ogólnie rzecz biorąc, automatyzacja procesów biznesowych może przyczynić się do poprawy jakości obsługi klienta, usprawnienia procesu decyzyjnego i ograniczenia nieefektywności.

Jakie procesy powinienem zautomatyzować?

Użytkownicy powinni rozważyć zautomatyzowanie następujących procesów:

• Wysyłanie plików i dokumentów
• Zbieranie podpisów elektronicznych
• Tworzenie kopii zapasowych plików
• Synchronizacja między urządzeniami
• Udostępnianie plików z ograniczeniami czasowymi — ustaw daty wygaśnięcia udostępnianych łączy, aby nie musieć ręcznie cofać dostępu do plików i folderów

Ponadto, warto rozważyć zadania, które są czasochłonne, konieczne dla zachowania zgodności i śledzenia audytu lub mają znaczenie dla powodzenia innych procesów lub systemów jako potencjalnych kandydatów do automatyzacji.

Jak automatyzować procesy: krok po kroku
 

1. Określ swoje oczekiwane rezultaty i cele

Czasami celem automatyzacji może nie być wydajność, ale większa dokładność, podniesienie morale pracowników, sprawniejsze wdrażanie lub dodanie wartości do produktu lub usługi oferowanej przez Twoją firmę.

Pierwszym krokiem do automatyzacji procesów jest po prostu zrozumienie, co chcesz osiągnąć wprowadzając daną zmianę. Dzięki temu będziesz mógł ustalić priorytety, które wpłyną na rozsądną strategię dotyczącą sposobu podejścia do automatyzacji i jej realizacji.

Udokumentuj te cele i przechowuj je w miejscu dostępnym dla każdego członka zespołu. Wypróbuj szablon burzy mózgów Dropbox Paper, aby rozwijać pomysły lub stworzyć ze swoim zespołem kompleksowy plan automatyzacji. Te dokumenty Paper oraz wszelkie inne udostępniane pliki i foldery będą bezpiecznie przechowywane w Dropbox, gdzie można je łatwo udostępniać i uzyskiwać do nich dostęp z dowolnego podłączonego urządzenia.

Pozwala to zaoszczędzić czas i wysiłek, ponieważ dostęp do plików i ich edycję może uzyskać wielu użytkowników jednocześnie, co eliminuje potrzebę ręcznego udostępniania plików i kontroli wersji.
 

2. Zidentyfikuj zadania manualne lub powtarzalne, które Cię spowalniają

Przeanalizuj i oceń swoje obecne procesy, aby ustalić, które zadania lub czynności wymagają od Twojego zespołu więcej zaangażowania niż powinny.

Należy pamiętać, że nie wszystkie zadania i procesy powinny być automatyzowane — w niektórych obszarach ludzie nadal mają przewagę nad technologią, na przykład w zakresie kontroli jakości i przekazywania informacji zwrotnych.

Najbardziej efektywna automatyzacja dotyczy powtarzalnych, czasochłonnych zadań. Dzieje się tak, ponieważ działania te charakteryzują się mniejszą zmiennością i mniejszą liczbą scenariuszy, do których narzędzie automatyzacji musi się dostosować i na których musi się uczyć.
 

3. Zaplanuj swój proces

Wizualizacja działania nowego, zautomatyzowanego procesu może posłużyć jako przydatny dokument szkoleniowy dla nowych i obecnych współpracowników. Podczas tworzenia tego dokumentu powinieneś zasięgnąć opinii innych, zwłaszcza tych, którzy będą regularnie korzystać z tego procesu.

Podobnie, oceniając przepływ pracy wymagający usprawnienia, należy wziąć pod uwagę:

• Zaangażowanych ludzi, systemy lub narzędzia
• Zadania, kroki lub działania niezbędne do osiągnięcia pożądanego wyniku zautomatyzowanego procesu
• Informacje potrzebne do utrzymania zautomatyzowanego procesu w ruchu
• Wyzwalacz, działanie, czas lub warunek, który uruchamia zautomatyzowany proces
• Oczekiwany wynik lub efekt zautomatyzowanego procesu

4. Wdróż swoje narzędzia automatyzacji

Gdy już określisz swoje potrzeby, czas na wdrożenie oprogramowania do automatyzacji.

