Niezależnie od tego, czy jesteś menedżerem konta, programistą, copywriterem czy osobą pracującą w jakiejkolwiek innej dziedzinie, potrzebujesz metodycznego podejścia do planowania, realizacji i zamykania projektu, aby zagwarantować efektywny przepływ pracy przez cały cykl życia projektu.
Od pomysłu do realizacji, przepływ pracy w zarządzaniu projektem zapewnia strukturę i stabilność, które wzmacniają pracę zespołową i pomagają w realizacji najlepszych projektów. W przeciwnym razie możesz utracić wszelkie korzyści — od wzrostu efektywności po lepszą pracę zespołową.
W tym przewodniku przedstawimy Ci najważniejsze narzędzia i elementy potrzebne do stworzenia skutecznego przepływu pracy zarządzania projektem.
Jak utworzyć skuteczny przepływ pracy zarządzania projektami
Poniżej przedstawiono kroki niezbędne do opracowania własnego przepływu pracy wraz z praktycznym przykładem każdego z nich:
1. Określ cele projektu
Jasno określ cele i zadania projektu — co wygląda na dobry wynik. Naszkicuj, co chcesz osiągnąć dzięki projektowi, jakie są oczekiwane rezultaty i w jaki sposób będziesz mierzyć sukces.
Dzięki wczesnemu ustaleniu celów projektu wszyscy zaangażowani będą mieli jaśniejsze pojęcie o tym, co należy zrobić i w jaki sposób można dążyć do osiągnięcia wspólnego celu.
Określając swoje cele, weź pod uwagę wszelkie szczególne wymagania i ograniczenia, które mogą mieć wpływ na projekt. Ważne jest również ustalenie kluczowych wskaźników efektywności (KPI), które pozwolą zmierzyć sukces projektu. Te wskaźniki KPI powinny być konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i ograniczone czasowo (ang. Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound – SMART) oraz jasno wskazywać, czy projekt jest na dobrej drodze do przyniesienia pożądanych rezultatów.
Przykład: Uruchomienie nowej witryny internetowej w celu poprawy obecności w sieci i doświadczenia użytkownika.
2. Przeanalizuj szczegółowo zadania
Podziel projekt na mniejsze, łatwiejsze do opanowania zadania. Ułatwia to przydzielanie obowiązków członkom zespołu, śledzenie postępów i identyfikację potencjalnych przeszkód lub wyzwań, które mogą się pojawić.
Podzielenie zadań na mniejsze części może zapobiec przytłoczeniu projektu. Twój dzień stanie się bardziej uporządkowany, ponieważ będziesz w stanie organizować czas według priorytetów zadań.
Przykład: Podzielenie uruchomienia witryny internetowej na zadania takie jak projekt, tworzenie treści, rozwój, testowanie i publikowanie.
3. Ustal kolejność zadań
Gdy już podzielisz zadania na łatwiejsze do opanowania części, musisz je logicznie uporządkować, aby zapewnić ich płynny przebieg.
Dokonując tego, należy wziąć pod uwagę zależności między zadaniami i całościowy przepływ pracy. Jaka kolejność jest najbardziej efektywna i skuteczna, aby wykonać pracę na najwyższym możliwym poziomie?
Jednym ze sposobów organizacji zadań jest stworzenie planu projektu, osi czasu lub mapy drogowej określającej kolejność zadań i ich terminy. Pomoże Ci to ustalić priorytety zadań i odpowiednio przydzielić zasoby — nie zapomnij jednak przekazać tych informacji członkom swojego zespołu!
Przykład: Zaprojektowanie witryny internetowej następuje przed fazą rozwoju, a stworzenie treści — przed publikacją.
4. Przypisz obowiązki
Przydzielaj zadania w kolejności chronologicznej na podstawie umiejętności i doświadczenia członków zespołu. Weź pod uwagę indywidualne umiejętności i kompetencje pracownika i deleguj zadania odpowiadające jego mocnym stronom.
Takie podejście pomaga również podnieść morale i motywację, ponieważ członkowie zespołu czują się pewniej i kompetentniejsi, gdy pracują nad zadaniami, w których są wybitni.
Wykorzystując wyjątkowe umiejętności każdego członka zespołu, możesz zmaksymalizować produktywność i osiągnąć lepsze wyniki.
Przykład: Przydzielenie zadania projektowania grafikowi specjalizującemu się w projektowaniu interfejsów użytkownika, a zadań związanych z treścią autorowi.
5. Ustal terminy
Ustal realistyczne harmonogramy i daty wykonania zadań. Ustalając możliwe do osiągnięcia terminy, Ty i Twój zespół możecie ustalić priorytety w pracy i trzymać się planu. Jeśli zrobi się to dobrze, można zapobiec odkładaniu zadań na później i wypaleniu zawodowemu w zespole oraz ustalić rozsądne oczekiwania interesariuszy.
Jest kilka rzeczy, które należy wziąć pod uwagę przy ustalaniu terminów. Należą do nich złożoność zadań lub produktów końcowych, dostępne zasoby oraz wszelkie wąskie gardła i przeszkody, które mogą pojawić się i uniemożliwić osiągnięcie kamieni milowych projektu.
