Meruntuhkan silo informasi: Kunci pemasaran yang lebih efektif

Anda tahu rasanya: satu tim menggunakan Slack, tim lain terjebak di Notion, dan seseorang baru saja mengirim ringkasan kampanye dalam email tanpa baris subjek. Silo informasi terjadi ketika departemen, tim, atau individu menyimpan berkas, pembaruan, dan wawasan mereka di tempat terpisah. Isyaratkan alur kerja yang berantakan, pekerjaan yang terduplikasi, dan banyak sekali kebingungan.

Hal ini khususnya umum dalam tim pemasaran dan kreatif, di mana kolaborasi adalah segalanya. Silo dapat menyelinap di antara:

• Desainer dan videografer bekerja dengan alat dan folder khusus mereka sendiri
• Penulis dan ahli strategi yang mengembangkan pesan, terputus dari aset kreatif
• Tim kampanye dan media berbayar terus melaju dengan aset yang sudah ketinggalan zaman
• Mitra eksternal, pekerja lepas, atau agensi yang bekerja dari versi file lama

Memang membuat frustrasi, tetapi bisa diperbaiki. Dropbox menyatukan semua tim Anda (dan peralatan mereka)—sehingga Anda dapat terus menggunakan apa yang berhasil, sembari mengatasi inefisiensi. Di sini kita akan membahas beberapa cara jitu untuk mendobrak silo dan memacu pemasaran yang lebih efektif.

Apa itu silo informasi dan mengapa hal itu menjadi masalah bagi tim pemasaran?

Secara sederhana, silo informasi adalah gangguan dalam arus informasi. Dalam dunia bisnis, hal ini terjadi ketika berbagai bagian dalam tim yang berbeda—atau berbagai alat dalam tim tersebut—tidak berkomunikasi satu sama lain.

Semua orang bekerja keras, tetapi mereka tidak bekerja sama dengan baik. Bagi tim pemasaran dan kreatif, di mana kolaborasi dan pengaturan waktu sangat penting, silo dapat secara diam-diam menurunkan kinerja—dan menumpuk frustrasi, dengan cepat.

Beginilah tampilannya sehari-hari, dengan beberapa gangguan alur kerja di dunia nyata:

• Pekerjaan duplikat: Pernahkah ada dua tim yang tanpa sadar membuat aset kampanye yang sama? Perasaan itu ketika Anda pertama kali menyadarinya, aduh! Hal itu melemahkan semangat, membuang-buang waktu, dan sepenuhnya dapat dihindari jika Anda memiliki visibilitas yang tepat.
• Pesan yang tidak konsisten: Jika desainer bekerja berdasarkan pedoman merek bulan lalu sementara penulis mengikuti dokumen nada suara baru (yang tidak dibagikan oleh siapa pun), kampanye Anda tidak hanya akan terlihat membingungkan—tetapi juga akan benar-benar tercampur aduk.
• Tenggat waktu yang terlewat: Kita semua pernah mengalami satu aset yang terjebak di kotak masuk seseorang selama berhari-hari atau orang yang tidak menyadari bahwa mereka perlu menyetujui sesuatu. Mereka adalah orang-orang yang alur kerjanya terisolasi dan sering kali menyebabkan penundaan yang tidak perlu. Penundaan seperti itu dapat berdampak pada seluruh tim—menyeret semua orang sekaligus.
• Tim yang tidak bahagia: Ketika pekerjaan tim berjalan ke arah yang salah (dan itu bukan kesalahan mereka), mereka pasti akan kesal. Ketika orang harus menghabiskan waktu berjam-jam mencari berkas atau membangun kembali pekerjaan dari awal karena tidak ada yang berkomunikasi—energi mereka terkuras habis. Hal ini terjadi bahkan pada orang-orang kreatif yang paling bersemangat sekalipun.
• Kurangnya akuntabilitas: Hal yang paling membuat frustrasi tentang silo adalah tidak adanya orang yang dapat disalahkan—itu semua adalah kesalahan sistem. Dan, jika tidak ada visibilitas bersama, tidak seorang pun dapat memutuskan siapa yang bertanggung jawab atas apa. Artinya makin banyak kebingungan, makin buruk pengambilan keputusan, dan secara keseluruhan momentumnya makin lambat.

Ini bukanlah gangguan kecil, tetapi hambatan serius bagi tim Anda dalam melakukan pekerjaan terbaik, dan hal ini dapat mengakibatkan kelelahan kreatif. Keberadaan silo sangat mengganggu terutama dalam lingkungan kreatif, di mana energi dan kejelasan sangatlah penting. 

Akan tetapi, dengan alat dan sistem yang tepat, silo tidaklah permanen. Mari kita lihat beberapa penyebabnya, sehingga Anda dapat memberikan perawatan pencegahan pada sistem Anda saat ini dan menghentikan silo agar tidak memburuk—atau terbentuk sama sekali.

