Capacite sua equipe delegando tarefas de forma eficaz

O que é delegar?

Delegar é quando você atribui tarefas a outras pessoas. E não, não é uma questão de “você faz isso porque eu não quero fazer”. Um estilo de liderança de delegação não se trata de transmitir as tarefas que você não quer se incomodar de fazer, trata-se de confiar responsabilidade e oportunidade. Claro, você pode escrever esse relatório você mesmo como fez 100 vezes antes ou pode pedir a um membro júnior da sua equipe e conceder-lhe uma nova experiência. E assim, o desenvolvimento profissional acontece.

Delegar responsabilidade é um princípio fundamental de qualquer hierarquia, mesmo que a cultura da sua empresa tenha como objetivo mantê-la plana. Todos precisam de uma oportunidade para provar seu valor, e isso é algo que só se consegue delegando responsabilidade. 

Dicas para delegar com eficiência

Delegar com eficiência requer alguma prática. Você não pode apenas distribuir o trabalho e esperar que sua equipe fique feliz com qualquer tarefa delegada. É preciso garantir que você está dando a eles a tarefa certa. Ter sucesso delegando tarefas se trata de explorar os talentos de cada membro individual da equipe e permitir que ele aprenda novas habilidades ao longo do caminho.

Aqui estão algumas dicas sobre como gerenciar tarefas de modo eficaz:

Conheça sua equipe

Todos têm diferentes pontos fortes e fracos. Os membros da sua equipe podem trabalhar coletivamente em marketing, por exemplo, mas individualmente eles terão habilidades diferentes e altamente valiosas. É seu trabalho como líder eficaz reconhecê-los. Por exemplo, você deve evitar dar tarefas organizacionais a pensadores criativos em vez de pensadores lógicos. Se fizer isso, não só você não estará utilizando os conjuntos de habilidades de sua equipe, mas poderá também criar ressentimento, conforme sua equipe vir que dons individuais não estão sendo reconhecidos ou valorizados.

Uma maneira de ajudar a evitar esse problema é permitir algum nível de voluntariado. Crie uma lista de tarefas que possa ser facilmente compartilhada, editada e atualizada. Pergunte à sua equipe antes de tudo se alguém gostaria de assumir uma tarefa específica. As pessoas naturalmente escolhem aquilo em que sabem que podem ter sucesso. Dessa forma, você pode ver as melhores habilidades da sua equipe na prática e trabalhar sobre isso nas tarefas que delegar no futuro.

Não se trata do trabalho em si, mas como as pessoas trabalham

A gestão de projetos e a liderança são tanto um desafio quanto qualquer uma das tarefas delegadas que você está distribuindo. Aproveite o tempo para realmente entender o que é necessário de sua equipe e exatamente como você vai entregar o projeto. Sua equipe tem tempo suficiente? Será que esta tarefa é importante demais para ser entregue a qualquer um que não seja membro sênior da equipe? Seu fluxo de trabalho permite a fácil inclusão de membros júnior da equipe no projeto? As verdadeiras habilidades de liderança dizem respeito à valorização dos funcionários, não apenas do trabalho.

Como líder de equipe, você precisa criar o melhor ambiente para funcionalidade. Seja criando um ambiente de trabalho inteligente, fazendo concessões como trabalho flexível para evitar o esgotamento ou elegendo novos gerentes para trazer mais estrutura e orientação.

Não microgerencie, mas reaja

Há uma diferença entre ser um bom líder e ser autoritário. A microgestão é quase sempre algo negativo e só levará a mais negatividade na sua equipe. O processo de delegação significa que você está colocando outros no controle das tarefas. Você está confiando neles e os capacitando para encarar o desafio. É disso que se trata a colaboração em equipe. Ao se recusar a abrir mão totalmente do controle, você criará ativamente silos de trabalho e verá o impacto disso no resultado final.

Você precisará assumir o papel de gerente se as coisas derem errado. Certifique-se de fazer concessões para corrigir problemas iniciais e tenha uma estrutura para que os membros da equipe que assumem novas tarefas tenham alguém em quem se apoiar. Dessa forma, eles não precisarão encaminhar as coisas diretamente para você no minuto em que as coisas começarem a dar errado. Isso não significa que você não possa ficar por dentro delas - você ainda pode ficar de olho nas coisas usando documentos compartilhados e anotações. Isso permite que você fique por dentro sem pressionar ninguém.

Acompanhe o trabalho

Só porque você delega responsabilidades, não significa que não tenhas mais as suas próprias. Você deve ser um líder eficaz, então seja. Marque presença frequentemente em sua equipe, certifique-se de estar acessível sempre que alguém precisar. Ofereça críticas construtivas e certifique-se de dar orientação aos membros da equipe que assumem uma tarefa nova pela primeira vez. Lembre-se: se alguém tem dificuldades com uma tarefa, tudo pode se resumir a uma falta de gestão eficaz.

Ferramentas como histórico de versões e recuperação de arquivos são ideais aqui. Talvez um membro da equipe faça algo errado e precise dar uma recuada. Talvez ele tenha perdido de vista o panorama geral enquanto se preocupava com suas novas responsabilidades e agora precisa voltar para o original. O Dropbox pode ajudar a acomodar todos esses comportamentos humanos que acontecem quando uma equipe está aprendendo e crescendo junto.

Compartilhe o máximo possível

Se você está acostumado a trabalhar sozinho, pode pensar que basta ter todas as informações importantes em mãos para resolver um problema. Como delegador e líder motivacional, você deve compartilhar isso com sua equipe. Conhecimento realmente é poder e sua equipe precisa ser mantida informada. Compartilhe sempre as datas de vencimento, resumos e correspondências importantes associadas às suas tarefas delegadas. Não se trata de deixar a responsabilidade de lado, trata-se de saber que ela é compartilhada por uma equipe eficaz, única e colaborativa. Uma equipe que agora você capacitou para responder da melhor forma possível.