A principal função do Departamento de Recursos Humanos (RH) é cuidar de pessoas, o que acaba fazendo com que a equipe lide com muitos documentos. Por isso, é preciso ter um plano de gestão de documentos, seja em um computador ou na vida real.
Organizar documentos não é tão divertido, mas é possível automatizar muitas etapas do processo. Com um bom plano, você não perderá mais tempo em tarefas simples e não precisará se preocupar com questões jurídicas.
Vamos elaborar estratégias?
O que é gestão de documentos de RH?
É monitorar todos os documentos e arquivos da empresa. Envolve todo o processo de criar, arquivar, classificar, salvar, encontrar (ou excluir) os documentos de RH.
Todas essas tarefas de gestão de documentos devem ser realizadas para garantir a segurança e a conformidade das informações da empresa, seja ela pequena ou multinacional.
Por que a gestão de documentos de RH é importante?
Com uma boa gestão de documentos, você pode pesquisar, armazenar e gerenciar arquivos de funcionários com tranquilidade. É o par perfeito do armazenamento seguro de documentos e representa uma revolução dos processos de RH.
Manter documentos precisos, acessíveis e seguros ajuda a equipe a saber onde encontrar as informações necessárias sobre direitos e deveres. Hoje, os sistemas baseados em nuvem são a principal forma de fazer isso.
As pessoas também terão mais certeza de que os dados pessoais sigilosos delas estão seguros se você implementar um sistema robusto de gestão de documentos de RH, contribuindo para o bem-estar geral.
Por que usar um sistema de gestão de documentos de RH?
Um bom sistema de gestão realiza muitas tarefas automaticamente, economizando tempo. É como se você tivesse um assistente administrativo automatizado que ajuda em tarefas como:
- Aumento da produtividade: um sistema de gestão de documentos permite buscar os arquivos de que você precisa em vez de sair procurando em várias pastas, aplicativos ou abas.
- Centralização e agilidade: as ferramentas de gestão de documentos de RH mantêm os arquivos em um único lugar, facilitando o acesso.
- Acompanhamento e relatórios: é possível acompanhar e gerar relatórios sobre informações confidenciais automaticamente, proporcionando conformidade e ajudando você a cumprir todos os padrões regulatórios importantes com facilidade.
- Manutenção da segurança: nossos recursos de segurança de alto nível protegem os dados, inclusive com backups para seus dispositivos.
- Compartilhamento de arquivos e pastas: é possível proteger documentos com senha ou gerenciar o acesso com controles de compartilhamento de arquivos e pastas, interna ou externamente.
Aumente a eficiência, proporcione conformidade e proteja dados confidenciais com facilidade: esses são apenas alguns dos motivos para usar o Dropbox como a solução definitiva de gestão de documentos de RH.
Como configurar um sistema de gestão de documentos de RH
1. Identifique os documentos relevantes
Seus colegas de trabalho de outros departamentos não precisam acessar os arquivos de RH. E não é porque você trabalha nesse departamento que precisa ver todos os documentos da empresa.
Mapeie os diferentes tipos de documento de RH que a organização usa, como:
- documentos sobre funcionários, inclusive materiais de integração ou manuais
- contratos de trabalho
- políticas da empresa
- prontuários médicos e registros de deficiência
- solicitações de férias
- registros de folha de pagamento
- Materiais de treinamento
- documentos de contratação, como anúncios de vaga, currículos de candidatos e notas de entrevistas
- registros e materiais de funcionários novos
- avaliações de desempenho
- informações salariais
- informações sobre benefícios
Dependendo da área, a empresa pode lidar com muitos outros tipos de documento digital de RH, como protocolos de segurança ou materiais de treinamento de produtos. Por isso, este é só um guia geral.
2. Definas as necessidades de acesso
Não é todo mundo da empresa que precisa ter acesso aos documentos de RH. Na hora de gerenciá-los, faça estas considerações:
- Quem tem acesso? Todo mundo? Gerentes? Apenas o RH?
- Essas pessoas usam os arquivos com frequência ou de vez em quando? Quando precisam deles com mais frequência?
- Como acessam os arquivos? Na mesa, em trânsito ou em dispositivos móveis?
- Editam ou só visualizam?
Em resumo, considere quem precisa do quê, quando e como manter os documentos seguros. Essa etapa é importante para garantir que as pessoas tenham acesso apenas ao que precisam.
3. Defina os requisitos de segurança
Esta parece a etapa 1, mas com uma diferença. Aqui, a conformidade é fundamental. Pergunte-se:
- O arquivo contém informações protegidas por lei, como prontuários médicos?
- É preciso guardar o arquivo por um período específico?
Depois de entender essas informações, defina as regras com seguindo estes passos:
- Proteja os arquivos com senha
- Mantenha um controle rígido sobre o compartilhamento de arquivos
- Acompanhe todas as transferências com relatórios de atividade
- Valide os dados e mantenha uma trilha de auditoria transparente
Ao definir as necessidades de segurança, você garante a proteção e a conformidade dos documentos, proporcionando tranquilidade na gestão dos arquivos.
4. Comunique a estratégia aos colegas
Está quase no final, mas lembre-se: sistemas de gestão de documentos de RH só funcionam quando as equipes colaboram e os mantêm atualizados. É fundamental que todo mundo esteja ciente de seu papel e suas responsabilidades.
Também é importante manter tudo em um único lugar para facilitar o uso, ajudando a promover um ambiente de colaboração e simplificando ainda mais os fluxos de trabalho de documentos.
No caso de arquivos importantes, use vídeos ou gravações de tela para adicionar contexto.
Melhores práticas para gestão de documentos de RH
Antes de mais nada, incorpore essa estratégia eficiente no fluxo de trabalho de RH.
Depois, apresente a estratégia para os funcionários o mais rápido possível e providencie um treinamento durante a fase de integração.
Além disso, é essencial implementar backups automáticos para os arquivos mais importantes.
Não se esqueça também de verificar os arquivos uma vez por ano para confirmar que o plano está funcionando bem. É sempre bom ficar no controle de tudo e fazer ajustes de vez em quando.
Gestão de RH segura e descomplicada
Se você trabalha na área de RH, o Dropbox pode ajudar. O segredo é facilitar a gestão, o armazenamento ou o compartilhamento de documentos e oferecer as ferramentas certas para agilizar as tarefas diárias da equipe.
As equipes de RH podem ter acesso até mesmo a estatísticas ou dados analíticos sobre compartilhamento. Assim, você poderá ver quem usou ou visualizou os documentos importantes que foram compartilhados. É muito útil.
Gestão de RH segura e descomplicada.
