Czym są umiejętności miękkie w pracy?

Czym są kompetencje miękkie?

Zatrudnienie najbardziej doświadczonego kandydata może wydawać się najlogiczniejszą i najrozsądniejszą decyzją, jednak na dobrego członka zespołu składa się znacznie więcej niż kwalifikacje i doświadczenie. Zrozumienie różnicy między umiejętnościami miękkimi a twardymi oraz powodu, dla którego umiejętności miękkie są absolutnie niezbędne, ma kluczowe znaczenie w tworzeniu silniejszego i wydajniejszego zespołu.

W miarę dynamicznego rozwoju firmy tradycyjne rozumienie koncepcji kariery zmienia się i przekształca, coraz częściej stawiając na pierwszym miejscu uniwersalne umiejętności, które można wykorzystać na dowolnym stanowisku i w dowolnej firmie.

Przez długi czas umiejętności twarde były postrzegane jako bardziej profesjonalne, a te miękkie traktowane były jak „wypełniacze przestrzeni” w CV. Badania wykazały jednak, że w dzisiejszych czasach specjaliści ds. zasobów ludzkich przy wyborze idealnego kandydata cenią bardziej umiejętności miękkie niż twarde.

Umiejętności twarde są mierzalne i „namacalne” i, mimo że mają bardzo duże znaczenie na każdym stanowisku, nie są jedynymi cechami, które składają się na dobrego pracownika. Odnoszą się one do zdolności i dziedzin specjalistycznych takich jak, na przykład, matematyka, czytanie ze zrozumieniem, płynność językowa czy obsługa komputera.

Z drugiej strony umiejętności miękkie to te cechy osobowości, których nie da się tak łatwo zmierzyć, ale w miejscu pracy i poza nim są równie ważnie (jeśli nie bardziej). Odwołują się one do zachowania, postawy i wartości.

Podczas gdy umiejętności twarde mają większy wpływ na samą wykonywaną przez Ciebie pracę, umiejętności miękkie pomagają rozwijać relacje międzyludzkie oraz poczucie kultury i jedności w miejscu pracy. Umiejętności miękkie z pewnością mają więc pozytywny wpływ na jakość wykonywanej pracy, zwłaszcza w ramach współpracy.

Które umiejętności miękkie są najważniejsze?

Umiejętności miękkie to coś więcej niż zdolności interpersonalne i pozytywne nastawienie. Wymienione poniżej kluczowe umiejętności miękkie mogą się wzajemnie przenikać i opierać się na wspólnych zasadach oraz znajdować zastosowanie w podobnych sytuacjach. Nie ma jednej najważniejszej umiejętności miękkiej, a ich lista stale się wydłuża. Przedstawiamy jednak niektóre z najcenniejszych cech, którymi warto się wykazywać w nowoczesnym miejscu pracy:

1. Inteligencja emocjonalna

Inteligencja emocjonalna obejmuje szereg cech kojarzonych z umiejętnościami miękkimi: od rozwiązywania konfliktów po zdolności interpersonalne, samoświadomość, współczucie i empatię.

Osoby z wysokim współczynnikiem inteligencji emocjonalnej mają zdolność do interpretowania i rozumienia emocji, a także do zarządzania nimi – mówimy tu zarówno o własnych emocjach, jak i tych przeżywanych przez innych. Mogą one radzić sobie z presją, a także pomagać innym czuć się swobodnie. Takie osoby rozumieją również, jak ich zachowanie wpływa na ich otoczenie. Zdolność nawiązywania bliskich relacji jest umiejętnością miękką, która może poprawić wydajność Twojego zespołu.

Na dużą część inteligencji emocjonalnej składają się również doskonałe umiejętności słuchania. Aktywne słuchanie zachęca do otwartej, produktywnej komunikacji w miejscu pracy i sprawia, że wszyscy czują się zauważeni, zrozumiani i docenieni.

2. Komunikacja

Umiejętności komunikacyjne są kluczowe w miejscu pracy – nie tylko dlatego, że stwarzają otwarte i przyjazne środowisko pracy, ale także dlatego, że sprawiają, że zadania są jasne i realizowane są w skupieniu.

Zespół, który umie się odpowiednio komunikować, będzie bardziej wydajny i lepiej zorganizowany, a jego członkowie będą chętniej angażować się w realizację pomysłów swoich współpracowników. Umiejętności komunikacyjne to nie tylko dar przekonywania; wykraczają one daleko poza komunikację werbalną. Zdolność do łatwego, jasnego i zwięzłego przekazywania złożonych konceptów i ważnych informacji (zarówno w mowie i piśmie, jak i w inny sposób) zminimalizuje błędy i podniesie efektywność zespołu.

