Głównym zadaniem pracowników działu kadr jest dbanie o ludzi, a to oznacza mnóstwo dokumentów. Niezależnie od tego, czy są one w wersji cyfrowej, czy papierowej, potrzebujesz planu zarządzania dokumentami.
Organizowanie dokumentów nie jest zbyt ekscytujące, ale wiele części tego procesu można zautomatyzować. Solidny plan pozwoli Ci zaoszczędzić czas poświęcany na nudne zadania, a jednocześnie zapewni Ci ochronę prawną.
Zacznijmy opracowywać strategię, zgoda?
Co to jest zarządzanie dokumentacją działu kadr?
Zarządzanie dokumentacją działu kadr polega po prostu na śledzeniu wszystkich firmowych dokumentów i plików. Obejmuje to tworzenie, wypełniane, sortowanie, zapisywane, znajdowanie i usuwanie takich dokumentów.
Każde z tych zadań związanych z zarządzaniem dokumentami powinno być wykonywane w sposób gwarantujący bezpieczeństwo i zgodność informacji w firmie — niezależnie od tego, czy jest to mała firma, czy duża korporacja międzynarodowa.
Dlaczego zarządzanie dokumentacją HR jest ważne?
Efektywne zarządzanie dokumentami gwarantuje bezproblemowe wyszukiwanie i przechowywanie akt pracowników oraz zarządzanie nimi. To Twój najlepszy partner zapewniający bezpieczne miejsce na dokumenty i rewolucjonizujący procesy zachodzące w dziale kadr.
Posiadanie dokładnych, łatwych do znalezienia i bezpiecznych dokumentów pomaga Twojemu zespołowi wiedzieć, gdzie znaleźć informacje o swoich prawach i obowiązkach służbowych. Obecnie głównym sposobem realizacji tego celu są systemy oparte na chmurze.
Pracownicy będą mieli większą pewność, że ich wrażliwe dane osobowe są bezpieczne, jeśli wdrożysz solidny system zarządzania dokumentacją kadrową — może to mieć pozytywny wpływ na ich ogólne samopoczucie.
Dlaczego warto korzystać z systemu zarządzania dokumentacją HR?
Dobry system zarządzania potrafi automatycznie zadbać o wiele rzeczy, dzięki czemu możesz zaoszczędzić czas. To tak, jakby mieć automatycznego asystenta biurowego, który pomaga Ci w sprawach takich jak:
- Większa produktywność — system zarządzania dokumentami pozwala wyszukiwać potrzebne pliki zamiast przeskakiwać między folderami, aplikacjami i kartami
- Centralizacja i usprawnianie — cyfrowe narzędzia do zarządzania dokumentami HR pozwolą Ci przechowywać pliki w jednym miejscu i ułatwią życie Tobie i wszystkim osobom potrzebującym dostępu
- Śledzenie i raportowanie — możesz automatycznie śledzić i raportować poufne informacje, co zapewnia zgodność i pomaga w bezproblemowym spełnianiu najważniejszych standardów regulacyjnych
- Dbamy o bezpieczeństwo — nasze światowej klasy funkcje bezpieczeństwa gwarantują bezpieczeństwo Twoich danych, a w razie jakichkolwiek problemów mamy nawet kopię zapasową Twojego urządzenia
- Udostępnianie plików i folderów – możesz łatwo chronić dokumenty za pomocą haseł lub zarządzać dostępem do nich dzięki kontroli udostępniania plików i folderów, zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie.
Zwiększ wydajność, zapewnij zgodność z przepisami i z łatwością chroń poufne dane — to tylko kilka powodów, dla których warto wybrać Dropbox jako najlepsze rozwiązanie do zarządzania dokumentami HR.
Jak skonfigurować system zarządzania dokumentacją HR
1. Zidentyfikuj odpowiednie dokumenty
Twoi współpracownicy z różnych działów nie muszą widzieć dokumentów działu kadr. Tak samo Ty nie musisz widzieć każdego pliku w organizacji tylko dlatego, że pracujesz w dziale kadr.
Zmapuj różne rodzaje dokumentów kadrowych, z których korzystasz w swojej organizacji, takie jak:
- Dokumenty dla pracowników, w tym pakiety powitalne lub podręczniki
- Umowy z pracownikami
- Zasady obowiązujące w firmie
- Dokumentacja medyczna i dotycząca niepełnosprawności
- Wnioski urlopowe
- Ewidencja listy płac
- Materiały szkoleniowe
- Dokumenty rekrutacyjne, takie jak ogłoszenia o pracę, życiorysy kandydatów i notatki z rozmów kwalifikacyjnych
- Akta i materiały dotyczące nowych pracowników
- Pliki z ocenami wydajności
- Informacje o wynagrodzeniu
- Informacje o świadczeniach
W zależności od branży, w której działasz, Twoja firma może obsługiwać wiele innych typów cyfrowych dokumentów kadrowych, takich jak protokoły bezpieczeństwa lub materiały szkoleniowe dotyczące produktów — dlatego jest to jedynie ogólny przewodnik.
