Как находить файлы маркетинговых кампаний в разных инструментах без переключения вкладок

Кампании часто перемещаются между разными платформами. Бриф может начинаться в Google Drive, отзывы могут появляться в Slack, а итоговые материалы хранятся в облачном хранилище Dropbox, тогда как список дел по запуску находит другое место.

Поиск одной утвержденной презентации, изображения или отчета может отнимать ценное время. Работа в нескольких местах, использование различных инструментов и частая смена фокуса — распространенные сложности рабочего процесса, с которыми сталкиваются маркетинговые рабочие группы.

В этом руководстве мы расскажем, как проще находить маркетинговые файлы. Вам не нужно перестраивать рабочий процесс, чтобы всё работало без сбоев. Благодаря надёжному месту для хранения файлов кампаний легко поддерживать порядок и избегать путаницы с версиями.

Облачное хранилище Dropbox объединяет все ваши маркетинговые материалы в одном месте, а Dropbox Dash обеспечивает поиск на основе ИИ по всем вашим подключённым приложениям. Так вы сможете быстро находить нужные файлы и сохранять темп работы над каждым проектом.

Почему маркетинговые файлы так сложно найти?

Маркетинговые проекты естественным образом создают множество файлов: ресурсы, презентации, PDF-документы, видео и отзывы перемещаются между разными платформами, мессенджерами, инструментами для рецензирования и электронной почтой.

Хотя каждый инструмент выполняет свою функцию, полная картина кампании может оказаться разрозненной, из-за чего сложнее продвигать работу и находить именно то, что нужно.

Поиск нужной информации может занять больше времени, если:

• Имена файлов не соответствуют единому формату
• Важные сведения, такие как связанные папки и Проекты, не хранятся вместе с вашими файлами
• Вы открываете раннюю версию, но не самые последние комментарии
• Файл может быть на месте, но неясно, является ли он итоговым

Вы можете найти творческий файл, но не сведения о том, готов ли он к использованию, что создает дополнительные сложности из-за обращений людей за подтверждением.

Как быстрее находить маркетинговые файлы?

Находить маркетинговые файлы очень просто, если использовать такие инструменты, как облачное хранилище Dropbox, и подключить его к рабочим пространствам с ИИ, например Dash. Вот несколько способов оптимизировать этот процесс:

1. Храните файлы кампании в одном общем месте

Если у каждой кампании есть одно основное расположение, ваша рабочая группа тратит меньше времени на поиск.

Правильная организация файлов и папок означает создание структуры папок с учетом того, как работает ваша рабочая группа. Продумайте этапы от черновика до финальной версии и заполните все пробелы в зависимости от ваших потребностей. Вы также можете использовать общие папки и группы, чтобы пользователи могли быстро получать доступ к нужным файлам, не просматривая другие папки.

Вам не нужно удалять все инструменты из рабочего процесса. Вместо этого храните утвержденные ресурсы, обновленные до последней версии брифы и готовые к запуску файлы в одном надежном месте, даже если связанная информация находится в других местах.

2. Установите правила именования, которым сможет следовать ваша рабочая группа

Понятная и простая система именования помогает всем поддерживать порядок. Маркетинговые рабочие группы могут включать, например, следующее:

• Название кампании
• Канал
• Тип актива
• Дата
• Версия

Использование одной и той же структуры каждый раз означает, что рабочие группы могут быстро найти нужное, где бы они ни работали.

Эффективно выполняя эти действия, вы помогаете своим инструментам выдавать нужные результаты — никому не придется запоминать конкретные имена файлов. Это также упрощает определение того, какая версия файла готова к использованию, поэтому рабочие группы могут быстро находить нужный объект без догадок.

3. Держите отзывы рядом с файлом

Когда отзывы отделены от Ваших материалов, для объединения всего в одном месте требуются дополнительные действия.

Dropbox включает функции для совместной работы с содержимым и позволяет легко делиться большими файлами с помощью Dropbox Transfer. Вы также можете хранить комментарии рядом с документами в облачном хранилище (или непосредственно в документе с помощью Dropbox Paper), чтобы управлять проектами в одном месте. Это помогает командам двигаться вперед вместе — от первого черновика до итоговой версии с полным контекстом.

Если ваша рабочая группа может просматривать, комментировать и поделиться файлами в рамках единого рабочего процесса, гораздо проще определить, находится ли файл на проверке или готов к отправке.

4. Используйте журнал версий вместо дублирования черновиков

Маркетинговые файлы легко множатся, когда с каждым обновлением сохраняется новая копия. Благодаря восстановлению файлов и журналу версий в Dropbox вы можете вернуть предыдущие черновики и легко удалить ненужные правки. Это позволяет вашей рабочей группе работать с единым, обновленным до последней версии файлом — без необходимости в дополнительных дубликатах.

Это удобно для поиска и еще удобнее для передачи задач. Когда ваша рабочая группа знает, где находится актуальный файл, поиск становится ярлыком, а не спасательной операцией.

5. Добавьте поиск по подключенным приложениям

Упорядочивание файлов по папкам полезно, но следить за проектами бывает непросто, когда материалы кампании хранятся в разных инструментах. Именно здесь на помощь приходит межинструментальный универсальный поиск в Dash, который связывает приложения, используемые Вашей рабочей группой, — что упрощает поиск всего содержимого из одного центрального места.

