Znasz to uczucie: jeden zespół używa Slacka, drugi korzysta z Notion, a ktoś właśnie wysłał streszczenie kampanii w e-mailu bez tematu. Silosy informacyjne powstają, gdy działy, zespoły lub poszczególne osoby przechowują swoje pliki, aktualizacje i spostrzeżenia w oddzielnych miejscach. Rezultatem jest chaotyczny przepływ pracy, duplikacja zadań i całe mnóstwo zamieszania.
Jest to szczególnie powszechne w zespołach marketingowych i kreatywnych, gdzie współpraca jest podstawą. Silosy mogą wkraść się pomiędzy:
- Projektanci i wideofilmowcy pracujący w oparciu o własne specjalistyczne narzędzia i foldery
- Autorzy i strateżowie opracowujący przekazy, odłączeni od zasobów kreatywnych
- Zespoły kampanii i płatnych mediów pracujące na przestarzałych zasobach
- Partnerzy zewnętrzni, freelancerzy lub agencje pracujące na starszych wersjach plików
To frustrujące, ale da się to naprawić. Dropbox łączy wszystkie Twoje zespoły (i ich narzędzia) w jednym miejscu, dzięki czemu możesz nadal korzystać z tego, co się sprawdza, i jednocześnie eliminować nieefektywne rozwiązania. W tym artykule przyjrzymy się kilku sprawdzonym sposobom na przełamanie barier i pobudzenie skuteczniejszego marketingu.
Czym jest silos informacyjny i dlaczego stanowi problem dla zespołów marketingowych?
Mówiąc najprościej, silos informacyjny to zaburzenie przepływu informacji. W biznesie dzieje się tak, gdy różne części różnych zespołów — lub narzędzia w tych zespołach — nie komunikują się ze sobą.
Wszyscy ciężko pracują, ale nie współpracują ze sobą. W przypadku zespołów marketingowych i kreatywnych, w których współpraca i wyczucie czasu mają kluczowe znaczenie, silosy mogą niepostrzeżenie obniżać wydajność i szybko narastać frustracja.
Oto jak to wygląda na co dzień, z pewnymi zakłóceniami w rzeczywistym przepływie pracy:
- Duplikacja zadań: Czy zdarzyło Ci się kiedyś, że dwa zespoły nieświadomie stworzyły ten sam element kampanii? To uczucie, kiedy po raz pierwszy zdajesz sobie sprawę, że... ojej! To demotywujące, strata czasu, której można całkowicie uniknąć, jeśli ma się odpowiednią widoczność.
- Niespójne komunikaty: Jeśli projektanci pracują na podstawie wytycznych dotyczących marki z poprzedniego miesiąca, a autorzy tekstów posługują się nowym dokumentem dotyczącym tonu wypowiedzi (którego nikt nie udostępnił), Twoja kampania nie tylko będzie sprawiać wrażenie chaotycznej — będzie wręcz całkowicie chaotyczna.
- Niedotrzymane terminy: Każdemu z nas zdarzyło się kiedyś, że jakiś materiał utknął w czyjejś skrzynce odbiorczej przez kilka dni, albo że ktoś nie zdawał sobie sprawy, że musi coś zatwierdzić. To właśnie te osoby, pracujące w odizolowanych procesach, często powodują niepotrzebne opóźnienia. Takie opóźnienia mogą mieć negatywny wpływ na całe zespoły, powodując, że wszyscy naraz odczują negatywne skutki.
- Niezadowolone zespoły: Kiedy praca zespołu idzie w złym kierunku (i nie jest to jego wina), z pewnością będzie niezadowolony. Kiedy ludzie muszą spędzać godziny na poszukiwaniu plików lub odbudowywaniu pracy od podstaw, ponieważ ktoś inny się z nimi nie komunikuje, tracą energię. Zdarza się to nawet najbardziej kreatywnym osobom.
