Как создать рабочий процесс управления документами

В современную цифровую эпоху для компаний всех размеров актуальна проблема управления постоянно растущим объемом документов. Чтобы оптимизировать операции, связанные с документами, повысить производительность и обеспечить эффективность совместной работы, необходим правильно структурированный рабочий процесс управления документооборотом.

В этом руководстве мы в деталях изучим концепцию цифрового рабочего процесса управления документооборотом. Мы расскажем о его преимуществах и поможем вам создать собственный рабочий процесс, соответствующий потребностям вашей компании, с помощью пошаговых рекомендаций.

Что такое рабочий процесс управления документооборотом?

Рабочий процесс управления документооборотом — это систематический процесс работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла. Он состоит из различных этапов, таких как создание и изменение документов, их хранение, распространение, утверждение, внедрение, а также архивирование или удаление.

Рабочий процесс позволяет вам организовать свое время и распределить ресурсы более эффективно, чем случайная обработка и управление документами. Вы будете знать, кто отвечает за тот или иной этап процесса, а задачи станут более стандартизированными, что сведет к минимуму вероятность путаницы.

Это отличается от системы управления документами (СУД), которая фокусируется на ресурсах и технологиях, используемых для хранения и организации документов. С другой стороны, рабочий процесс управления документами делает акцент на процессах, связанных с созданием и использованием документов.

Преимущества рабочего процесса управления документооборотом

Внедрение комплексного рабочего процесса управления документооборотом обеспечивает бизнесу множество преимуществ:

• Улучшает совместную работу: оптимизированные рабочие процессы способствуют бесперебойному взаимодействию между членами команды, обеспечивая эффективный обмен документами, их редактирование и обратную связь.

• Поддержка усилий по обеспечению соответствия: четко определенный рабочий процесс обеспечивает соблюдение нормативных и правовых требований, снижая риск несоответствия.

• Сокращение ручных задач: автоматизация рабочих процессов освобождает драгоценное время и ресурсы. Вместо того чтобы тратить время на повторяющиеся задачи, ваша команда может сосредоточиться на более стратегических начинаниях.

• Улучшает доступ к документам: эффективные рабочие процессы упрощают поиск и извлечение документов, повышая общую производительность.

• Повышение эффективности: оптимизированные рабочие процессы сводят к минимуму узкие места и задержки, что приводит к повышению эффективности работы всей вашей организации.

Составляющие рабочего процесса управления документооборотом

Типичный рабочий процесс управления документооборотом состоит из нескольких ключевых составляющих:

• Создание и изменение: создаются новые документы и вносятся последующие изменения. Контроль версий позволяет отслеживать различные версии документа по мере внесения изменений в режиме реального времени.

• Хранение: документы надежно сохраняются в централизованном месте, например, в облачном хранилище, что обеспечивает легкий доступ и извлечение.

• Распространение и доставка: Документы передаются соответствующим заинтересованным сторонам как внутри организации, так и за ее пределами.

• Утверждение и обратная связь: документы проходят процедуру проверки и утверждения для обеспечения точности и соответствия.

• Внедрение и использование: Утвержденные документы вводятся в действие или используются по назначению.

• Хранение и удаление: документы сохраняются в течение требуемого периода и надежно удаляются, когда они больше не нужны.

Каким компаниям следует использовать рабочий процесс управления документооборотом?

Рабочие процессы управления документооборотом могут быть полезны как компаниям в различных отраслях, так и их подразделениям. Вот несколько распространенных сценариев использования:

Кадры

Оптимизированные рабочие процессы повышают эффективность работы с базой данных сотрудников, контрактами и другими документами, связанными с управлением персоналом.

Медицина

Процессы работы с документами обеспечивают безопасное хранение и простое извлечение медицинских карт, результатов исследований и снимков.

Правовая информация

Юридические фирмы могут эффективно управлять документацией, контрактами и материалами дел с помощью надежной системы рабочих процессов.

Финансы

Рабочие процессы управления документооборотом поддерживают эффективную обработку счетов, финансовых документов и отчетов.

Продажи и маркетинг

Отделы продаж могут легко получать доступ к торговым предложениям, контрактам и маркетинговым материалам и обмениваться ими.

Помимо упомянутых выше отраслей, рабочие процессы управления документооборотом могут успешно применяться в различных подразделениях организации, включая администрацию, отделы корпоративной культуры, снабжения и логистики.

Пошаговое руководство по созданию рабочего процесса управления документооборотом

Для создания рабочего процесса управления документооборотом достаточно выполнить несколько ключевых действий:

1. Оцените текущий процесс

Начните с оценки текущего процесса управления документооборотом. Обратитесь к коллегам, чтобы собрать информацию и определить направления, требующие улучшения. Рассмотрите различные элементы ваших рабочих процессов и выявите узкие места или аспекты, в которых они неэффективны (медленная совместная работа, недостаточный объем места для хранения документов и т. д.). Адаптация рабочего процесса к конкретным потребностям вашей команды крайне важна для достижения успеха.

