Jak usprawnić procesy HR dzięki przepływowi pracy w dziale HR

Specjaliści ds. HR zajmują się wieloma zadaniami, od wdrażania i angażowania pracowników po zarządzanie danymi pracowników i oceną ich wyników. Każdy proces jest istotny.

Jednak bez dobrze zorganizowanego podejścia te kluczowe procesy kadrowe mogą stać się przytłaczające, co może prowadzić do niskiego morale pracowników, większej rotacji kadr i spadku produktywności. Nieskuteczne zarządzanie w którymkolwiek z tych obszarów może znacząco wpłynąć na utrzymanie pracowników w firmie i jej ogólny sukces.

Na szczęście efektywny przepływ pracy w dziale kadr, wykorzystujący inteligentne narzędzia cyfrowe i automatyzację może zoptymalizować te zadania i zwiększyć wydajność.

Czym jest obieg pracy w dziale HR?

Przepływ pracy w dziale kadr to system, który upraszcza codzienne zadania i procesy kadrowe. Może to być zestaw kroków, które należy wykonać, aby wykonać określone zadanie, np. zatrudnienie nowych pracowników. Może to być również kompleksowe podejście obejmujące całą ścieżkę kariery pracownika w firmie.

Tworząc przepływ pracy dostosowany do potrzeb Twojej organizacji, możesz zidentyfikować częste wąskie gardła w powtarzających się zadaniach. Na przykład czekanie na podpisanie umowy przez nowych pracowników może spowolnić proces wdrażania. Rozpoznanie tych opóźnień pozwoli Ci znaleźć odpowiednie narzędzia, które usprawnią — a nawet zautomatyzują — te zadania. Dzięki takiemu podejściu możesz zwiększyć swoją wydajność i produktywność, co przełoży się na sprawniejsze funkcjonowanie Twojego działu kadr.

Dobry obieg pracy w dziale HR może: 

• Zmniejsz liczbę błędów
• Zredukuj procesy papierowe
• Przyspiesz proces zatwierdzania
• Zwiększenie zgodności
• Oszczędzaj czas i wysiłek na powtarzalnych zadaniach

4 sposoby, w jakie przepływ pracy w dziale HR może usprawnić Twoje procesy HR

Istnieją cztery kluczowe obszary, w których przepływ pracy w dziale HR może mieć znaczący wpływ:

1. Wstępne wejście na pokład

Zatrudnienie nowego pracownika wymaga uwagi i komunikacji między wieloma działami, w tym działem kadr, księgowości, kierownikami zespołów i członkami zespołów. Dział kadr musi przygotować i wysłać różne formularze i materiały, takie jak zasady firmy i podręczniki. Równie istotnymi zadaniami są gromadzenie danych osobowych i utworzenie służbowego adresu e-mail.

Jak preboarding wpisuje się w proces pracy działu HR:

Oferta pracy i jej akceptacja

Dział kadr przygotowuje niezbędne dokumenty, takie jak list z ofertą pracy, umowę o pracę i umowy o zachowaniu poufności. Korzystając z Dropbox Sign, dokumenty te można szybko wysłać i podpisać, bez konieczności wysyłania wielu wiadomości e-mail. Nie musisz już ganiać za podpisami ani żonglować papierkową robotą!

Przygotowywanie i dostosowywanie dokumentów

Podczas tworzenia dokumentacji niezbędnej dla nowego pracownika dział kadr zazwyczaj korzysta z wielu standardowych szablonów. Przechowywanie plików w Dropbox oraz wbudowana edycja plików PDF i udostępnianie plików pozwalają na bezpieczne przechowywanie i łatwe odzyskiwanie dokumentów oraz dostosowywanie ich do nowego pracownika w razie potrzeby.

Wysyłanie i śledzenie dokumentów

Dokumenty wysyłane są do sprawdzenia i podpisania za pomocą ePodpisu lub przy użyciu usługi Dropbox Sign. Dropbox Sign nie tylko ułatwia proces podpisywania, ale także śledzi jego status, zapewniając, że wszystkie wymagane podpisy zostaną uzyskane jak najszybciej.