Biorąc pod uwagę te czynniki, możesz zachować elastyczność i stworzyć realistyczny harmonogram, który pozwoli na uniknięcie nieoczekiwanych opóźnień, a jednocześnie zapewni dotrzymanie terminów.
Przykład: Ustalenie terminu zakończenia projektu na dwa tygodnie przed stworzeniem treści i na cztery tygodnie przed rozpoczęciem prac rozwojowych lub testowania — aby dotrzymać terminu realizacji całego projektu.
6. Współpraca i komunikacja
Wykorzystaj narzędzia do zarządzania projektami z funkcjami takimi jak automatyzacja, czat i udostępnianie plików, aby zapewnić bezproblemową współpracę.
Funkcja udostępniania plików Dropbox umożliwia członkom zespołu łatwe dzielenie się dokumentami, obrazami i innymi plikami związanymi z projektem. Dzięki temu nie ma potrzeby wysyłania długich łańcuchów wiadomości e-mail ani korzystania z skomplikowanych systemów przechowywania plików, co pozwala każdemu na łatwy i szybki dostęp do potrzebnych informacji.
Przykład: Korzystanie z narzędzia, które umożliwia członkom zespołu komunikowanie się, udostępnianie makiet projektowych i przekazywanie opinii w czasie rzeczywistym.
7. Monitoruj postęp
Bądź na bieżąco ze stanem projektu, regularnie monitorując realizację zadań i ogólny postęp projektu.
Monitorując realizację zadań, możesz zidentyfikować potencjalne przeszkody lub opóźnienia, które mogą utrudniać postęp. Dzięki temu możesz działać proaktywnie, a nie reaktywnie, rozwiązując problemy i dbając o to, aby projekt przebiegał zgodnie z planem.
Ponadto śledzenie całościowych postępów pozwala uzyskać jasny obraz tego, jak blisko jesteś osiągnięcia ostatecznego celu. Informacje te mogą zostać wykorzystane do podejmowania świadomych decyzji dotyczących alokacji zasobów, harmonogramów dostaw i priorytetów.
Przykład: Przeprowadzanie cotygodniowych przeglądów wykonanych zadań, identyfikowanie wyzwań i w razie potrzeby dostosowywanie harmonogramu.
8. Adaptowalność
Bądź otwarty na zmiany w miarę rozwoju projektu, biorąc pod uwagę nieprzewidziane wyzwania. Problemy mogą pojawić się niespodziewanie i pierwotny plan może wymagać dostosowania lub zmiany, aby zapewnić ciągły sukces projektu.
Dzięki zachowaniu elastyczności i wykorzystaniu oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak Dropbox, możesz stawić czoła wszelkim przeszkodom, jakie staną na Twojej drodze, i znaleźć kreatywne rozwiązania pozwalające poradzić sobie z niepowodzeniami. Akceptacja zmian i gotowość do wprowadzania niezbędnych zmian może ostatecznie przyczynić się do bardziej udanego i efektywnego wyniku projektu.
Przykład: Podejmowanie proaktywnych działań w przypadku nieoczekiwanych opóźnień w projektowaniu lub rozwoju — elastyczne dostosowywanie harmonogramów i realokacja zasobów.
Korzyści ze stosowania przepływu pracy zarządzania projektami
Oto kilka powodów, dla których Dropbox jest idealnym narzędziem do zapewniania, że przepływy pracy zarządzania projektami przynoszą czyste i produktywne wyniki biznesowe:
- Zwiększenie wydajności: narzędzia do zarządzania projektami pomagają zespołom pracować wydajniej, usprawniając komunikację, współpracę i udostępnianie plików
- Odpowiedzialność: Dropbox ułatwia śledzenie postępu zadań i wymaganie od członków zespołu odpowiedzialności za ich pracę
- Łatwa komunikacja: narzędzia do współpracy Dropbox ułatwiają członkom zespołu komunikowanie się ze sobą zarówno w biurze, jak i poza nim
- Szybkie sprinty i harmonogramy projektów: Szablon planu projektu Dropbox Paper pomaga zespołom utrzymać się na właściwej drodze i dotrzymywać terminów, zapewniając przejrzysty przegląd postępów projektu
- Dostosuj się do zmieniających się potrzeb: Łatwa współpraca nad treścią ułatwia dostosowywanie się do zmieniających się wymagań projektu, umożliwiając zespołom szybkie i łatwe wprowadzanie zmian w przepływach pracy
Popraw efektywność zarządzania projektami
Dobrze ustrukturyzowany przepływ pracy w ramach zarządzania projektami jest niezbędny dla każdego rodzaju projektu i każdej firmy, bez względu na jej wielkość.
Postępując zgodnie z krokami opisanymi w tym artykule, możesz utworzyć przepływ pracy, który pomoże Ci zwiększyć wydajność, odpowiedzialność, komunikację i produktywność. Zestaw narzędzi Dropbox do zarządzania projektami pomoże Ci wdrożyć przepływ pracy i przekroczyć cele projektu.
Poznaj odpowiednie narzędzia i funkcje, aby tworzyć efektywne przepływy pracy w zakresie zarządzania projektami, które przynoszą rezultaty.