2. Выберите подходящий инструмент

Определив области для улучшения, выберите наиболее подходящий инструмент управления документами для вашей организации.

Централизованная платформа, такая как Dropbox, предлагает комплексное решение для создания, редактирования, хранения и обмена различными типами документов в одном безопасном месте. Расширенные функции безопасности и разрешения на доступ к документам обеспечивают защиту конфиденциальной информации.

3. Внедрите рабочий процесс

После выбора подходящего инструмента можно применить рабочий процесс.

В идеале процесс настройки должен быть быстрым и беспроблемным, обеспечивая плавный переход. Широкий выбор интеграций Dropbox позволяет легко наладить рабочий процесс с документами с помощью инструментов, которые вы уже используете.

4. Постоянно улучшайте рабочий процесс

Когда ваша команда начнет использовать новый рабочий процесс, отслеживайте его эффективность и вносите необходимые изменения, чтобы оптимизировать производительность.

Это можно сделать с помощью таких функций,как «Отправить и отслеживать», которые позволяют отслеживать и анализировать обмен файлами. Вы будете получать ежедневные уведомления по электронной почте с подробной информацией о том, сколько раз были просмотрены ваши документы, а также получите доступ к расширенной аналитике общего доступа, например, когда и где просматривался ваш файл, а также как долго. Используя эту функцию, вы можете определить области, которые можно улучшить, и внести изменения для повышения эффективности рабочего процесса.

Оптимизация рабочих процессов — это не разовая акция. Она должна выполняться постоянно. Скорее всего, осваивая новый рабочий процесс, ваша команда будет общими усилиями вносить в него дальнейшие изменения. Опережайте события и постоянно ищите способы улучшения рабочего процесса, чтобы ваша команда могла работать эффективнее.

5. Ускорьте выполнение заданий вручную

В Dropbox есть различные функции для оптимизации выполняемых вручную заданий и повышения производительности:

• Редактирование PDF-файлов: отсканируйте бумажные документы, а затем преобразуйте их в редактируемые PDF-файлы для удобства редактирования и совместной работы.

• Электронные подписи: отправляйте документы на электронные подписи прямо из своего аккаунта Dropbox.

• Поиск с помощью ИИ: Dropbox Dash обеспечивает эффективный поиск необходимой информации в файлах, даже если имя файла неизвестно. Мгновенно находите нужный контент во всех подключенных приложениях и вкладках на рабочем столе и в браузере.

• Контроль версий: Dropbox автоматически сохраняет все предыдущие версии файла, поэтому вы можете просматривать изменения и возвращаться к более ранней версии.

Рекомендации по рабочему процессу управления документооборотом

Помимо внедрения рабочего процесса, примите во внимание изложенные ниже рекомендации по оптимальному управлению документооборотом.

Используйте расширенные функции безопасности

Обеспечьте конфиденциальность важных документов, используя надежные меры безопасности. Dropbox использует передовое шифрование для защиты ваших документов, и вы можете установить дополнительные разрешения для документов и защитить файлы паролем, чтобы ограничить доступ.

Интегрируйте инструмент со своей системой управления документооборотом

Повысьте эффективность рабочего процесса за счет интеграции инструмента, используемого в рабочем процессе, с существующей системой управления документооборотом. Это позволит легче получать доступ к документам, ускорит процесс утверждения и повысить эффективность совместной работы.

Вы также заметите, что ошибок стало меньше, так как переключаться между приложениями и программами нужно реже.

Разработайте правила и процедуры

Установите четкие правила и процедуры, которые позволят вашим коллегам эффективно использовать рабочий процесс. Определите стандартные этапы создания, хранения и совместного использования важных документов, а также предоставления доступа участникам команды и другим внутренним и внешним пользователям.

Процедуры должны содержать четкие инструкции по загрузке и классификации документов, поиску и извлечению файлов, а также отслеживанию изменений.

Обучите участников команды

Проведите практические занятия, чтобы все ваши коллеги смогли разобраться в новом рабочем процессе и научились его применять.

Эти занятия должны быть комплексными: нужно рассмотреть ключевые шаги по созданию, хранению, совместному использованию, а также архивированию или удалению документов. Практические примеры помогут участникам команды понять, как этот новый процесс впишется в их повседневную работу.

Кроме того, полезно предусмотреть дополнительные занятия, легкодоступные руководства и учебные пособия, а также регулярные проверки — это поможет решать возникающие проблемы и рассматривать новые идеи.

Организуйте удобный для вас рабочий процесс

Правильно структурированный рабочий процесс управления документооборотом — это ключ, который поможет раскрыть весь потенциал вашей системы документооборота.

Dropbox — это идеальная централизованная платформа для хранения файлов проектов, управления ими, совместной работы и получения отзывов. Воспользуйтесь многочисленными функциями Dropbox, которые помогут оптимизировать связанные с документами процессы, повысить эффективность совместной работы и сделать ваш бизнес еще более успешным.