Zbieranie informacji

Dział HR gromadzi i bezpiecznie przechowuje dane osobowe. Bezpieczne rozwiązania Dropbox do przechowywania danych gwarantują ochronę wszystkich danych osobowych i łatwy dostęp do nich w razie potrzeby.

Przygotowanie orientacyjne

Dział kadr przygotowuje materiały wdrożeniowe, takie jak podręcznik dla pracownika i harmonogramy szkoleń. Materiały te są organizowane i przechowywane w chmurze Dropbox, dzięki czemu nowi pracownicy mają do nich łatwy dostęp.

2. Wdrażanie pracowników

Proces wdrażania może być skomplikowany i musi zostać przeprowadzony prawidłowo, dlatego może być również bardzo stresujący. Zamiast opierać się na dokumentacji papierowej, cyfrowy lub zautomatyzowany proces wdrażania może to przyspieszyć i sprawić, że czynności związane z wdrażaniem nowych pracowników staną się o wiele prostsze. Proces ten zazwyczaj obejmuje kilka kluczowych kroków:

Uzupełnianie dokumentów

Nowo zatrudnieni muszą wypełnić i podpisać różne dokumenty. Dropbox Sign sprawnie monitoruje wypełnianie dokumentów, zapewniając terminowe podpisywanie wszystkich niezbędnych formularzy. Nie musisz już drukować ani skanować formularzy — wystarczy kilka kliknięć i gotowe.

Przypomnienia informacyjne

Istotne jest zebranie istotnych informacji od nowych pracowników. Dropbox Sign wysyła automatyczne przypomnienia ze szczegółowymi informacjami, jakie informacje są potrzebne, redukując w ten sposób liczbę zadań wykonywanych ręcznie. Sign jest niczym osobisty asystent, który motywuje nowych pracowników do wykonywania zadań.

Udostępnianie materiałów

Niezbędne jest zapewnienie nowym pracownikom materiałów wprowadzających, takich jak regulamin firmy i harmonogramy szkoleń. Funkcje udostępniania Dropbox umożliwiają działowi kadr łatwe udostępnianie materiałów, zapewniając ich organizację i dostępność.

Śledzenie zaangażowania

Monitorowanie zaangażowania w materiały wdrażające pozwala upewnić się, że nowi pracownicy korzystają z ich zawartości. Usługa Dropbox Wyślij i śledź umożliwia działowi kadr wysyłanie i śledzenie materiałów, zapewniając wgląd w to, co zostało wyświetlone i z czym użytkownik wszedł w interakcję.

Dzięki wykorzystaniu narzędzi Dropbox proces wdrażania staje się bardziej usprawniony, co zmniejsza stres działu HR i nowych pracowników oraz zapewnia płynne i efektywne przejście do firmy.

3. Prośby, zgody i zapytania ogólne

Zarządzanie prośbami, zatwierdzeniami i ogólnymi zapytaniami często stanowi większość codziennej pracy działu HR, zwłaszcza w większych firmach. Obejmuje to obsługę wniosków urlopowych, nieobecności pracowników i różnych zapytań od pracowników. Włączenie tego procesu do przepływu pracy działu HR obejmuje kilka kroków:

Zarządzanie dokumentami

Zarządzanie dokumentacją obejmuje efektywne opracowywanie, przechowywanie i organizowanie dokumentów. Funkcje synchronizacji Dropbox pomagają w tym, zapewniając bezpieczny i dostępny sposób wyszukiwania i korzystania ze wszystkich dokumentów kadrowych.

Dostosowywanie szablonu

Dostosowywanie szablonów i edycja plików PDF do użytku indywidualnego lub dla całej firmy. Dzięki funkcji edycji plików PDF w Dropbox działy kadr mogą szybko dostosowywać dokumenty do konkretnych potrzeb.

Śledzenie zaangażowania

Monitorowanie zaangażowania w udostępniane materiały pozwala mieć pewność, że pracownicy korzystają z udostępnianych informacji. Dropbox Wyślij i śledź umożliwia działowi kadr wysyłanie dokumentów i śledzenie zaangażowania, zapewniając wgląd w interakcje pracowników. Na przykład, jeśli nie przeczytasz zaktualizowanego podręcznika, możesz na bieżąco kontaktować się z zespołem.