Dobra współpraca bez sprawnej komunikacji po prostu nie jest możliwa. Jest to szczególnie ważne, ponieważ zdalne, cyfrowe środowiska pracy stają się coraz bardziej powszechne; silne kompetencje interpersonalne pomagają integrować ludzi, nawet jeśli pracują zdalnie. Narzędzia takie jak Dropbox mają ułatwiać i usprawniać współpracę i komunikację, jednak kluczowe jest zapewnienie, aby osoby korzystające z tych narzędzi dysponowały odpowiednimi umiejętnościami interpersonalnymi. Jest to szczególnie ważne w środowisku Virtual First, a przekazanie swoich myśli może być trudne.

3. Praca zespołowa i szacunek

Bycie dobrym graczem zespołowym oznacza wykraczanie poza schematy w celu osiągnięcia wspólnych celów zespołu. Oznacza to również, że odkładasz własne potrzeby na bok i zaczynasz wykazywać szczerą troskę o tych, z którymi współpracujesz, podejmując wszelkie możliwe kroki, by Twój zespół pracował płynnie i sprawnie, a także stawiając interesy zespołu ponad własnymi. Gracze zespołowi są otwarci, szczerzy i lojalni wobec siebie oraz mogą na sobie polegać.

Wzajemny szacunek między Tobą a Twoimi współpracownikami jest absolutnie niezbędny. Obejmuje on poszanowanie dla różnych poglądów i opinii, a także szacunek wobec obowiązków innych pracowników oraz dla swojej własnej pracy. W miejscu pracy, w którym nie ma szacunku, nie można wykonywać pracy godnej szacunku.

4. Elastyczność i kreatywność

Umiejętność dostosowania się do nowych warunków i wyzwań jest niezwykle cenną cechą. Niezależnie od stanowiska, firmy czy branży, zawsze powinno się oczekiwać nieoczekiwanego i mieć w sobie elastyczność potrzebną do dostosowania się do nowych warunków. Bez względu na to, czy chodzi o przyzwyczajenie się do nowej technologii, systemów lub organizacji, czy po prostu o nowy projekt, wszechstronność jest kluczem do sukcesu zespołu.

Kreatywność jest równie ważna w ciągle zmieniającym się środowisku biznesowym. Umiejętność nieszablonowego myślenia i opracowywania strategii w zakresie innowacyjnych koncepcji i pomysłów czyni z Ciebie niezawodnego, wartościowego członka każdego zespołu. Niektóre problemy wymagają nowych rozwiązań, a kreatywność jest siłą napędową innowacji i postępu. Zespół kreatywnych myślicieli to zespół dobrze przygotowany do rozwoju i wzrostu.

5. Rozwiązywanie problemów i myślenie krytyczne

Umiejętność rozwiązywania problemów, idąca w parze z elastycznością i kreatywnością, oznacza zdolność do analizowania problemów i podejmowania natychmiastowych, logicznych działań w celu ich rozwiązania. Wiedza, że Twój zespół jest gotowy i zdolny do opracowania strategii produktywnych i racjonalnych rozwiązań nieoczekiwanych problemów, zwiększy Twoje zaufanie w miejscu pracy i pomoże Ci stawić czoła trudnym przeszkodom bez stresu i obciążenia.

Zdolność do dokładniejszego przyjrzenia się problemom, a także do logicznej i systematycznej analizy i oceny związanych z nimi szczegółów pozwoli Ci zawsze wypracować najlepsze możliwe rozwiązanie. Myślenie krytyczne pozwala natomiast na prześwietlenie problemu z każdej strony, co wyklucza ryzyko podjęcia decyzji pod wpływem instynktu bądź intuicji.

6. Przywództwo

Niezależnie od konkretnego stanowiska lub pozycji w hierarchii firmy, umiejętności przywódcze są niezbędne na każdym stanowisku. Chcesz, aby Twój zespół był zmotywowany, zaangażowany i zorientowany na cel, a także chcesz wspierać jego rozwój. Jeśli zadbasz o to, aby każdy członek Twojego zespołu dysponował silnymi umiejętnościami przywódczymi, zyskasz pewność, że możesz polegać na każdym, kto przejmie kontrolę.

Zatrudniając nowego członka zespołu, chcesz widzieć go w swoich dalekosiężnych planach biznesowych. Chcesz stworzyć zespół, który jest chętny i gotowy do rozwoju oraz który ma do tego odpowiednią przestrzeń i właściwe narzędzia.

Dobry lider nie tylko wydaje polecenia, ale także inspiruje i motywuje swój zespół oraz troszczy się o tych, którzy pracują z nim i dla niego. Przywództwo nie dotyczy wyłącznie szefów, menedżerów czy przełożonych. Osoba posiadająca umiejętności przywódcze może przejąć odpowiedzialność i władzę nawet nad tymi najmniejszymi projektami lub zadaniami.

