Como uma empreiteira mantém tudo sob controle

Desafio: Organização acessível para milhares de projetos

Fundada em 2010, a Centric Build é uma empreiteira na cidade de Kansas cujos projetos abrangem tanto inovações técnicas e resolução de problemas quanto metragens quadradas e plantas baixas. A empresa conta com ferramentas simples e confiáveis para manter todos organizados, seja no escritório ou no canteiro de obras.

A Centric se orgulha de dizer "sim" quando outras empresas dizem "não". A empresa se envolve em projetos pioneiros que impulsionam o movimento social. Seja a casa de uma família ou um edifício comercial, cada projeto requer a colaboração de uma equipe grande, incluindo gerentes, projetistas e empreiteiros.

Desde o início, a Centric visa uma cultura aberta, flexível e ágil que possa se adaptar às necessidades dos clientes. A empresa também queria uma versão baseada em nuvem de um servidor onde pudesse organizar todos os arquivos e acessá-los de qualquer dispositivo. O Dropbox foi a solução certa desde o início e, 12 anos depois, uma Centric muito maior ainda usa o Dropbox para manter milhares de projetos organizados, sincronizados e seguros.

Solução: sincronização, compartilhamento e armazenamento de arquivo seguros

Cerca de 90 funcionários utilizam atualmente o Dropbox, incluindo oito engenheiros e 45 gerentes de projeto. Que tipo de arquivos esses funcionários armazenam e compartilham pelo Dropbox? Todo tipo: orçamentos, faturas, desenhos de construção, folhas de horas de funcionários e muito mais. Assim que a Centric fecha um contrato, o administrador do projeto cria uma pasta do projeto com até 20 subpastas para itens como orçamentos, desenhos, contratos, cronogramas e relatórios de segurança. O administrador então estabelece a equipe do projeto, incluindo o gerente de projeto, o engenheiro e o superintendente, e concede a eles o acesso a essa pasta.

As versões de arquivo podem se multiplicar em projetos de equipe, mas o Dropbox resolve isso com seu recurso de sincronização. Quando uma pessoa na Centric abre um arquivo, ela vê quem mais está trabalhando no mesmo arquivo e evita salvar algo por cima do trabalho da outra pessoa.

O Dropbox ajuda a compartilhar arquivos, mas nem todo arquivo deve ser amplamente compartilhado. Por exemplo, a maioria dos funcionários não deve ter acesso aos arquivos de RH nem às informações necessárias para as estimativas do projeto. O Dropbox mantém arquivos seguros por meio das permissões de arquivo, tudo isso enquanto dá a todos acesso aos arquivos de que precisam, promovendo uma cultura de trabalho contínuo.

A Centric também fornece links compartilhados do Dropbox para partes externas para compartilhar arquivos individuais, sem conceder acesso a uma pasta inteira. As pessoas de fora da organização veem exatamente o que precisam ver e nada mais.

Resultados: Aumento da organização e da eficiência

O uso do Dropbox na Centric aumentou com o crescimento da empresa, mas usar o Dropbox continua sendo algo simples como sempre, e a Centric está muito satisfeita com isso. O processo de organizar, acessar e compartilhar arquivos usando qualquer dispositivo ainda é o mesmo. E todos conhecem o Dropbox, o que facilita a integração de novas pessoas. O treinamento praticamente se resume a ilustrar a organização da pasta padrão do projeto e a localizar arquivos específicos, como modelos de previsão financeira.

Sem o Dropbox, a Centric não estaria tão organizada e provavelmente utilizaria a mesma estrutura antiga usada por outras empresas de construção: centenas de armários de arquivos espalhados por todo o perímetro do escritório. O Dropbox ajudou a Centric a reduzir o uso de papel, economizando tempo e dinheiro na impressão e no arquivamento de documentos. Ele também ajuda a economizar o tempo dos funcionários, que podem criar, acessar e compartilhar documentos de qualquer lugar, em um instante.

A Centric está sempre procurando melhorar, inclusive experimentando novos softwares. O Dropbox é o software com o qual a Centric permaneceu durante 12 anos, porque a empresa não tem motivos para mudar. Mesmo depois de adquirir uma ferramenta de gerenciamento de projetos, a Centric ainda organiza tudo no Dropbox, sabendo que tudo está em segurança.

No Dropbox, a Centric encontrou uma solução única para salvar todos os arquivos da empresa para todos os funcionários em todos os níveis.