5 penyebab silo di tempat kerja

Silo tidak muncul seperti truk besar yang mundur—silo muncul secara diam-diam, sering kali tanpa ada yang menyadarinya. 

Sebagian besar tim tidak bekerja secara terpisah, tetapi beberapa kebiasaan yang terabaikan dan alat yang disalahgunakan dapat dengan cepat menciptakan hambatan yang memperlambat setiap orang. Mari kita telusuri beberapa cara yang menunjukkannya pada tim pemasaran dan kreatif.

1. Ketergantungan berlebihan pada alat-alat yang terputus

Pengalaman silo yang sangat umum adalah peralatan yang berbeda-beda mengotori air. File di Google Drive, ringkasan yang terkubur dalam untaian email, umpan balik yang tersebar di Slack, Asana, dan rangkaian komentar acak—terdengar familier? Jika setiap alat melakukan tugasnya sendiri, tim Anda akan mendapatkan tampilan informasi yang tidak jelas dan sulit dinavigasi.

2. Kurangnya penyimpanan bersama atau proses terstruktur

Penyimpanan bersama berarti informasi bersama. Jika tim menyimpan pekerjaan di desktop, penyimpanan cloud, atau menggunakan alat yang berbeda secara bersamaan, kolaborasi akan cepat menjadi berantakan. Tanpa struktur bersama yang dapat dicari dan diakses oleh mereka yang membutuhkannya, rekan satu tim akhirnya membangun pengetahuan ke arah yang berlawanan—tanpa menyadarinya.

3. Tidak ada satu sumber kebenaran pun

Bila ada tiga versi ringkasan kampanye yang sama beredar—masing-masing dengan suntingan, tautan, dan catatan yang berbeda—ini merupakan resep untuk pekerjaan duplikat, miskomunikasi, dan tenggat waktu yang terlewat. Menggunakan dokumen dan alat bersama dengan fitur kolaboratif sebagai fitur bawaan tim Anda adalah cara sederhana untuk menyatukan semua umpan balik ini di satu tempat—memberikan Anda otomatisasi efisiensi yang mengutamakan orang.

4. Dinding departemen atau pembatasan akses

Hal ini tidak selalu disengaja, tetapi membiarkan berbagai departemen atau mitra eksternal tidak memiliki akses ke sumber daya penting hanya akan menciptakan lebih banyak gesekan. Jika seseorang tidak dapat melihat konsep suatu pekerjaan secara menyeluruh, bagaimana mereka dapat berkontribusi secara efektif? Alat dengan pengaturan izin file dan akses sederhana dapat memudahkan pemantauan atas siapa yang dapat melihat apa, serta menyesuaikannya bila diperlukan.

5. Timeline proyek yang cepat

Ini adalah sesuatu yang perlu didengar oleh para pemimpin tim kreatif, saat sebuah kampanye berjalan dengan kecepatan 100 mph—struktur dan polesan halus Anda akan luntur seperti tetesan air hujan di kaca depan. Jika Anda menciptakan atau berkontribusi pada lingkungan seperti itu, orang-orang cenderung bekerja secara terpisah hanya untuk menyelesaikan sesuatu—yang dapat menyebabkan lebih banyak kebingungan (dan hasil yang buruk) di kemudian hari.

Silo terbentuk dengan mudah dan sering kali secara diam-diam, tanpa ada yang menyadarinya—hingga terlambat. Pada saat seseorang menyadarinya, mereka telah memperlambat proyek Anda, membuat tim Anda kecewa, atau mengaburkan pesan Anda. Kuncinya adalah mengenali tanda-tandanya sejak dini dan menerapkan sistem yang tepat untuk menjaga semua orang tetap terhubung.

5 cara untuk memecah silo informasi

Silo dapat secara diam-diam menghancurkan kampanye terbaik sekalipun. Kabar baiknya adalah semuanya dapat diperbaiki. Dengan beberapa kebiasaan sederhana dan alat yang tepat, Anda dapat menjaga keselarasan tim dan proyek berjalan lancar. Berikut cara menghilangkan silo:

1. Gunakan penyimpanan cloud kolaboratif

Salah satu cara termudah untuk menghilangkan silo adalah dengan memusatkan pekerjaan tim Anda di satu tempat bersama. Baik itu ringkasan kreatif, aset kampanye, atau dokumen referensi, penyimpanan awan memberi setiap orang akses ke apa yang mereka butuhkan, tanpa perlu mencari-cari, tanpa perlu menunggu.

