Что такое асинхронная связь?

Определение асинхронной связи

Асинхронная коммуникация — это термин, пришедший из сферы телекоммуникаций. Он подразумевает передачу данных без синхронизации по времени, то есть это обмен данными с временными перерывами, а не постоянный поток.

С точки зрения бизнеса, асинхронная коммуникация — это любая коммуникация, которая осуществляется не в режиме реального времени. Например, вы отправляете вопрос своему коллеге по электронной почте, а не просто задаете ему вопрос лично. Это означает, что вы не получаете мгновенного ответа на свое первоначальное сообщение (вопрос). Точно также любое общение в офисе не происходит в формате постоянного потока вопросов и ответов. Наоборот, на вопросы отвечают спустя некоторое время, обычно потому, что ваши коллеги, как правило, заняты работой над другой задачей, когда получают ваш вопрос. Проще говоря, если вы задаете вопрос или отправляете сообщение, не ожидая мгновенного ответа, это асинхронная коммуникация. Противоположным случаем является, например, такая коммуникация, как звонок в Zoom, где все происходит в режиме реального времени.

Хотя вы, несомненно, часто используете асинхронную коммуникацию в офисе, это важный инструмент для фрилансеров и удаленной командной работы.

Примеры асинхронной коммуникации

Наиболее распространенными примерами асинхронной коммуникации являются приложения для обмена сообщениями, электронная почта и онлайн-платформы для обмена документами.

Электронная почта

Никто не ожидает мгновенного ответа на электронное письмо, в основном потому, что электронная почта — это цифровая эволюция обычной почты. Да, вы получите сообщение быстрее, но все равно существуют весьма щедрые сроки ответа, которые могут занять столько же времени, сколько и отправка письма по традиционной почте.

Приложения для обмена сообщениями

К ним относятся Microsoft Teams, WhatsApp и Slack. Конечно, многие из них можно использовать в режиме реального времени для обмена мгновенными сообщениями, и многие офисы используют их для улучшения корпоративной культуры посредством неформального общения. Тем не менее, нет гарантии или полной уверенности, что ответ будет мгновенным.

Инструменты управления задачами

Такие платформы, как Monday и Trello, а также инструменты для управления задачами в Dropbox позволяют общаться с другими участниками рабочей группы без необходимости выделять на это специальное время в своем графике. Вы можете просто войти в систему, посмотреть, какие пункты были добавлены или выделены, и приступить к их выполнению. Такой вариант может показаться неэффективным. Лучше ведь немедленно и напрямую обратиться к тому, кто может решить проблему, не так ли? 

На самом деле, когда все члены вашей команды жонглируют разными задачами, прямое требование что-то сделать — это не только отличный способ убить мотивацию, но и не освободит волшебным образом время, необходимое для немедленного решения проблемы. Лучше убедиться, что вы выделили проблему, чтобы, когда все вернутся к задаче, они точно знали, что делать. 

Эти инструменты гарантируют, что оправдание «пропустил записку» больше никогда не будет использовано, и что все будут знать, что происходит, — и ничто не ограничится паническим телефонным звонком.

Совместная работа над документами

Такие инструменты, как Dropbox Paper, позволяют вам и вашей команде работать сообща, не находясь в одной комнате или даже в одном часовом поясе. Вы можете вносить изменения и оставлять комментарии, которые мгновенно обновляются для всех, у кого есть доступ к документу, и другие могут делать то же самое. 

Прошли те времена, когда приходилось отправлять одну и ту же мастер-копию туда и обратно, а правки терялись, поскольку документ переименовывался в «Версию 2» или «Версию 12». С Dropbox Paper асинхронная коммуникация становится простой.

Синхронная и асинхронная связь

Какой вариант предпочтительнее? Для некоторых людей нет ничего непривычного в моментальных ответах в формате видеозвонка или личного общения. А возможно, вам сложно реально оценить собеседника без коммуникации в режиме реального времени.

