Устали от ручных процессов, замедляющих работу вашей команды? Узнайте, как автоматизация может кардинально изменить эффективность и производительность вашего бизнеса.
Автоматизация меняет наши методы работы. По данным McKinsey, для 60% рабочих мест в США 30% и более ежедневных задач можно автоматизировать с помощью существующих или ожидаемых технологий. Это эквивалентно полутора дням работы еженедельно.
Воспользовавшись автоматизацией, вы сможете не только стать более эффективными, продуктивными и последовательными, но и масштабировать свой бизнес, оставаясь при этом гибкими.
В этом руководстве мы рассмотрим, какие процессы следует автоматизировать и как это сделать за шесть простых шагов. Но сначала давайте обсудим, почему вам вообще следует автоматизировать бизнес-процессы.
Зачем мне автоматизировать ручные процессы?
Цифровая трансформация будет продолжаться быстрыми темпами, и предприятиям необходимо адаптироваться, чтобы идти в ногу со временем. Вот некоторые преимущества автоматизации бизнес-процессов для команд всех размеров и отраслей:
- Повышение эффективности и производительности— значительное сокращение времени и усилий, необходимых для выполнения ручных задач.
- Конкурентное преимущество— превзойдите своих конкурентов, предоставляя продукты или услуги быстрее и по более низкой цене.
- Сокращение количества человеческих ошибок— обеспечение большей согласованности и точности, а также снижение вероятности ошибок в ранее выполнявшихся вручную задачах, таких как ввод данных, расчеты и составление отчетов.
- Упрощенные рабочие процессы — сокращение узких мест благодаря устранению ненужных шагов, консолидации процессов и поддержке улучшенной коммуникации и совместной работы.
- Лучшеесоответствие требованиям — стандартизируйте процедуры соответствия, чтобы гарантировать, что ваша компания соблюдает все необходимые правила и рекомендации, принятые в вашей отрасли.
В целом автоматизация бизнес-процессов может обеспечить улучшение качества обслуживания клиентов, принятие более эффективных решений и снижение неэффективности.
Какие процессы следует автоматизировать?
Некоторые процессы, которые пользователям стоит автоматизировать, включают:
- Отправка файлов и документов
- Сбор электронных подписей
- Резервное копирование файлов
- Синхронизация между устройствами
- Ограниченный по времени обмен файлами — установите сроки действия для общих ссылок, чтобы вам не приходилось вручную отзывать доступ к файлам и папкам.
Кроме того, рассмотрите в качестве возможных кандидатов на автоматизацию задачи, которые являются срочными, необходимыми для соблюдения требований и ведения аудиторских журналов или имеют большое значение для успеха других процессов или систем.
Как автоматизировать процессы: пошаговое руководство
1. Определите желаемые результаты и цели.
Иногда вашей целью при автоматизации может быть не эффективность, а повышение точности, укрепление морального духа сотрудников, упрощение процесса адаптации новых сотрудников или повышение ценности продукта или услуги вашего бизнеса.
Первый шаг к автоматизации процессов — это просто понимание того, чего вы хотите добиться, внося это изменение. Это позволит вам расставить приоритеты, которые лягут в основу разумной стратегии подхода к автоматизации и ее реализации.
Задокументируйте эти цели и сохраните их в месте, доступном для всех участников вашей рабочей группы. Попробуйте шаблон мозгового штурма в Dropbox Paper, чтобы развивать идеи или составлять комплексный план проекта автоматизации вместе с рабочей группой. Эти документы Paper, а также любые другие общие файлы и папки, будут безопасно храниться в Dropbox, где их можно будет легко предоставлять и просматривать с любого подключенного устройства.
Это позволяет сэкономить время и усилия, поскольку доступ к файлам и их редактирование могут осуществляться одновременно несколькими пользователями, что устраняет необходимость ручного обмена файлами и контроля версий.
2. Определите, какие ручные или повторяющиеся задачи замедляют вашу работу.
Пересмотрите и оцените текущие процессы, чтобы определить, какие задачи или действия требуют от вашей команды больше практического внимания, чем следовало бы.
Важно помнить, что не все задачи или процессы следует автоматизировать — в некоторых областях, например при проверке качества и предоставлении обратной связи, у людей все еще есть преимущество перед технологиями.
Наибольшую эффективность автоматизация проявит при выполнении повторяющихся задач, требующих много времени. Это объясняется тем, что в этих видах деятельности меньше вариаций и меньше сценариев, к которым инструмент автоматизации может адаптироваться и на которых может учиться.
