Como criar um fluxo de trabalho para gestão de documentos

Nesta era digital, empresas de diversos portes enfrentam o desafio de gerenciar e organizar volumes de documentos que não param de crescer. Um fluxo de trabalho para gestão de documentos bem estruturado é essencial para otimizar os processos de documentos das empresas e aumentar a colaboração e a produtividade.

Neste guia abrangente, explicaremos o conceito de fluxo de trabalho digital para gestão de documentos. Vamos mostrar como criar um fluxo eficiente que se adapte às necessidades da sua empresa e apresentar as vantagens de ter um sistema assim.

O que é um fluxo de trabalho para gestão de documentos?

É o processo sistemático de gerenciar documentos ao longo do ciclo de vida deles. Ele inclui várias etapas, como criação e alteração, armazenamento, distribuição, aprovação, implementação e retenção ou exclusão de documentos.

Um fluxo de trabalho permite que você organize seu tempo e aloque seus recursos de forma mais eficaz do que o processamento e gerenciamento aleatório de documentos. Você saberá quem é responsável por qual etapa do processo, e as tarefas se tornarão mais padronizadas, deixando pouco espaço para confusão.

Isso é diferente de um sistema de gerenciamento de documentos (DMS), que se concentra nos recursos e na tecnologia usados para armazenar e organizar documentos. Um fluxo de trabalho de gerenciamento de documentos, por outro lado, enfatiza os processos envolvidos na criação e no uso de documentos.

As vantagens de um fluxo de trabalho para gestão de documentos

Implementar um fluxo de trabalho para gestão de documentos abrangente gera inúmeras vantagens para as empresas:

• Melhora a colaboração: fluxos de trabalho simplificados facilitam a colaboração perfeita entre os membros da equipe, permitindo compartilhamento, edição e opiniões eficientes sobre documentos.

• Ajuda nos esforços de conformidade: um fluxo de trabalho bem definido garante o cumprimento dos requisitos legais e regulatórios, diminuindo o risco de não conformidade.

• Reduz as tarefas manuais: a automação do fluxo de trabalho libera tempo e recursos valiosos. Em vez de perder tempo com tarefas repetitivas, sua equipe poderá se concentrar em projetos estratégicos.

• Melhora o acesso aos documentos: fluxos de trabalho eficientes facilitam a busca e a recuperação de documentos e aumentam a produtividade geral.

• Aumenta a eficiência: fluxos de trabalho otimizados reduzem complicações e atrasos, aumentando a eficiência na organização.

Os elementos de um fluxo de trabalho para gestão de documentos

Um fluxo comum contém vários elementos importantes:

• Criação e modificação: documentos são criados, e alterações subsequentes são feitas. O controle de versão permite acompanhar as várias versões de um documento conforme as edições em tempo real.

• Armazenamento: os documentos são salvos com segurança em um local centralizado, como o armazenamento em nuvem, garantindo fácil acesso e recuperação.

• Distribuição e entrega: os documentos são compartilhados com as partes interessadas internas ou externas relevantes.

• Aprovação e opiniões: o documento é revisado e aprovado para garantir a precisão e a conformidade.

• Implementação e uso: os documentos aprovados são colocados em prática ou usados para a finalidade pretendida.

• Retenção e exclusão: os documentos ficam salvos pelo período exigido e são descartados com segurança quando deixarem de ser necessários.

Que tipo de empresa se beneficia de fluxos de trabalho para gestão de documentos?

Os fluxos de trabalho para gestão de documentos são vantajosos para todo tipo de setor e departamento. Veja abaixo alguns casos de uso comuns:

RH

Fluxos de trabalho simplificados facilitam o gerenciamento eficiente de registros de funcionários, contratos e outros documentos relacionados a RH.

Saúde

Os fluxos de trabalho de documentos garantem o armazenamento seguro e a fácil recuperação de prontuários médicos, resultados de testes e exames de imagem.

Setor jurídico

Com um sistema robusto de fluxos de trabalho, os escritórios de advocacia podem gerenciar documentos jurídicos, contratos e autos de processos com mais eficiência.

Finanças

Os fluxos de trabalho de documentos ajudam a processar documentos financeiros, faturas e relatórios de modo eficiente.

Vendas e marketing

As equipes de vendas podem acessar e compartilhar facilmente propostas de vendas, contratos e materiais de marketing.

Além desses setores específicos, os fluxos de trabalho para gestão de documentos beneficiam departamentos de empresas, como administração, cultura, fornecimento e logística.

Um guia passo a passo sobre como criar um fluxo de trabalho para gestão de documentos

Para criar um fluxo eficaz, siga estes passos importantes:

1. Avalie o processo atual

Comece avaliando o processo atual de gestão de documentos. Fale com colegas para reunir informações e identificar o que pode melhorar. Considere os diferentes elementos dos processos atuais do fluxo de trabalho e identifique complicações ou problemas de eficiência, como colaboração lenta ou armazenamento insuficiente. Adaptar o fluxo de trabalho às necessidades específicas da equipe é o segredo para o sucesso.