- Brak odpowiedzialności: Najbardziej frustrujące w silosach jest to, że nie ma na kogo wskazać palcem — to wina systemu. A jeśli nie ma wspólnej widoczności, nikt nie może zdecydować, kto za co odpowiada. Oznacza to więcej zamieszania, gorszą zdolność podejmowania decyzji i ogólnie znacznie wolniejszy impet.
To nie są drobne niedogodności — to poważne przeszkody, które uniemożliwiają Twojemu zespołowi najwyższą jakość pracy, co może prowadzić do wypalenia twórczego. Efekt silosu jest szczególnie problematyczny w środowiskach kreatywnych, w których energia i przejrzystość liczą się najbardziej.
Jednak przy zastosowaniu odpowiednich narzędzi i systemów, silosy nie są trwałe. Przyjrzyjmy się kilku przyczynom, dzięki czemu będziesz mógł podjąć działania zapobiegawcze w stosunku do swoich systemów i zapobiec pogarszaniu się stanu silosów — lub ich całkowitemu powstawaniu.
5 przyczyn silosów w pracy
Silosy nie pojawiają się jak cofająca się ciężarówka — pojawiają się po cichu, często niezauważone.
Większość zespołów nie jest nastawiona na pracę w izolacji, ale kilka zaniedbanych nawyków i niewłaściwie wykorzystywanych narzędzi może szybko stworzyć bariery, które spowolnią pracę wszystkich. Przyjrzyjmy się kilku sposobom, w jakie przejawia się to w zespołach marketingowych i kreatywnych.
1. Nadmierne poleganie na narzędziach niepodłączonych do sieci
Bardzo częstym problemem w przypadku silosów jest to, że różne narzędzia zakłócają obraz. Pliki na Dysku Google, notatki ukryte w wątkach e-maili, opinie rozproszone po starym Slacku, Asanie i przypadkowych łańcuchach komentarzy — brzmi znajomo? Gdy każde narzędzie wykonuje swoją pracę, Twój zespół ma dostęp do niejasnych informacji, w których trudno się poruszać.
2. Brak współdzielonego magazynu lub ustrukturyzowanych procesów
Współdzielone przechowywanie oznacza dzielenie się informacjami. Jeśli zespoły zapisują swoją pracę na komputerach stacjonarnych, w chmurze lub korzystają z różnych narzędzi, współpraca szybko staje się chaotyczna. Bez wspólnej struktury, w której można wyszukiwać informacje i która jest dostępna dla tych, którzy jej potrzebują, członkowie zespołu zaczynają gromadzić wiedzę w przeciwnych kierunkach — nawet nie zdając sobie z tego sprawy.
3. Brak jednego źródła prawdy
Kiedy w obiegu są trzy wersje tego samego opisu kampanii — każda z innymi poprawkami, linkami i notatkami — jest to przepis na duplikację pracy, brak komunikacji i niedotrzymywanie terminów. Korzystanie ze współdzielonych dokumentów i narzędzi z domyślnymi funkcjami współpracy to prosty sposób na zebranie wszystkich opinii w jednym miejscu, co pozwala na zautomatyzowanie procesu zwiększania efektywności, stawiając ludzi na pierwszym miejscu.
4. Mury wydziałowe lub ograniczenia dostępu
Nie zawsze jest to celowe, ale uniemożliwianie różnym działom lub zewnętrznym partnerom dostępu do niezbędnych zasobów jedynie zwiększa tarcia. Jeśli ludzie nie widzą pełnego obrazu, w jaki sposób mogą skutecznie się włączyć? Narzędzia z prostymi uprawnieniami do plików i ustawieniami dostępu ułatwiają monitorowanie, kto ma dostęp do jakich informacji, i dostosowywanie tych ustawień w razie potrzeby.
5. Szybkie harmonogramy projektów
To coś, co liderzy zespołów kreatywnych muszą usłyszeć, gdy kampania porusza się z prędkością 160 km/h — struktura i delikatne polerowanie rozmazują się niczym krople deszczu na przedniej szybie. Jeśli stworzysz takie środowisko lub będziesz się do niego przyczyniać, ludzie zaczną pracować w silosach, aby wykonać zadania, co może później prowadzić do jeszcze większego zamieszania (i słabych wyników).
