Как одному генеральному подрядчику удается все контролировать?

Задача: доступная организация для тысяч проектов

Основанная в 2010 году компания Centric Build является генеральным подрядчиком в Канзас-Сити, чьи проекты в равной степени связаны как с техническими инновациями и решением проблем, так и с площадью и планировкой помещений. Они полагаются на простые и надежные инструменты, позволяющие организовать работу каждого сотрудника в офисе и на стройплощадке.

Centric гордится тем, что может сказать «да», когда другие говорят «нет». Они участвуют в проектах, которые открывают новые возможности и стимулируют социальное движение. И дом для семьи, и коммерческое здание — каждый проект требует сотрудничества в рамках большой команды, включающей менеджеров, дизайнеров и подрядчиков.

С самого начала Centric стремилась к созданию открытой, гибкой, динамичной культуры, способной адаптироваться к потребностям клиентов. Компании также нужна была облачная версия сервера, где можно было бы организовать систему хранения всех своих файлов и получить к ним доступ с любого устройства. Dropbox удовлетворял эти потребности с самого начала, и 12 лет спустя гораздо более крупная компания Centric по-прежнему использует Dropbox для организации, синхронизации и безопасного хранения тысяч проектов.

Решение: безопасность синхронизации, хранения файлов и обмена ими

Около 90 сотрудников на настоящий момент используют Dropbox, включая 8 инженеров и 45 менеджеров проектов. Какие типы файлов хранят эти сотрудники и обмениваются ими при помощи Dropbox? Все: сметы, счета-фактуры, строительные чертежи, табели учета рабочего времени и многое другое. Как только Centric заключает контракт, администратор проекта создает папку проекта с 20 вложенными папками для таких документов, как бюджеты, чертежи, контракты, графики и отчеты по технике безопасности. Затем администратор назначает рабочую группу проекта, включая менеджера, инженера и руководителя, и предоставляет им доступ к этой папке.

В командных проектах версии файлов могут множиться, но Dropbox решает эту проблему с помощью функции синхронизации. Когда любой сотрудник Centric открывает файл, он видит, кто еще работает над ним, и избегает сохранения поверх работы другого пользователя.

Dropbox помогает делиться файлами, но это не значит, что ко всем материалам может быть предоставлен доступ. Например, большинство сотрудников не должны обращаться к файлам отдела кадров или к информации, необходимой для оценки проектов. Dropbox обеспечивает безопасность файлов с помощью разрешений, предоставляя при этом всем пользователям доступ к данным, которые им действительно нужны, и тем самым способствуя развитию гибкой рабочей культуры.

Centric также предоставляет общие ссылки Dropbox внешним сторонам для совместного использования отдельных файлов без предоставления доступа ко всей папке. Люди за пределами организации видят только то, что им нужно видеть, и ничего больше.

Результаты: повышение организованности и эффективности

Использование Dropbox компанией Centric увеличилось по мере ее роста, но это не повлияло на простоту взаимодействия с ним, и Centric это нравится. Это все тот же процесс организации, доступа и обмена файлами с любого устройства. И все знакомы с Dropbox, что упрощает работу с новыми сотрудниками. Обучение сводится к иллюстрации стандартной организации папок проекта и поиску определенных файлов, таких как шаблоны финансовых прогнозов.

Без Dropbox компания Centric не была бы так организованна и, скорее всего, использовала бы ту же старую систему, что и другие строительные компании — сотни картотечных шкафов по периметру офиса. Dropbox помог Centric сократить использование бумаги, сэкономить время и деньги, затрачиваемые на печать и подшивку документов. Это также экономит время сотрудников, которые могут создавать, получать доступ к файлам и обмениваться ими из любого места за считанные секунды.

Centric всегда стремится к совершенствованию, в том числе пробует новое программное обеспечение. Dropbox — это единственное ПО, с которым Centric остается на протяжении 12 лет, потому что у компании нет причин для перехода на другое. Даже после приобретения инструмента управления проектами Centric по-прежнему хранит свой содержимое в Dropbox, зная, что все находится в безопасности.

Dropbox стал для Centric универсальным решением для хранения всех корпоративных файлов — для любого сотрудника любого уровня.