Você está cansado de processos manuais que atrasam sua equipe? Descubra como a automação pode revolucionar a eficiência e a produtividade da sua empresa.
A automação está transformando a maneira como trabalhamos. Segundo a McKinsey, nos EUA, em 60% dos empregos, 30% ou mais das tarefas diárias poderiam ser automatizadas usando tecnologias atuais ou que estarão disponíveis em breve. Isso equivale a economizar um dia e meio de trabalho por semana.
Ao tirar proveito da automação, você não só se torna mais eficiente, produtivo e consistente, como também pode expandir seus negócios, mantendo-se ágil.
Neste guia, vamos explorar quais processos você deve automatizar e como fazer isso em seis etapas simples. Mas primeiro, vamos discutir por que você deveria automatizar os processos de negócios.
Por que devo automatizar processos manuais?
A transformação digital vai continuar em ritmo acelerado, e as empresas precisam se adaptar para acompanhar. Algumas das maneiras pelas quais a automação de processos de negócios beneficia equipes de todos os tamanhos e setores incluem:
- Maior eficiência e produtividade: redução significativa do tempo e esforço necessários para concluir tarefas manuais
- Vantagem competitiva: supere seus concorrentes entregando produtos ou serviços mais rapidamente e a um custo menor
- Redução de erros humanos: garanta maior consistência e precisão, e diminua a probabilidade de erros em tarefas anteriormente manuais, como entrada de dados, cálculos e relatórios
- Fluxos de trabalho simplificados: reduza os gargalos eliminando etapas desnecessárias, consolidando processos e facilitando uma melhor comunicação e colaboração
- Melhor conformidade: padronize os procedimentos de conformidade para garantir que sua empresa esteja em conformidade com as regulamentações e diretrizes relevantes do seu setor
De forma geral, a automatização de processos empresariais pode proporcionar uma melhor experiência ao cliente, aprimorar a tomada de decisões e reduzir as ineficiências.
Que processos devo automatizar?
Alguns dos processos que os usuários devem considerar automatizar incluem:
- Envio de arquivos e documentos
- Coleta de assinaturas eletrônicas
- Fazer backup de arquivos
- Sincronização entre dispositivos
- Compartilhamento de arquivos com prazo de validade: defina datas de expiração para seus links compartilhados para que você não precise revogar manualmente o acesso a arquivos e pastas
Além disso, considere tarefas que sejam urgentes, necessárias para conformidade e auditoria, ou significativas para o sucesso de outros processos ou sistemas como possíveis candidatas à automação.
Como automatizar processos: um guia passo a passo
1. Defina os resultados e objetivos desejados
Às vezes, seu objetivo com a automação pode não ser a eficiência: pode ser maior precisão, melhoria do moral dos funcionários, uma experiência de integração mais tranquila ou agregar valor ao produto ou serviço da sua empresa.
O primeiro passo para automatizar processos é simplesmente entender o que você deseja alcançar com essa mudança. Fazendo isso, você poderá definir prioridades que alimentarão uma estratégia sensata sobre como deseja abordar e executar sua automação.
Documente esses objetivos e guarde-os em um local acessível a todos os membros da sua equipe. Experimente o modelo de brainstorming do Dropbox Paper para desenvolver ideias ou criar um plano de projeto de automação abrangente com sua equipe. Esses documentos do Paper - e quaisquer outros arquivos e pastas compartilhados - serão armazenados com segurança no Dropbox, onde poderão ser facilmente compartilhados e acessados de qualquer dispositivo conectado.
Isso pode poupar tempo e esforço, pois os arquivos podem ser acessados e editados simultaneamente por vários usuários, eliminando a necessidade de compartilhamento manual de arquivos e controle de versão.
2. Identifique as tarefas manuais ou repetitivas que estão te atrasando
Analise e avalie seus processos atuais para identificar quais tarefas ou atividades exigem mais atenção prática da sua equipe do que o necessário.
É importante lembrar que nem todas as tarefas ou processos devem ser automatizados - os humanos ainda têm vantagem sobre a tecnologia em certas áreas, como verificações de qualidade e fornecimento de opiniões.
A automação se mostra mais eficaz em tarefas repetitivas e demoradas. Isso ocorre porque há menos variação nessas atividades e menos cenários para a ferramenta de automação se adaptar e aprender.