Silosy tworzą się łatwo i często po cichu, a nikt nie zdaje sobie z tego sprawy — dopóki nie jest za późno. Zanim ktokolwiek to zauważy, zdąży już spowolnić realizację twojego projektu, rozczarować twój zespół lub zaciemnić przekaz. Kluczem jest wczesne wykrycie sygnałów i wdrożenie odpowiednich systemów, które pozwolą wszystkim zachować łączność.
5 sposobów na przełamanie silosów informacyjnych
Silosy mogą po cichu zniszczyć nawet najlepsze kampanie. Dobra wiadomość jest taka, że można je całkowicie naprawić. Dzięki kilku prostym nawykom i odpowiednim narzędziom możesz utrzymać zgranie zespołu i płynną realizację projektów. Oto jak przełamać bariery:
1. Korzystaj ze wspólnej pamięci masowej w chmurze
Jednym z najprostszych sposobów na wyeliminowanie efektu silosu jest centralizacja pracy całego zespołu w jednym, współdzielonym miejscu. Niezależnie od tego, czy chodzi o briefy kreatywne, zasoby kampanii, czy też dokumenty referencyjne — współdzielone przechowywanie w chmurze zapewnia każdemu dostęp do potrzebnych elementów, bez szukania i czekania.
Eliminuje to bariery między zespołami, zapewniając łatwy, spójny i możliwy do śledzenia dostęp. Dzięki Dropbox zespoły mogą uzyskać dostęp do wszystkich treści z jednego bezpiecznego obszaru roboczego. Łatwe udostępnianie, inteligentna kontrola uprawnień i automatyczne wersjonowanie — dzięki temu wszyscy zawsze pracują nad odpowiednim plikiem.
2. Korzystaj z narzędzi umożliwiających wyszukiwanie
Nie możesz korzystać z materiałów marketingowych, których nie możesz znaleźć. Gdy pliki są zakopane w skrzynkach odbiorczych lub na kartach, nawet najbardziej niesamowity zasób może równie dobrze nie istnieć. Gdybyś tylko mógł wyszukać plik, nawet jeśli nie pamiętasz jego nazwy.
W tym momencie z pomocą przychodzi wyszukiwanie uniwersalne. Dropbox Dash (uniwersalne narzędzie do wyszukiwania oparte na sztucznej inteligencji dla użytkowników Dropbox) pozwala Twojemu zespołowi znaleźć potrzebne informacje w dokumentach, kartach, wiadomościach e-mail, pamięci masowej w chmurze i wielu innych źródłach danych — wszystko w ciągu kilku sekund. To tak, jakby mieć pasek wyszukiwania, który przeszukuje pliki i naprawdę rozumie, czego szukasz.
3. Zorganizuj dane, aby ułatwić współpracę
Wyczyść foldery. Spójne nazewnictwo. Dostęp współdzielony. Te małe zasady robią dużą różnicę. Zaszczepienie ich członkom zespołu i wszystkim działom ma kluczowe znaczenie dla zapobiegania tworzeniu się silosów lub ich rozbijania.
Dropbox ułatwia to zadanie dzięki intuicyjnym funkcjom zaprojektowanym z myślą o łatwej organizacji plików i folderów. Ponadto Dash pozwala na wyświetlanie ostatnio używanych lub istotnych plików bezpośrednio z poziomu wygodnego pulpitu nawigacyjnego na stronie startowej, który łączy pliki, wiadomości e-mail, kalendarze i inne elementy, umożliwiając szybki przegląd wszystkich istotnych zadań. Dzięki temu potrzebna treść jest zawsze w zasięgu ręki.
4. Uczyń informację zwrotną widoczną
Odizolowane informacje zwrotne prowadzą do powtarzania pracy, pomijania zmian i częstego przesyłania informacji zwrotnych. Otrzymywanie opinii z rozbieżnych źródeł jest denerwujące i może utrudniać utrzymanie motywacji oraz spojrzenie na sprawę szerzej.