2. Escolha a ferramenta certa

Depois de identificar o que pode melhorar, escolha a melhor ferramenta de gestão de documentos para a organização.

Uma plataforma centralizada como o Dropbox oferece uma solução abrangente para criar, editar, armazenar e compartilhar diferentes tipos de documentos em um local seguro. Recursos de segurança aprimorados e permissões de documentos garantem a proteção de informações confidenciais.

3. Implemente o fluxo de trabalho

Você já escolheu a ferramenta certa, então agora é hora de colocar em prática o fluxo de trabalho escolhido.

O ideal é que o processo de configuração seja rápido e tranquilo, permitindo uma transição tranquila. A ampla seleção de integrações do Dropbox facilita a implementação do seu fluxo de trabalho de documentos com as ferramentas que você já usa.

4. Itere e melhore

Quando a equipe começar a seguir o novo fluxo de trabalho, acompanhe a eficácia dele e faça os ajustes necessários para otimizar o desempenho.

Isso pode ser feito com recursos como Enviar e acompanhar, que oferecem rastreamento e análise de compartilhamento de arquivos. Você receberá notificações diárias por e-mail detalhando quantas vezes seus documentos foram visualizados e terá acesso a análises avançadas de compartilhamento, como quando e onde seu arquivo foi visualizado e por quanto tempo. Ao usar essa funcionalidade, você pode identificar áreas que podem ser melhoradas e fazer alterações para melhorar a eficiência do fluxo de trabalho.

A otimização do fluxo de trabalho é um processo contínuo, não uma tarefa única. Enquanto a equipe se familiariza com o fluxo de trabalho novo, talvez seja preciso fazer outros ajustes, e esse trabalho deve ser coletivo. Com proatividade e a busca contínua por formas de melhorar o fluxo de trabalho, você ajudará sua equipe a trabalhar com mais eficácia.

5. Acelere as tarefas manuais

O Dropbox oferece vários recursos para otimizar tarefas manuais e aumentar a produtividade:

• Edição de PDF: digitalize documentos em papel e converta-os em PDFs editáveis para facilitar a edição e a colaboração.

• Assinatura eletrônica: envie documentos para assinatura eletrônica diretamente da sua conta do Dropbox.

• Pesquisa de IA: o Dropbox Dash permite uma pesquisa eficiente em arquivos para obter informações relevantes, mesmo que o nome do arquivo seja desconhecido. Encontre conteúdo instantaneamente em todos os seus aplicativos e guias conectados no seu desktop e navegador.

• Controle de versão: o Dropbox armazena automaticamente todas as versões anteriores de um arquivo, para que você possa visualizar as alterações e reverter para uma versão anterior.

Melhores práticas do fluxo de trabalho para a gestão de documentos

Além de implementar um fluxo de trabalho, considere estas melhores práticas para gerenciar documentos com eficiência.

Use recursos de segurança avançados

Garanta a confidencialidade de documentos sensíveis aproveitando medidas de segurança robustas. O Dropbox usa criptografia avançada para manter seus documentos seguros, e você pode definir permissões extras para documentos e proteger arquivos com senha para restringir o acesso.

Faça a integração com o sistema de gestão de documentos

Aumente a eficiência do fluxo de trabalho integrando a ferramenta com seu sistema atual de gestão de documentos. Assim, você poderá acessar documentos com mais facilidade, conduzir processos de aprovação mais rápidos e melhorar a colaboração entre os membros da equipe.

Isso também diminuirá o vai e volta entre aplicativos e softwares, resultando em menos erros.

Desenvolva políticas e procedimentos

Estabeleça políticas e procedimentos claros para instruir os membros da equipe sobre como usar o fluxo de trabalho da maneira mais eficiente. Descreva etapas padronizadas para criação, armazenamento, acesso e compartilhamento de documentos importantes dentro da equipe e com partes interessadas internas e externas.

Os procedimentos devem incluir instruções claras sobre como enviar e categorizar documentos, buscar e recuperar arquivos e rastrear alterações.

Treine os membros da equipe

Faça sessões de treinamento prático para ajudar os membros da equipe a entender e seguir o novo fluxo de trabalho.

O treinamento deve ser abrangente e abordar as principais etapas de criação, armazenamento, compartilhamento, arquivamento ou exclusão dos documentos. Exemplos práticos podem ajudar a equipe a entender como o processo ocorrerá nas tarefas diárias.

Sessões de acompanhamento, guias e tutoriais acessíveis e reuniões frequentes também podem ser usados para abordar desafios ou ideias novas.

Faça o fluxo de trabalho funcionar para você

Um fluxo de trabalho para gestão de documentos bem estruturado é essencial para fazer o seu sistema funcionar da melhor maneira possível.

O Dropbox é a plataforma centralizada ideal para armazenar e gerenciar os arquivos dos seus projetos, além de colaborar com a equipe e reunir as opiniões dela. Use os recursos abrangentes que o Dropbox oferece para agilizar os processos de documentos, melhorar a colaboração e impulsionar o sucesso da sua empresa.