3. Mapeie seu processo
Visualizar como seu novo processo automatizado funcionará servirá como um documento de treinamento útil para colegas novos e antigos. Você deve obter contribuições de outras pessoas ao criar isso, especialmente daquelas que usarão esse processo regularmente.
Assim como você avaliaria um fluxo de trabalho que precisa ser otimizado, considere:
- as pessoas, as ferramentas ou os sistemas envolvidos
- As tarefas, etapas ou atividades necessárias para alcançar o resultado desejado do processo
- As informações necessárias para manter o processo automatizado em funcionamento
- O gatilho, a ação, o momento ou a condição que inicia o processo automatizado
- O resultado ou objetivo pretendido do processo automatizado
4. Implemente suas ferramentas de automação
Após definir suas necessidades, é hora de implementar seu software de automação.
Com o Dropbox, seus arquivos são sincronizados automaticamente entre dispositivos, garantindo que a versão mais atualizada de um arquivo esteja sempre acessível. Isso elimina a necessidade de transferências e atualizações manuais de arquivos, economizando tempo e reduzindo o risco de erros.
E isso não é tudo. O Dropbox oferece um conjunto completo de ferramentas e recursos de automação para ajudar você a manter o controle do seu trabalho:
- Mantenha-se organizado com filtros dinâmicos e categorização, classificação, nomeação e etiquetagem automáticas de pastas
- Automatize o rastreamento e a geração de relatórios de informações confidenciais com classificação de dados
- Otimize os fluxos de trabalho da equipe e reduza a troca de contexto com integrações que sincronizam automaticamente os dados entre as ferramentas
- Organize automaticamente o conteúdo de seus arquivos, aplicativos e guias com o Dropbox Dash, com tecnologia de inteligência artificial
- Personalize e envie formulários PDF comuns com facilidade
5. Reúna opiniões
Antes de implementar seu processo automatizado para toda a equipe, peça a opinião de um colega, supervisor ou alguém em uma posição semelhante à sua em outra equipe. Eles poderão analisar o processo com um olhar renovado e talvez apontar detalhes que você deixou passar.
O Dropbox facilita a coleta de opiniões, fornecendo uma plataforma colaborativa onde os membros da equipe podem acessar documentos e arquivos compartilhados sem esforço. Os usuários podem deixar comentários diretamente nos arquivos, facilitando discussões e sugestões em tempo real. Essa funcionalidade permite uma comunicação simplificada, garantindo que as opiniões sejam bem organizadas e estejam prontamente disponíveis.
Alternativamente, se sua equipe aprende melhor com recursos visuais do que com texto, você pode compartilhar uma captura de tela ou um vídeo do seu novo processo para revisão. Com o Dropbox Replay, seus colegas podem usar o recurso de revisão ao vivo para fazer anotações e fornecer opiniões em tempo real, em equipe.
Ou então, os membros da sua equipe podem fornecer anotações precisas em cada quadro, no seu próprio tempo, usando a função de revisão baseada em navegador - sem necessidade de software adicional, contas do Dropbox ou acesso especial para as partes interessadas.
6. Treine seus colegas
Assim que o novo processo estiver pronto para ser implementado, você deve fornecer treinamento para seus colegas e membros da equipe, pois essa mudança pode implicar em alterações de procedimentos, responsabilidades ou atribuições.
Não é aconselhável ministrar o treinamento muito cedo, caso o processo precise ser alterado após as opiniões. Você também não vai querer começar o treinamento depois que o processo antigo já tiver sido completamente eliminado e seus colegas estiverem tentando aprender o novo processo de automação na prática.
Em vez de depender de e-mails longos que podem ser ignorados ou difíceis de atualizar, considere criar guias ou tutoriais claros e de fácil acesso. Isso garante que sua equipe possa consultar o material constantemente e que os novos funcionários possam se familiarizar com o trabalho com o mínimo de esforço.
Otimize e automatize processos de negócios com o Dropbox
O Dropbox oferece um local centralizado para armazenar e organizar arquivos— um espaço onde você pode automatizar e otimizar processos para simplificar o trabalho e liberar tempo valioso.
Envie contratos digitais seguros, colete informações sem esforço e gere documentos em minutos. Aumente a eficiência operacional e otimize seu fluxo de trabalho automatizando ações em arquivos e sincronizando dados entre ferramentas.