3. Составьте карту своего процесса
Визуализация того, как будет работать ваш новый автоматизированный процесс, послужит удобным обучающим документом для новых и существующих коллег. При его создании вам следует получить мнение других, особенно тех, кто будет регулярно использовать этот процесс.
Аналогично тому, как вы оцениваете рабочий процесс, требующий оптимизации, рассмотрите:
- какие люди, системы и инструменты в них задействованы;
- Задачи, шаги или действия, необходимые для достижения желаемого результата автоматизированного процесса.
- Информация, необходимая для поддержания автоматизированного процесса
- Триггер, действие, время или условие, которые запускают автоматизированный процесс
- Предполагаемый результат или результат автоматизированного процесса
4. Внедрите инструменты автоматизации.
Определив свои потребности, настало время внедрить программное обеспечение для автоматизации.
С Dropbox ваши файлы автоматически синхронизируются на всех устройствах, а вам всегда доступна самая актуальная версия файла. Это значит, что вам не придется вручную передавать и обновлять файлы и вы сможете сэкономить время и снизить риск ошибок.
И это еще не все — Dropbox предоставляет целый набор инструментов и функций автоматизации, которые помогут вам контролировать свою работу:
- Поддерживайте порядок с помощью динамических фильтров и автоматизированной категоризации, сортировки, наименования и тегирования папок.
- Автоматизируйте отслеживание и предоставление отчетов по конфиденциальной информации с помощью классификации данных
- Оптимизируйте рабочие процессы группы и избавьте коллег от необходимости переключаться между контекстами благодаря интеграциям, которые автоматически синхронизируют данные между инструментами.
- Автоматически организуйте содержимое из файлов, приложений и вкладок с помощью Dropbox Dash на основе искусственного интеллекта.
- Легко настраивайте и отправляйте общие формы PDF
5. Собирайте отзывы
Прежде чем внедрять автоматизированный процесс в масштабах всей команды, спросите мнение коллеги, руководителя или человека, занимающего аналогичную вам должность в другой команде. Они смогут оценить процесс свежим взглядом и, возможно, указать на то, что вы упустили.
Dropbox упрощает сбор отзывов, предоставляя платформу для совместной работы, где члены команды могут легко получать доступ к общим документам и файлам. Пользователи могут оставлять комментарии непосредственно в файлах, что позволяет обсуждать их и вносить предложения в режиме реального времени. Эта функция позволяет оптимизировать коммуникацию, гарантируя, что обратная связь будет хорошо организована и легкодоступна.
В качестве альтернативы — если ваша рабочая группа лучше усваивает информацию в визуальном, а не текстовом виде,— вы можете поделиться снимком экрана или видео нового процесса для ознакомления. Благодаря Dropbox Replay ваши коллеги смогут использовать функцию разбора в реальном времени, чтобы делать заметки и предоставлять обратную связь всей группой.
Или члены вашей команды могут предоставлять точные до кадра аннотации в удобное для них время, используя функцию обзора в браузере — при этом не требуется дополнительное программное обеспечение, учетные записи Dropbox или специальный доступ для заинтересованных лиц.
6. Обучайте своих коллег
Как только ваш новый процесс будет готов к запуску, вам следует провести обучение для своих членов команды и коллег, поскольку этот сдвиг может означать изменение процедур, обязанностей или ответственности.
Не стоит начинать обучение слишком рано, если в результате обратной связи процесс изменится. Вы также не хотите начинать обучение после того, как старый процесс полностью выведен из эксплуатации, и ваши коллеги пытаются на ходу освоить новый процесс автоматизации.
Вместо того чтобы полагаться на длинные электронные письма, которые можно пропустить или которые сложно обновлять, рассмотрите возможность создания понятных и легкодоступных руководств или пошаговых инструкций. Это гарантирует, что ваша команда сможет постоянно обращаться к материалу, а новички смогут освоить материал с минимальными усилиями.
Оптимизируйте и автоматизируйте бизнес-процессы с Dropbox
Dropbox предоставляет централизованное место для хранения и организации файлов — пространство, где вы можете автоматизировать и оптимизировать процессы, чтобы упрощать работу и экономить драгоценное время.
Отправляйте безопасные цифровые контракты, легко собирайте информацию и создавайте документы за считанные минуты. Повысьте эффективность работы и оптимизируйте рабочий процесс, автоматизируя действия с файлами и синхронизируя данные между инструментами.