7. Zarządzanie czasem i organizacja

Świadomość, że możesz zaufać swojemu zespołowi, że szybko i dokładnie wykona konkretne zadanie, jest niezwykle ważna. Zarządzanie czasem to nie tylko punktualne przychodzenie do pracy i realizowanie zadań w terminie – to również umiejętność nadawania priorytetów, planowania i wykorzystywania czasu w jak najlepszy możliwy sposób. Zarządzanie czasem nie tylko poprawi produktywność i wydajność, ale będzie miało także pozytywny wpływ na jakość wykonywanej pracy.

Chaos nigdy nie jest dobry w żadnym środowisku pracy – bez względu na to, czy chodzi o biuro, przestrzeń cyfrową, czy nasze umysły. Bycie zorganizowanym oznacza umiejętność efektywnego zarządzania nie tylko przestrzenią wokół nas, ale także czasem i zadaniami. Dobrze zorganizowana osoba będzie umiała stworzyć system zwiększający wydajność i z łatwością się do niego dostosuje, dzięki czemu nie pozwoli przytłoczyć się pracą i zachowa porządek w różnego rodzaju procesach.

8. Motywacja i etyka pracy

Chcesz mieć pewność, że Ty i Twoi współpracownicy wykonujecie swoją pracę jak najlepiej. W tym celu musisz rozumieć, wspierać i wykorzystywać motywację osób, z którymi pracujesz.

Na przykład wysoko wykwalifikowany programista może wydawać się wartościowym pracownikiem, ale dopóki nie będzie się czuł zmotywowany, dopóty jego prawdziwy potencjał nie zostanie uwolniony.

Na motywację mogą i powinny mieć wpływ zarówno osiągnięcia osobiste, jak i zawodowe. Musisz mieć pewność, że to, co Twój zespół robi, jest dla niego naprawdę ważne. Jeśli jego członkowie nie podchodzą do swojej pracy z ogromnym zaangażowaniem i nie poświęcają się szerszym celom zespołu i całej firmy, nie będą wykonywać swoich zadań w możliwie najlepszy sposób.

Etyka pracy jest bardzo podobna do motywacji. Osoby mogące pochwalić się wysoką etyką pracy lubią to, co robią, oraz rozumieją i akceptują swoje obowiązki. Są zdyscyplinowane, skoncentrowane i zawsze profesjonalnie podchodzą do zadań. Etyka pracy i motywacja sprowadzają się do zrozumienia, że ciężka praca się opłaca oraz do wkładania jak największego wysiłku w każde najmniejsze zadanie.

Umiejętności miękkie a ciężka praca

Wymieniliśmy tylko niektóre z wielu ważnych umiejętności, które mogą przyczynić się do osiągnięcia ogromnego sukcesu zawodowego.

Nie ma znaczenia, jak dobrze dana osoba potrafi wykonywać określone zadanie. Jeśli nie ma ona umiejętności miękkich, nie będzie wartościowym członkiem zespołu. Umiejętności miękkie przydają się nam, gdy chcemy zrozumieć zamiary i plany firmy, zdefiniować cele określonych zadań, przedstawić pomysły i wysłuchać opinii innych, wspierać otwarte i bezpieczne środowisko pracy, a także umożliwiać pracownikom osiągnięcie ich pełnego potencjału.

Nie chodzi o to, że umiejętności specjalistyczne nie są ważne, ale jeśli ktoś nie ma dużych umiejętności miękkich, wiedza specjalistyczna raczej mu się nie przyda.

Jeśli jesteś rekruterem, pamiętaj by w ofertach pracy lub pytaniach kwalifikacyjnych zawsze brać pod uwagę takie umiejętności i jasno sygnalizować, że są one nie mniej ważne niż doświadczenie i wiedza. Upewnij się, że czytając list motywacyjny, oceniając CV lub przeprowadzając rozmowę kwalifikacyjną, szukasz czegoś więcej niż kwalifikacji i umiejętności bezpośrednio związanych z danym stanowiskiem. Sprawdź również zdolności interpersonalne, postawę i wartości kandydata.

Zatrudnianie pracowników z uwzględnieniem ich umiejętności miękkich zaowocuje stworzeniem wszechstronnego, wydajnego, produktywnego i entuzjastycznie nastawionego do pracy zespołu, w którym każdy czuje się doceniony i godny zaufania.

Wykorzystywanie umiejętności miękkich online

Wydaje się, że umiejętności miękkie przydają się tylko w bezpośrednich kontaktach, ale istnieje wiele sposobów na rozpoznanie i wykorzystanie ich podczas pracy zdalnej i online. Jako że praca zdalna staje się coraz bardziej powszechna w firmach na całym świecie, potrzeba umiejętności miękkich, które usprawniają współpracę online, staje się ważniejsza niż kiedykolwiek.

Bez względu na to, czy chodzi o tworzenie efektywnych systemów plików, korzystanie z narzędzi w celu ułatwienia zarządzania zadaniami czy zachęcanie do swobodnej komunikacji w zespole, Dropbox ułatwia wydajną współpracę online, pozwalając Ci na wykorzystanie umiejętności miękkich.