Hal ini meniadakan hambatan antartim dengan menjadikan akses mudah, konsisten, dan dapat dilacak. Dengan Dropbox, tim dapat mengakses semuanya dari satu ruang kerja yang aman. Anda mendapatkan kemudahan berbagi, kontrol izin cerdas, dan versi otomatis jadi semua orang selalu mengerjakan file yang tepat.

2. Gunakan alat yang dapat dicari

Anda tidak dapat menggunakan aset pemasaran yang tidak dapat Anda temukan. Jika file terkubur di kotak masuk atau tab, aset yang paling menakjubkan sekalipun seolah-olah tidak ada. Kalau saja Anda dapat mencari suatu berkas, bahkan jika Anda tidak dapat mengingat namanya.

Di situlah pencarian universal hadir untuk menyelamatkan. Dropbox Dash (alat pencarian universal bertenaga AI untuk pengguna Dropbox) memungkinkan tim Anda menemukan apa yang mereka butuhkan di seluruh dokumen, tab, email, penyimpanan cloud, dan banyak sumber data lainnya—semuanya dalam hitungan detik. Ini seperti memiliki bilah pencarian yang mencari di dalam file dan benar-benar memahami apa yang Anda cari.

3. Atur data untuk kolaborasi yang lebih mudah

Bersihkan folder. Penamaan yang konsisten. Akses bersama. Aturan-aturan kecil ini membuat perbedaan besar. Menanamkannya pada anggota tim dan di seluruh departemen sangat penting untuk memastikan silo tidak terbentuk, atau meruntuhkannya.

Dropbox membuat prosesnya sederhana melalui fitur intuitif yang dirancang untuk memudahkan pengorganisasian file dan folder. Selain itu, Dash membantu Anda menampilkan kembali file terkini atau yang relevan langsung dari dasbor halaman utama yang praktis. Dasbor ini menyatukan file, email, kalender, dan banyak lagi agar Anda dapat melihat cuplikan singkat semua pekerjaan yang relevan, sehingga konten yang Anda butuhkan selalu dalam jangkauan.

4. Jadikan umpan balik terlihat

Umpan balik yang bersifat silo menyebabkan pekerjaan berulang, perubahan terlewat, dan banyak bolak-balik. Sungguh menjengkelkan menerima masukan dari berbagai sumber—dan hal itu dapat menyulitkan untuk tetap termotivasi dan melihat gambaran yang lebih besar.

Jaga kebersihan dengan komentar dan anotasi waktu nyata. Dropbox juga memungkinkan Anda meninggalkan umpan balik langsung pada gambar, video, atau dokumen. Alat seperti Dropbox Replay memungkinkan tim meninjau dan menyelesaikan umpan balik video dengan cepat—menjaga percakapan dan persetujuan dalam konteks, yang membantu menyederhanakan proses kreatif yang terkenal rumit.

5. Dorong budaya visibilitas lintas departemen

Tentu, silo tidak diragukan lagi merupakan masalah sistem, tetapi itu juga merupakan masalah kebiasaan. Dan kebiasaan adalah masalah manusia, yang melibatkan pemangku kepentingan utama (dan senior) sejak awal dan sering. Mereka adalah orang-orang yang mengambil keputusan tentang budaya perusahaan.

Kadang-kadang, memecah silo memerlukan putaran roda di bagian paling atas, yang memerlukan waktu cukup lama untuk mengubah arah—tetapi akan membuahkan hasil di kemudian hari. Dengan Dropbox, mudah untuk membuat folder bersama, memulai atau memajukan proyek, dan bahkan menggunakan alat manajemen tugas untuk menyatukan tim—mengurangi kejutan dan pengerjaan ulang yang ditimbulkan oleh silo.

Ketika setiap orang memiliki informasi yang sama, di tempat yang sama, pada waktu yang sama—karya kreatif terbaik dapat terjadi.

Hentikan silo yang memperlambat momentum kreatif dengan Dropbox

Silo informasi mungkin merupakan suatu ketidaknyamanan yang kadang terjadi, tetapi jika tidak diatasi, hal itu dapat dengan cepat menjadi pembunuh produktivitas yang serius bagi tim Anda. Mereka menunda peluncuran, menimbulkan kebingungan, duplikasi, dan menyedot energi dari apa yang seharusnya menjadi proses kreatif yang menarik.

Dropbox membantu tim kreatif dan pemasaran mendobrak batasan ini dengan memberi setiap orang satu tempat yang aman untuk berbagi pengetahuan sebagai sebuah kelompok—meminimalkan bolak-balik dan berpindah-pindah platform yang biasa terjadi.

Bila tim Anda selaras, pekerjaan berjalan lebih cepat, kualitas meningkat, dan proses terasa jauh lebih lancar.

Coba Dropbox sekarang dan berikan tim Anda transparansi informasi agar mereka dapat memberikan yang terbaik.