Тем не менее, когда эти звонки заканчиваются, вы все равно продолжаете обмениваться электронными письмами, чтобы закрепить все, чем вы поделились, в виде бумажного следа. Как будто «официальное» общение по-настоящему начинается только тогда, когда все становится асинхронным. 

Также следует учитывать тот факт, что когда людей заставляют действовать немедленно, они почти наверняка не смогут выполнить свою работу наилучшим образом — все знают, каково это — быть оленем в свете фар. Асинхронная коммуникация дает вам возможность воспринять информацию, усвоить ее и сформировать наилучший ответ, и все это без постороннего надзора.

Обеспечивает ли асинхронность лучшее качество коммуникации?

Есть исследования, которые доказывают, что удаленная работа лучше, чем работа в офисе, так как сотрудники чувствуют себя более мотивированными и продуктивными. Компания Cisco обнаружила этот феномен благодаря тому факту, что 83 % удаленных сотрудников считали, что они могут общаться на равных или лучше, работая дистанционно и используя асинхронную коммуникацию.

Другое исследование показало, что перерывы, вызванные общением в реальном времени, приводят к повышению уровня стресса, поскольку команды ощущают необходимость наверстать упущенное время, что снова свидетельствует о том, что асинхронное общение снимает давление и улучшает индивидуальные рабочие процессы. Основываясь на этих результатах, можно легко прийти к выводу, что асинхронная коммуникация освобождает вашу команду от строгих ожиданий и стресса.

Хотя приложения для обмена сообщениями в режиме реального времени остаются отличным способом обеспечения связи между членами команды, существует большой риск того, что ваша команда будет постоянно находиться на связи, что вынудит ее к синхронному общению. Это может привести к плохому балансу между работой и личной жизнью и, в конечном итоге, к выгоранию. Отказываясь участвовать в чате своей команды, вы также можете показаться неспортивным, хотя, участвуя слишком часто, вы можете выглядеть как человек, который, простите за каламбур, бездельничает.

Какой главный вывод здесь? Знайте сильные стороны использования асинхронной связи и не злоупотребляйте ею.

Чем может помочь Dropbox?

Dropbox — это важнейший инструмент для любой офисной или удаленной команды, стремящейся к удобному сотрудничеству. Раньше из-за разницы часовых поясов приходилось задерживаться допоздна, чтобы принять звонок. С Dropbox никому не придется тратить часы, ожидая, пока проснется другой берег.

Аннотации Dropbox позволяют вам делиться своими мыслями и отзывами, будучи уверенными в том, что все их увидят, когда войдут в систему. Это значит, что вам даже не придется беспокоиться о том, что электронное письмо затеряется в почтовом ящике или кто-то нарушит цепочку общения, не переслав его. Если кто-то откроет ваш общий документ для работы, он сразу же получит все необходимые обновления и информацию. Dropbox уведомит вас о добавлении новых аннотаций, так что вы ничего не пропустите.

Сотрудничество с Dropbox может помочь объединить усилия всех, независимо от того, где они работают. Повестки дня совещаний, планы проектов и даже длинные видеоролики можно легко передавать другим пользователям. Dropbox создает единое удобное централизованное рабочее пространство, не имеющее фиксированных часов работы и позволяющее вам выполнять задачи на собственных условиях. Все, что вам нужно, будет ждать вас, когда вы будете готовы.

Нет ощущения синхронизации

Асинхронная коммуникация была нормой во многих офисах некоторое время, но, если вы уже забыли, что это такое, ничто не мешает вам вспомнить уже сегодня. Ваши сотрудники, работающие как в офисе, так и удаленно, будут благодарны вам за новые и усовершенствованные каналы коммуникации.

Dropbox и наши интеграции помогут вашей команде скоординировать действия, не находясь в одном офисе или часовом поясе. Все, что вам нужно сделать для синхронизации, — это максимально эффективно использовать Dropbox.