Какие инструменты помогают рабочим группам выполнять поиск по документам компании?

Лучшие рабочие группы обычно используют три подхода, что позволяет вам всегда находить необходимое:

Поиск в приложении

Когда вы точно знаете, где хранится файл, обычно достаточно выполнить поиск в соответствующем приложении. Однако проекты и кампании часто задействуют несколько различных инструментов, поэтому поиск нужного документа может означать повторение поиска в каждом из них. 

Инструмент на основе ИИ вроде Dash объединяет все данные, позволяя находить нужное на нескольких платформах за один шаг.

Облачное хранилище и инструменты для совместной работы

С безопасным облачным хранилищем команды могут хранить все материалы кампании в одном месте. В этой безопасной экосистеме функции Dropbox включают:

• Общие папки
• Гибкие разрешения для файлов
• Инструменты для совместной работы с содержимым
• Восстановление файлов для восстановления предыдущих версий

В сочетании со встроенным поиском это, как правило, позволяет каждому легко находить нужное и уверенно работать вместе.

Поиск на базе ИИ по подключенным приложениям

Иногда вы помните детали — кампанию, сообщение или изображение, — даже если имя файла вылетело из головы. Именно здесь встроенному поиску в приложении и облачному хранилищу нужна дополнительная помощь.

Dash позволяет легко находить нужное благодаря интеллектуальному универсальному поиску по всем вашим подключенным приложениям. Просто введите описание файла или используйте Dash Chat, чтобы задать вопрос своими словами, и инструмент покажет нужные результаты независимо от того, где хранится ваше содержимое.

Как ИИ может помочь мне выполнять поиск на нескольких платформах?

Поиск с ИИ особенно полезен, когда вы помните детали лишь смутно. Вместо точного имени файла можно искать по тому, что вы помните: по теме, единственной запомнившейся детали или месту использования — и все равно найти нужный результат среди связанных приложений и типов файлов.

Поиск на базе ИИ в таких инструментах, как Dash, позволяет вам:

• Ищите так, как вы действительно думаете: поиск с ИИ позволяет использовать описания вместо имен файлов, например «презентация кампании за 4 квартал с главным изображением для розничной торговли». Это значит, что для быстрого сужения результатов можно опираться на контекст, а не на точные ключевые слова
• Поиск по всему многообразию маркетинговых файлов: подключенные приложения обеспечивают мгновенную статистика по документам, презентациям, PDF-файлам — по всем сразу. Это очень удобно, когда нужный вам ресурс кампании затерялся среди файлов различных форматов.
• От результатов к ответам: вы можете задать вопрос, составить сводку или создать черновик на основе доступного вам содержимого, что позволяет приступить к заданию прямо из результатов поиска. Ответы в Dash Chat содержат ссылки на источники и всегда учитывают действующие разрешения на доступ к файлам.

Преимущество поиска с ИИ выходит за рамки простого нахождения всех ваших файлов — он связывает вас с нужной информацией именно тогда, когда она нужна. Благодаря эффективному поиску рабочие группы могут быстро получать доступ к своим ресурсам и держать проекты под контролем.

Как Dropbox помогает находить маркетинговые файлы в разных инструментах?

В маркетинговых проектах часто используется множество инструментов. Брифы, презентации, отзывы и материалы разрознены, и их трудно отслеживать. Dropbox хранит все материалы кампании в одном рабочем пространстве, а благодаря поиску по всем подключенным приложениям вы можете быстро найти любой файл в Dash.

Dropbox и Dash вместе позволяют:

• Начните с более надежной организации файлов: Dropbox предоставляет вашей рабочей группе единое безопасное место, где можно упорядочить файлы кампании, делиться папками с коллегами и клиентами, настраивать разрешения и использовать журнал версий вместо дублирующихся черновиков — так ваш «источник истины» становится действительно надежным.
• Поиск по инструментам, которыми вы уже пользуетесь: с Dash вы можете выполнять поиск по подключенным приложениям из одного места, чтобы тратить меньше времени на переключение между вкладками и больше времени на продвижение кампании.
• Сохраняйте контекст вместе со стеками и чатом: стеки позволяют группировать связанные файлы, ссылки и содержимое приложений по проектам без перестройки структуры папок, а чат помогает создавать сводки и задавать уточняющие вопросы на основе доступного вам содержимого.

Процесс работы над кампанией становится более удобным: вы можете быстро найти любой нужный файл и без труда продвигать свои проекты. Безопасность Dash основана на архитектуре Dropbox, поэтому вам не нужно беспокоиться о том, что какие-либо функции откроют доступ к данным не тем людям.

Быстрый поиск маркетинговых файлов без перестройки рабочего процесса

Начните с одного текущего проекта. Выберите одно общее место для итоговых файлов, используйте простые названия, храните отзывы вместе с каждым объектом и подключите ключевые инструменты. Это упрощает процесс и помогает поиску на основе ИИ работать эффективнее по мере работы.

Если ваша рабочая группа устала искать нужные маркетинговые файлы по множеству вкладок, облачное хранилищеDropbox обеспечивает организацию файлов, а Dash предоставляет универсальный поиск, который объединяет все воедино. Это означает меньше поисков, меньше путаницы с версиями и более быструю работу над кампаниями.