Os profissionais de RH gerenciam uma série de tarefas, desde a integração e o engajamento de novos funcionários até o gerenciamento de dados de funcionários e avaliações de desempenho. Cada processo é vital.
No entanto, sem uma abordagem bem estruturada, esses processos essenciais de RH podem se tornar complexos demais, levando à baixa motivação dos funcionários, maiores taxas de rotatividade e diminuição da produtividade. A gestão ineficaz em qualquer uma dessas áreas pode impactar significativamente a retenção de talentos e o sucesso geral da sua empresa.
Felizmente, um fluxo de trabalho de RH eficaz, que utilize ferramentas digitais inteligentes e automação, pode otimizar essas tarefas e aumentar a eficiência.
O que é um fluxo de trabalho de RH?
Um fluxo de trabalho de RH é um sistema que simplifica as tarefas e os processos regulares de RH. Pode ser um conjunto de etapas que você segue para concluir uma tarefa específica, como contratar novos funcionários. Também pode ser uma abordagem abrangente que inclua toda a trajetória do funcionário dentro da sua empresa.
Ao criar um fluxo de trabalho adequado à sua organização, você pode identificar gargalos consistentes em tarefas recorrentes. Por exemplo, esperar que os novos contratados assinem contratos pode atrasar o processo de integração. Reconhecer esses atrasos permite que você encontre as ferramentas certas para agilizar - ou até mesmo automatizar - essas tarefas. Essa abordagem ajuda você a se tornar mais eficiente e produtivo, garantindo um funcionamento mais tranquilo dentro do seu departamento de RH.
Um bom fluxo de trabalho de RH pode:
- Reduzir erros
- Reduzir os processos baseados em papel
- Agilizar o processo de aprovação
- Aumentar a conformidade
- Poupar tempo e esforço em tarefas repetitivas
4 maneiras pelas quais um fluxo de trabalho de RH pode aprimorar seus processos relacionados
Existem quatro áreas principais em que um fluxo de trabalho de RH pode ter um impacto significativo:
1. Pré-integração
A contratação de um novo funcionário exige atenção e comunicação entre diversos departamentos, incluindo RH, contabilidade e líderes e membros de equipe. O departamento de RH precisa preparar e enviar diversos formulários e materiais, como políticas e manuais da empresa. Reunir informações pessoais para registros e criar um endereço de e-mail profissional também são tarefas essenciais.
Como a pré-integração se encaixa no fluxo de trabalho de RH:
Oferta e aceitação de emprego
O departamento de RH prepara documentos essenciais, como a carta de oferta de emprego, o contrato de trabalho e os acordos de confidencialidade (NDAs). Com o Dropbox Sign, esses documentos podem ser enviados e assinados rapidamente, sem a necessidade de uma enxurrada de trocas de e-mails. Chega de correr atrás de assinaturas ou lidar com papelada.
Preparação e personalização de documentos
É comum que o RH trabalhe com muitos modelos padronizados ao preparar a documentação necessária para novos contratados. O armazenamento de arquivos do Dropbox, juntamente com os recursos integrados de edição de PDF e compartilhamento de arquivos, garante que esses documentos sejam armazenados com segurança e possam ser facilmente recuperados e personalizados para um novo funcionário quando necessário.
Envio e rastreamento de documentos
Os documentos são enviados para revisão e assinatura usando o recurso de assinatura eletrônica ou o Dropbox Sign. O Dropbox Sign não só facilita o processo de assinatura, como também monitora o status do processo, garantindo que todas as assinaturas necessárias sejam coletadas com agilidade.
Coleta de informações
O departamento de RH coleta e armazena informações pessoais de maneira segura. As soluções de armazenamento seguro do Dropbox garantem que todos os dados pessoais estejam protegidos e possam ser facilmente recuperados quando necessário.
Preparação para a orientação
O departamento de RH prepara materiais de integração, como o manual do funcionário e os cronogramas de treinamento. Esses materiais são organizados e armazenados usando o armazenamento em nuvem do Dropbox, tornando-os prontamente acessíveis aos novos contratados.
2. Integração de funcionários
O processo de integração pode ser complexo e precisa ser feito corretamente. Por isso, pode ser bastante estressante. Em vez de depender de documentação em papel, um processo de integração digital ou automatizado pode ser mais rápido e facilitar muito as atividades de integração de novos funcionários. Normalmente, esse processo inclui várias etapas principais:
Preenchimento do documento
Os novos contratados precisam preencher e assinar diversos documentos. O Dropbox Sign monitora a conclusão de documentos de forma eficiente, garantindo que todos os formulários necessários sejam assinados prontamente. Chega de imprimir formulários ou digitalizá-los novamente - basta alguns cliques e está pronto.
Lembretes de informação
É crucial coletar informações essenciais dos novos funcionários. O Dropbox Sign envia lembretes automáticos, detalhando quais informações são necessárias, reduzindo as tarefas manuais de acompanhamento. O Sign funciona como um assistente pessoal que incentiva os novos funcionários a concluírem suas tarefas.
Compartilhamento de materiais
Fornecer aos novos funcionários materiais de integração, como políticas da empresa e cronogramas de treinamento, é essencial. Os recursos de compartilhamento do Dropbox permitem que o RH compartilhe esses materiais sem esforço, garantindo que estejam organizados e acessíveis.