Dzięki Dropbox Twoje pliki są automatycznie synchronizowane na wszystkich urządzeniach, co zapewnia zawsze dostęp do najnowszej wersji pliku. Dzięki temu nie ma potrzeby ręcznego przesyłania i aktualizowania plików, co pozwala zaoszczędzić czas i zmniejszyć ryzyko wystąpienia błędów.

To nie wszystko — Dropbox oferuje cały zestaw narzędzi i funkcji automatyzacyjnych, które pomogą Ci zachować kontrolę nad swoją pracą:

• Zachowaj porządek dzięki dynamicznym filtrom i automatycznej kategoryzacji folderów, sortowaniu, nazywaniu i tagowaniu
• Zautomatyzuj śledzenie i raportowanie poufnych informacji dzięki klasyfikacji danych
• Usprawnij przepływy pracy zespołowej i ogranicz przełączanie kontekstów dzięki integracjom, które automatycznie synchronizują dane między narzędziami
• Automatycznie organizuj zawartość ze swoich plików, aplikacji i kart za pomocą narzędzia Dropbox Dash opartego na sztucznej inteligencji
• Łatwe dostosowywanie i wysyłanie popularnych formularzy PDF
   

5. Zbierz opinie

Zanim wdrożysz zautomatyzowany proces w całym zespole, zapytaj o opinię kolegę z zespołu, przełożonego lub osobę na podobnym stanowisku w innym zespole. Będą mogli spojrzeć na cały proces świeżym okiem i być może zwrócą uwagę na rzeczy, które przeoczyłeś.

Dropbox ułatwia zbieranie opinii, udostępniając platformę współpracy, na której członkowie zespołu mogą bez trudu uzyskiwać dostęp do współdzielonych dokumentów i plików. Użytkownicy mogą pozostawiać komentarze bezpośrednio w plikach, co ułatwia dyskusje i zgłaszanie sugestii w czasie rzeczywistym. Funkcja ta usprawnia komunikację, gwarantując, że opinie są dobrze zorganizowane i łatwo dostępne.

Jeśli Twój zespół lepiej przyswaja wiedzę przy pomocy wizualizacji niż tekstu, możesz udostępnić zrzut ekranu lub nagranie wideo nowego procesu w celu jego omówienia. Dzięki Dropbox Replay Twoi współpracownicy mogą korzystać z funkcji recenzowania na żywo, aby sporządzać notatki i przekazywać sobie nawzajem opinie w czasie rzeczywistym. 

Albo członkowie Twojego zespołu mogą tworzyć adnotacje dokładne dla każdej klatki w dogodnym dla siebie czasie, korzystając z funkcji przeglądania w przeglądarce — bez potrzeby korzystania z dodatkowego oprogramowania, kont Dropbox ani specjalnego dostępu dla interesariuszy. 
 

6. Szkol swoich współpracowników

Gdy nowy proces będzie gotowy, należy zapewnić szkolenie członkom zespołu i współpracownikom, ponieważ zmiana ta może wiązać się ze zmianą procedur, obowiązków lub rozliczeń.

Nie należy przeprowadzać szkolenia zbyt wcześnie, jeśli proces ulegnie zmianie po otrzymaniu informacji zwrotnej. Nie chcesz również rozpoczynać szkolenia dopiero wtedy, gdy stary proces zostanie całkowicie wycofany, a Twoi współpracownicy będą próbowali uczyć się nowego procesu automatyzacji w locie.

Zamiast polegać na długich e-mailach, które łatwo przeoczyć lub których aktualizacja jest trudna, rozważ stworzenie przejrzystych, łatwo dostępnych przewodników lub opisów przejścia. Dzięki temu Twój zespół będzie mógł stale powracać do materiału, a nowi pracownicy będą mogli nadrobić zaległości przy minimalnym wysiłku.

Optymalizuj i automatyzuj procesy biznesowe dzięki Dropbox

Dropbox zapewnia scentralizowane miejsce do przechowywania i porządkowania plików — przestrzeń, w której możesz automatyzować i usprawniać procesy, aby uprościć pracę i zaoszczędzić cenny czas.

Wysyłaj bezpieczne umowy cyfrowe, z łatwością zbieraj informacje i generuj dokumenty w ciągu kilku minut. Zwiększ wydajność operacyjną i zoptymalizuj swój przepływ pracy, automatyzując działania na plikach i synchronizując dane między narzędziami.