Упростите работу отдела кадров благодаря системе управления документами

Основная задача отдела кадров — управление персоналом. А для этого нужно множество документов. Как на компьютере, так и в реальной жизни без плана управления этими документами не обойтись.

Организация документов — не такое уж увлекательное занятие, но многие этапы этого процесса можно автоматизировать. Надежный план сэкономит вам время на рутинные задачи, а также обеспечит вам юридическую защиту.

Давайте разработаем стратегию, хорошо?

Что такое управление кадровыми документами?

Это просто отслеживание всех бумаг и файлов компании. Сюда входит создание, регистрация, сортировка, хранение, поиск или удаление кадровых документов.

Каждая из этих задач по управлению документами должна выполняться таким образом, чтобы гарантировать безопасность и соответствие корпоративной информации требованиям законодательства — независимо от того, является ли это малым предприятием или крупной многонациональной корпорацией.

Почему важно управление кадровыми документами?

Эффективное управление документами поможет без труда находить и хранить файлы сотрудников, а также работать с этими файлами. Это путь к обеспечению безопасного хранения документов и модернизации кадровых процессов.

Наличие точных, легкодоступных и безопасных документов поможет вашей команде знать, где найти информацию о своих должностных правах и обязанностях. В наши дни облачные системы являются основным способом сделать это.

Кроме того, сотрудники будут более уверены в сохранности своей конфиденциальной личной информации, если у вас есть надежная система управления кадровыми документами, что может внести положительный вклад в их общее благополучие.

Зачем использовать систему управления кадровыми документами?

Хорошая система управления может многое сделать автоматически, что позволит вам сэкономить время. Она работает как автоматизированный делопроизводитель, который помогает вам в следующем:

• Повышение продуктивности — система управления документами позволяет вам искать нужные файлы, вместо того чтобы переключаться между папками, приложениями или вкладками.
• Централизация и оптимизация — цифровые инструменты управления кадровыми документами позволят хранить ваши файлы в одном месте и упростят работу для вас и всех, кому нужен доступ.
• Отслеживание и отчетность — вы можете автоматически отслеживать и сообщать конфиденциальную информацию, обеспечивая соответствие требованиям и помогая себе без труда соблюдать важнейшие нормативные стандарты.
• Обеспечение безопасности — наши функции безопасности мирового класса гарантируют сохранность ваших данных, а также у нас есть резервное копирование для вашего устройства на случай возникновения проблем.
• Общий доступ к файлам и папкам — вы можете легко защитить документы паролем или управлять доступом с помощью элементов управления общим доступом к файлам и папкам, как внутри организации, так и за ее пределами.
• Мониторинг даркнета — если вы используете Dropbox в качестве системы управления документами, мы будем даже следить за даркнетом на предмет любых утечек паролей.

Повышайте эффективность, обеспечивайте соответствие требованиям и защищайте конфиденциальные данные с легкостью — вот лишь несколько причин использовать Dropbox как лучшее решение для управления кадровыми документами.

Как настроить систему управления кадровыми документами
 

1. Определите соответствующие документы

Вашим коллегам из разных отделов не всегда нужен доступ к кадровым файлам. И вам не обязательно просматривать каждый файл в организации только потому, что вы работаете в отделе кадров.

Составьте карту различных типов кадровых документов, используемых в вашей организации, например:

• Документы сотрудников, в том числе комплекты информационных материалов или руководства для новых кадров
• Трудовые договоры
• Политики компании
• Медицинские справки и документы об инвалидности
• Заявления на отпуск
• Платежные ведомости
• Справочные материалы
• Документы о приеме на работу, такие как объявления о вакансиях, резюме кандидатов и заметки с собеседований
• Записи и материалы, касающиеся новых сотрудников
• Файлы аттестации
• Информация о зарплате
• Информация о льготах

В зависимости от сферы деятельности ваша компания может обрабатывать множество других типов цифровых кадровых документов, таких как протоколы безопасности или обучающие материалы по продукту, поэтому это лишь приблизительное руководство.

2. Определите ваши потребности в доступе

Не у всех сотрудников вашей компании должен быть доступ ко всем кадровым документам. При управлении документами задайте себе следующие вопросы:

• Кому нужен доступ? Всем? Руководителям? Только отделу кадров?
• Как часто используется этот файл? Когда он больше всего нужен?
• Как сотрудники получают доступ к файлу? На ПК, в пути, на мобильном устройстве?
• Они могут вносить изменения в файл или только просматривать его?

Короче говоря, подумайте, кому что нужно, когда и как сохранить ваши документы в целости и сохранности. Этот шаг важен для того, чтобы гарантировать, что у людей будет только тот доступ, который им необходим.

3. Определите ваши требования к безопасности

Этот шаг похож на шаг 1, но с одной особенностью. Здесь ключевым моментом является соблюдение правил. Спросите себя:

• Содержит ли этот файл защищенную законом информацию, например медицинские книжки?
• Нужно ли хранить этот файл в течение конкретного периода?

Как только вы поймете, что к чему, установите свои правила, выполнив одно или несколько из следующих действий:

• Защищайте файлы паролями.
• Строго контролируйте обмен файлами.
• Отслеживайте каждое действие с помощью отчетов о событиях.
• Проверяйте данные и ведите прозрачный контрольный журнал.

Обеспечивая безопасность, вы обеспечиваете сохранность и соответствие своих документов требованиям, что обеспечивает вам спокойствие при управлении файлами.

4. Обсудите свою стратегию с коллегами.

Вы почти закончили, но помните: системы управления кадровыми документами будут работать только в том случае, если отделы кадров будут принимать в них участие и поддерживать их в актуальном состоянии. Убедитесь, что каждый знает свои роли и обязанности.

Также важно хранить все в одном месте для удобства использования, что также помогает создать среду для совместной работы, еще больше оптимизируя процессы документооборота.

Для важных документов попробуйте добавить контекст с помощью видео или записей экрана.

Рекомендации по управлению кадровыми документами

Прежде всего, включите эту высокоэффективную и действенную стратегию в рабочий процесс управления персоналом.

Затем необходимо как можно скорее ознакомить с ней сотрудников и провести обучение на этапе адаптации.

Кроме того, внедрите обязательное автоматическое резервное копирование самых важных файлов.

И не лишним будет раз в год просматривать кадровые документы, чтобы держать все под контролем. Всегда полезно отслеживать процессы или вносить небольшие изменения.

Простое и безопасное управление кадровыми документами

Если вы работаете в отделе кадров, Dropbox обязательно вам пригодится. Решение упростит управление и обмен документами, а также их хранение и предоставит сотрудникам необходимые инструменты, чтобы они могли быстрее справляться с ежедневными задачами.

Сотрудники отдела кадров даже могут получать статистику или аналитические сведения по общим документам, чтобы вы знали, кто использует или просматривает важные файлы, к которым предоставлен общий доступ. Это очень удобно.

Эффективное и безопасное управление кадровыми документами без лишних усилий.