Acompanhamento do engajamento
Acompanhar o engajamento com os materiais de integração ajuda a garantir que os novos contratados estejam interagindo com o conteúdo. O recurso Enviar e acompanhar do Dropbox permite que o RH envie e acompanhe o engajamento desses materiais, fornecendo informações sobre o que foi visualizado e com o que houve interação.
Ao utilizar as ferramentas do Dropbox, o processo de integração torna-se mais ágil, reduzindo o estresse para o RH e para os novos funcionários, e garantindo uma transição tranquila e eficiente para a empresa.
3. Solicitações, aprovações e consultas gerais
Gerenciar solicitações, aprovações e consultas gerais costuma ser a maior parte do trabalho diário de RH, especialmente em empresas maiores. Isso inclui lidar com pedidos de férias, ausências de funcionários e diversas dúvidas dos mesmos. Incorporar esse processo em um fluxo de trabalho de RH envolve várias etapas:
Gerenciamento de documentos
A gestão de documentos envolve o desenvolvimento, armazenamento e organização eficiente de documentos. Os recursos de sincronização do Dropbox oferecem suporte a isso, fornecendo uma maneira segura e acessível de encontrar e usar todos os documentos de RH.
Personalização de modelo
Personalização de modelos e edição de PDFs para uso individual ou corporativo. Com a edição de PDFs do Dropbox, as equipes de RH podem adaptar rapidamente os documentos para atender a necessidades específicas.
Rastreamento de engajamento
O acompanhamento do engajamento com os materiais compartilhados garante que os funcionários estejam interagindo com as informações fornecidas. O recurso Enviar e acompanhar do Dropbox permite que o RH envie documentos e acompanhe o engajamento, fornecendo informações sobre as interações dos funcionários. Por exemplo, se um manual atualizado não foi lido, você pode entrar em contato com a equipe em tempo real para fazer o acompanhamento.
Coleta de assinaturas
A coleta e o armazenamento das assinaturas dos funcionários são essenciais para as aprovações. O Dropbox Sign facilita a coleta de assinaturas eletrônicas, agilizando o processo de aprovação.
Ao utilizar as ferramentas do Dropbox, o RH pode gerenciar com eficiência as solicitações e consultas diárias. Isso reduz a carga de trabalho manual e melhora a eficiência geral do fluxo de trabalho.
4. Desligamento de funcionários
O processo de desligamento ocorre quando um funcionário decide deixar a empresa. Normalmente, uma entrevista de desligamento é conduzida por alguém da sua equipe juntamente com o gestor direto do funcionário. Durante essa entrevista, você pode decidir se apresenta ao funcionário uma nova oferta para incentivá-lo a permanecer na empresa.
Vamos explorar como o processo de desligamento se encaixa no fluxo de trabalho de RH:
Entrevista de desligamento e decisão
Realize a entrevista de desligamento e decida se fará uma oferta de retenção.
Oferta e contrato
Caso deseje manter o contrato, personalize-o e envie um novo usando o Dropbox Sign. É uma forma rápida e segura de finalizar os termos contratuais, demonstrando aos novos funcionários que você os valoriza.
Processo de desligamento
Caso não haja intenção de manter o contrato, proceda com a rescisão, a documentação final e assegure a devolução dos equipamentos da empresa. Desenvolva, armazene e organize todos os documentos relacionados com segurança usando o Dropbox.
Documentação final
Personalize os documentos e contratos finais, garantindo que toda a documentação esteja completa, organizada, assinada e armazenada com segurança no Dropbox.
Coleta de assinaturas eletrônicas
Utilize o Dropbox Sign para coletar e armazenar todos os documentos necessários dos funcionários que estão se desligando da empresa. As ferramentas do Dropbox ajudam as equipes de RH a minimizar o trabalho manual com papel. Essas ferramentas garantem uma transição tranquila tanto para o funcionário que está saindo quanto para a empresa.
Aumente a eficiência com a automação do fluxo de trabalho de RH
Ao reduzir os processos manuais, as equipes de RH podem se tornar mais eficientes. A incorporação da automação nos fluxos de trabalho de RH oferece benefícios substanciais. A automatização de tarefas repetitivas e demoradas permite que os profissionais de RH se concentrem em atividades mais estratégicas.
O Dropbox oferece um conjunto de ferramentas projetadas para otimizar seu trabalho. Oferece informações personalizadas sobre documentos compartilhados e facilita e torna mais eficiente a obtenção de assinaturas em formulários importantes de RH.
Utilize o Dropbox para otimizar seus fluxos de trabalho de RH:
- Use os recursos de armazenamento e compartilhamento de arquivos do Dropbox para desenvolver, armazenar e organizar documentos, reduzindo a desordem e melhorando a acessibilidade
- O recurso Enviar e Rastrear permite monitorar o engajamento com documentos importantes, garantindo que sua equipe permaneça informada e engajada.
- Com o Dropbox Sign, você pode coletar e salvar assinaturas eletrônicas sem esforço, garantindo a conformidade e agilizando o processo de aprovação
A automação nos fluxos de trabalho de RH leva, em última análise, a uma maior produtividade, precisão e satisfação dos funcionários. Transforme seus processos de RH e aumente a eficiência com o Dropbox. Saiba mais sobre como o Dropbox pode apoiar sua equipe de RH.
