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Como criar e usar fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos em oito etapas simples

Leitura de 6 min.

13 de fevereiro de 2025

Dois colegas fazem um brainstorming em um quadro branco em um escritório.

Como construir um fluxo de trabalho de sucesso

Confira as etapas necessárias para desenvolver um fluxo de trabalho. Cada uma conta com um exemplo prático.

1. Identifique os objetivos

Estabeleça metas e objetivos claros para o projeto, pensando em qual seria o resultado ideal. Descreva o que você gostaria de alcançar, os resultados desejados e os indicadores de sucesso.

Se você definir os objetivos do projeto com antecedência, todas as pessoas envolvidas terão uma compreensão mais clara do que precisam fazer e como trabalhar em conjunto para atingir esse objetivo comum.

Na hora de estabelecer as metas, considere os requisitos ou obstáculos específicos que poderão surgir. Também é importante definir indicadores-chave de desempenho (KPIs) para medir o sucesso do projeto. Os KPIs devem ser específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo determinado (da sigla em inglês SMART). Além disso, devem indicar com clareza se o projeto está no caminho certo para gerar os resultados esperados.

Exemplo: lançar um site para melhorar a presença on-line e a experiência do usuário.

2. Divida as tarefas em partes 

Divida o projeto em tarefas menores e gerenciáveis. Assim é mais fácil atribuir responsabilidades aos membros da equipe, acompanhar o progresso e identificar possíveis obstáculos ou desafios.

Dividir as tarefas em partes menores também evita que o projeto se torne cansativo, pois você estrutura melhor a rotina e organiza o tempo de acordo com a prioridade de cada tarefa.

Exemplo: dividir o lançamento de um site em tarefas como design, criação de conteúdo, desenvolvimento, teste e publicação.

Colegas olham para uma sequência de notas adesivas em uma parede de vidro em um escritório moderno.
Um profissional remoto participa de uma chamada em vídeo no home office.
A interface do Dropbox mostra opções de gerenciamento de arquivos com um cursor selecionando o botão de compartilhamento das pastas.

As vantagens de usar um fluxo de trabalho de gerenciamento de projeto

Confira abaixo alguns dos motivos pelos quais o Dropbox é a ferramenta perfeita para garantir que os fluxos de trabalho gerem resultados claros e produtivos para a empresa.

  • Ganhos de eficiência: as ferramentas de gerenciamento de projeto ajudam as equipes a trabalhar com mais eficiência, pois simplificam a comunicação, a colaboração e o compartilhamento de arquivos
  • Responsabilidade: com o Dropbox, fica mais fácil acompanhar o andamento do projeto e cobrar a responsabilidade da equipe pelo trabalho realizado
  • Facilidade na comunicação: as ferramentas de colaboração do Dropbox facilitam a comunicação entre os membros da equipe dentro e fora do escritório
  • Sprints e cronogramas de projeto mais rápidos: o modelo de planejamento de projeto do Dropbox Paper ajuda as equipes a ficar no caminho certo e cumprir prazos, pois fornece uma visão geral clara do andamento do projeto
  • Adaptação de acordo com as necessidades: com o Dropbox, a colaboração de conteúdo é simples, facilitando a adaptação às mudanças nos requisitos do projeto e permitindo que as equipes façam alterações rápidas nos fluxos de trabalho

Turbine o gerenciamento de projetos

Um fluxo de gerenciamento de projeto bem estruturado é fundamental para todos os tipos e tamanhos de projetos e empresas.

Ao seguir as etapas descritas neste artigo, você cria um fluxo de trabalho que melhora os aspectos de eficiência, responsabilização, comunicação e produtividade da sua empresa. O conjunto de ferramentas do Dropbox ajuda a implementar um fluxo de trabalho e superar as metas dos projetos.

Explore as melhores ferramentas e recursos para criar fluxos eficientes que entregam resultados.

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