Zachowaj przejrzystość dzięki możliwości komentowania i adnotacji w czasie rzeczywistym. Dropbox umożliwia również zamieszczanie opinii bezpośrednio pod zdjęciami, filmami i dokumentami. Narzędzia takie jak Dropbox Replay pozwalają zespołom szybko przeglądać i rozwiązywać problemy związane z opiniami na temat nagrań wideo, utrzymując rozmowy i zatwierdzenia w kontekście, co pomaga usprawnić niezwykle trudny proces twórczy.
5. Zachęcaj do kultury widoczności obejmującej różne działy
Oczywiście, silosy są niewątpliwie problemem systemowym, ale są też problemem nawyków. A nawyki to problemy ludzkie, które często i od samego początku angażują kluczowych (i starszych) interesariuszy. To właśnie te osoby podejmują decyzje dotyczące kultury firmy.
Czasami przełamanie barier wymaga zmiany kierunku na samym szczycie, co może zająć trochę czasu, ale w dłuższej perspektywie się opłaca. Dzięki Dropboxowi możesz łatwo tworzyć współdzielone foldery, rozpoczynać lub realizować projekty, a nawet korzystać z narzędzi do zarządzania zadaniami, aby integrować zespoły — ograniczając niespodzianki i konieczność dodatkowej pracy, które wynikają z silosowania zadań.
Kiedy wszyscy mają te same informacje, w tym samym miejscu i czasie, mogą powstać najbardziej kreatywne dzieła.
Zatrzymaj silosy spowalniające dynamikę twórczą dzięki Dropbox
Silosy informacyjne mogą czasami stanowić niedogodność, ale jeśli nie zostaną wyeliminowane, mogą szybko stać się poważnym czynnikiem obniżającym produktywność zespołu. Opóźniają premiery, powodują zamieszanie, duplikację i po prostu wysysają energię z tego, co powinno być ekscytującym procesem twórczym.
Dropbox pomaga zespołom kreatywnym i marketingowym przełamywać te bariery, zapewniając wszystkim jedno, bezpieczne miejsce do dzielenia się wiedzą jako grupa — minimalizując konieczność częstego przesyłania informacji i przeskakiwania między platformami.
Kiedy zespół jest zgrany, praca postępuje szybciej, jakość wzrasta, a cały proces wydaje się o wiele płynniejszy.
Wypróbuj Dropbox już dziś i zapewnij swojemu zespołowi przejrzystość, na jaką zasługuje, aby mógł osiągać jak najlepsze wyniki.
Często zadawane pytania
Magazyn danych gromadzi wszystkie dane w jednym miejscu, co ułatwia analizę i współpracę. Silos danych blokuje informacje w obrębie jednego zespołu lub narzędzia, utrudniając ich udostępnianie lub wykorzystywanie w różnych działach.
Silosy danych można często spotkać jako „silosy informacyjne”, „silosy zespołowe” lub „silosy narzędziowe”. Problem jest ten sam: oddzielne systemy i procesy, które uniemożliwiają ludziom dzielenie się informacjami i wspólną pracę.
Zacznij od zadania sobie prostych pytań: Czy zespoły wykonują tę samą pracę dwa razy? Masz problem ze znalezieniem najnowszych plików? Korzystasz z różnych wersji tego samego dokumentu? To oznaki, że mogą tworzyć się silosy informacyjne. Opóźnienia, brak informacji lub korzystanie z oddzielnych narzędzi również mogą być sygnałami ostrzegawczymi.
Najlepszą ochroną jest dobry system. Umieść wszystkie pliki w jednym miejscu, korzystając z narzędzi takich jak Dropbox. Ustal jasne zasady dotyczące tego, kto może przeglądać i korzystać z plików. Dobrze zorganizuj foldery i ułatw ludziom współpracę. Co najważniejsze, pomóż wszystkim zobaczyć, co się dzieje i przekazać im informacje zwrotne.