2. Określ swoje potrzeby w zakresie dostępu
Nie każdy w Twojej firmie powinien mieć dostęp do wszystkich dokumentów kadrowych. Zarządzając swoimi dokumentami, zadaj sobie następujące pytania:
- Kto powinien mieć dostęp? Wszyscy? Menedżerowie? Tylko pracownicy działu kadr?
- Czy te osoby korzystają z tych plików często, czy tylko sporadycznie? Kiedy są one najbardziej potrzebne?
- W jaki sposób te osoby uzyskują dostęp do plików? W siedzibie firmy, w podróży czy z urządzenia mobilnego?
- Czy potrzebują uprawnień do edycji, czy wystarczy im wyświetlanie?
Krótko mówiąc, zastanów się, kto czego potrzebuje, kiedy i jak zadbać o bezpieczeństwo swoich dokumentów. Ten krok jest istotny, ponieważ pozwala upewnić się, że ludzie mają dostęp wyłącznie do tych informacji, których potrzebują.
3. Określ swoje wymagania bezpieczeństwa
Ten krok jest podobny do kroku 1, ale zawiera pewną różnicę. Przestrzeganie zasad jest tutaj kluczowe. Zadaj sobie pytanie:
- Czy plik zawiera informacje prawnie chronione, np. informacje medyczne?
- Czy musisz przechowywać ten plik przez określony czas?
Gdy już wiesz, co jest czym, ustal swoje zasady, wykonując jedną lub więcej z następujących czynności:
- Zablokuj pliki za pomocą haseł.
- Ściśle kontroluj sposób udostępniania plików.
- Śledź każdą operację za pomocą raportów aktywności.
- Weryfikuj dane i utrzymuj przejrzystą ścieżkę kontrolną.
Określając swoje potrzeby w zakresie bezpieczeństwa, masz pewność, że Twoje dokumenty będą bezpieczne i zgodne z przepisami, co zapewni Ci spokój ducha podczas zarządzania plikami.
4. Przekaż swoją strategię współpracownikom
Już prawie skończyłeś, ale pamiętaj — systemy zarządzania dokumentacją HR będą działać tylko wtedy, gdy dział HR zaangażuje się w nie i będzie je aktualizować. Upewnij się, że każdy zna swoją rolę i obowiązki.
Ważne jest również, aby wszystko znajdowało się w jednym miejscu, co ułatwia korzystanie z niego, a także sprzyja tworzeniu środowiska współpracy, jeszcze bardziej usprawniając obieg dokumentów.
W przypadku ważnych dokumentów spróbuj dodać nieco kontekstu za pomocą filmów lub nagrań ekranu.
Sprawdzone procedury zarządzania dokumentacją działu kadr
Najpierw należy włączyć tę wysoce skuteczną i wydajną strategię do własnego przepływu pracy w dziale kadr.
Ważne jest również jak najszybsze przedstawienie tej strategii pracownikom i zapewnienie szkoleń już na etapie wdrażania.
Dodatkowo istotna jest implementacja funkcji automatycznego tworzenia kopii zapasowych najważniejszych plików.
A może warto raz w roku zerknąć na swoje pliki z dokumentami działu kadr, aby upewnić się, że plan działa poprawnie? Dobrze jest mieć pewność, że wszystko idzie w dobrą stronę, a w przypadku ewentualnych odchyleń wprowadzić drobne zmiany.
Sprawne i bezpieczne zarządzanie dokumentacją działu kadr
Jeśli pracujesz w dziale kadr, Dropbox może Ci pomóc. Ta usługa ułatwia zarządzanie dokumentami oraz upraszcza proces ich przechowywania i udostępniania, a członkom Twojego zespołu daje narzędzia, które przyspieszają wykonywanie codziennych zadań.
Zespoły działu kadr mogą nawet uzyskiwać szczegółowe informacje i dane analityczne dotyczące udostępnionych dokumentów, dzięki czemu wiesz, kto korzysta z ważnych plików, które udostępniasz. To bardzo przydatna funkcja.
Sprawne i bezpieczne zarządzanie dokumentacją działu kadr jest teraz łatwe.
Poznaj powiązane zasoby
6 najlepszych aplikacji do zwiększania produktywności, które usprawniają zarządzanie zadaniami i czasem
Powolne dni pracy stają się dla Ciebie codziennością? Zapoznaj się z naszą specjalnie przygotowaną listą sprawdzonych aplikacji mobilnych i komputerowych, które zwiększą Twoją wydajność i produktywność.