Kolekcja sygnatur

Zbieranie i zapisywanie podpisów pracowników jest niezbędne do uzyskania zgody. Dropbox Sign ułatwia zbieranie podpisów elektronicznych, usprawniając proces zatwierdzania.

Korzystając z narzędzi Dropbox, dział HR może skutecznie zarządzać codziennymi prośbami i zapytaniami. Zmniejsza to obciążenie pracą ręczną i poprawia ogólną wydajność przepływu pracy.

4. Zwolnienie pracownika

Offboarding następuje, gdy pracownik decyduje się opuścić firmę. Zazwyczaj wywiad wyjściowy przeprowadza ktoś z Twojego zespołu wspólnie z bezpośrednim przełożonym pracownika. Podczas tej rozmowy możesz zdecydować, czy przedstawić pracownikowi nową ofertę, aby zachęcić go do pozostania. 

Przyjrzyjmy się bliżej, jak offboarding wpisuje się w proces pracy działu HR:

Wywiad wyjściowy i decyzja

Przeprowadź wywiad wyjściowy i zadecyduj, czy złożyć ofertę utrzymania klienta.

Oferta i umowa

Jeśli chcesz zachować umowę, spersonalizuj ją i wyślij nową, korzystając z Dropbox Sign. To szybki i bezpieczny sposób na sfinalizowanie warunków umowy, pokazując jednocześnie nowym pracownikom, że ich cenisz.

Proces offboardingu

W przypadku braku zachowania sprzętu należy dokonać odprawy, sporządzić ostateczną dokumentację i zapewnić zwrot sprzętu firmowego. Twórz, przechowuj i porządkuj wszystkie dokumenty w bezpieczny sposób za pomocą Dropbox.

Dokumentacja końcowa

Dostosuj ostateczne dokumenty i umowy, upewniając się, że wszystkie dokumenty zostaną wypełnione, podpisane i bezpiecznie przechowywane w Dropbox.

Kolekcja podpisów elektronicznych

Użyj Dropbox Sign do zbierania i przechowywania wszelkich dokumentów wymaganych od odchodzących pracowników. Narzędzia Dropbox pomagają działom HR zminimalizować ręczną pracę papierkową. Narzędzia te zapewniają płynne przejście zarówno dla odchodzącego pracownika, jak i dla firmy.

Zwiększ wydajność dzięki automatyzacji przepływu pracy w dziale HR

Ograniczając liczbę procesów ręcznych, działy kadr mogą zwiększyć wydajność. Włączenie automatyzacji do procesów kadrowych przynosi znaczne korzyści. Automatyzacja powtarzalnych i czasochłonnych zadań pozwala specjalistom ds. kadr skupić się na działaniach o charakterze strategicznym.

Dropbox udostępnia zestaw narzędzi zaprojektowanych w celu usprawnienia Twojej pracy. Oferuje użytkownikom wgląd w udostępniane dokumenty w sposób dostosowany do ich potrzeb i sprawia, że uzyskiwanie podpisów na ważnych formularzach HR staje się łatwiejsze i bardziej efektywne.

Wykorzystaj Dropbox do usprawnienia procesów HR:

• Skorzystaj z funkcji Dropbox do przechowywania plików i udostępniania, aby opracowywać, przechowywać i organizować dokumenty, porządkując je i poprawiając ich dostępność
• Funkcja Wyślij i śledź umożliwia śledzenie zainteresowania najważniejszymi dokumentami, ułatwiając dbanie o to, aby Twój zespół był zawsze poinformowany i zaangażowany
• Dzięki Dropbox Sign możesz bez wysiłku zbierać i zapisywać podpisy elektroniczne, zapewniając zgodność z przepisami i przyspieszając proces zatwierdzania

Automatyzacja procesów kadrowych ostatecznie prowadzi do zwiększenia produktywności, dokładności i zadowolenia pracowników. Przekształć swoje procesy kadrowe i zwiększ efektywność dzięki Dropbox. Dowiedz się więcej o tym, jak Dropbox może wesprzeć Twój dział kadr.