Специалисты по кадрам выполняют различные задачи: от адаптации и вовлечения сотрудников до обработки данных сотрудников и оценки их эффективности. Каждый процесс имеет жизненно важное значение.
Однако без четко структурированного подхода эти важные кадровые процессы могут стать непосильными, что приведет к снижению морального духа сотрудников, повышению текучести кадров и падению производительности. Неэффективное управление в любой из этих областей может существенно повлиять на удержание персонала и общий успех вашей компании.
К счастью, эффективный кадровый рабочий процесс с использованием интеллектуальных цифровых инструментов и автоматизации поможет оптимизировать эти задачи и повысить эффективность.
Что такое HR-процесс?
Кадровый рабочий процесс — это система, которая упрощает обычные кадровые задачи и процедуры. Это может быть набор шагов, которые вы предпринимаете для выполнения определенной задачи, например найма новых сотрудников, или комплексный подход, охватывающий весь путь сотрудника в вашей компании.
Создав рабочий процесс, подходящий вашей организации, вы сможете выявить узкие места в повторяющихся задачах. Например, ожидание подписания контрактов новыми сотрудниками может замедлить процесс адаптации. Осознание этих задержек позволит вам найти нужные инструменты для оптимизации или даже автоматизации этих задач. Такой подход поможет вам стать более эффективным и продуктивным, обеспечивая более бесперебойную работу вашего отдела кадров.
Хороший рабочий процесс отдела кадров может:
- Уменьшить количество ошибок
- Сокращение бумажных процессов
- Ускорьте процесс утверждения
- Повышение уровня соответствия
- Экономьте время и усилия при выполнении повторяющихся задач
4 способа, которыми HR-процесс может улучшить ваши HR-процессы
Существует четыре ключевые области, на которые HR-процесс может оказать существенное влияние:
1. Предварительная посадка
Прием на работу нового сотрудника требует внимания и коммуникации между различными отделами, включая отдел кадров, бухгалтерию, руководителей групп и участников рабочей группы. Отдел кадров готовит и рассылает различные формы и материалы, такие как политики компании и справочники. Кроме того, он собирает персональные данные для личных дел и выдает рабочие адреса электронной почты.
Как предварительная подготовка вписывается в рабочий процесс отдела кадров:
Предложение о работе и согласие
Отдел кадров готовит необходимые документы, такие как письма с предложением о работе, трудовые договоры и соглашения о неразглашении информации. С помощью Dropbox Sign эти документы можно быстро отправлять и подписывать без обмена множеством электронных писем. Больше не нужно гоняться за подписями или возиться с документами!
Подготовка и настройка документов
Обычно отдел кадров работает со множеством стандартизированных шаблонов при подготовке необходимой документации для нового сотрудника. Хранилище файлов Dropbox, а также встроенные функции редактирования PDF-файлов и обмена файлами гарантируют, что эти документы можно будет надежно хранить, легко извлекать и редактировать для нового сотрудника при необходимости.
Отправка и отслеживание документов
Документы отправляются на проверку и подпись с помощью электронных подписей или с использованием Dropbox Sign. Dropbox Sign не только упрощает процесс подписания, но и отслеживает статус, гарантируя оперативное получение всех необходимых подписей.
Сбор информации
Отдел кадров собирает и безопасно хранит персональные данные. Безопасные решения Dropbox для хранения данных гарантируют защиту всех персональных данных и возможность их легкого восстановления при необходимости.
Подготовка к ориентации
Отдел кадров готовит материалы для адаптации новых сотрудников, например руководства для сотрудников и графики обучения. Эти материалы организуются и хранятся в облачном хранилище Dropbox, где они легко доступны новым сотрудникам.
2. Адаптация сотрудников
Процесс адаптации бывает сложным и без правильного подхода может вызывать стресс у сотрудника. Отказ от бумажной документации в пользу цифровых или автоматизированных процессов позволяет ускорить этот процесс и значительно облегчить адаптацию новых сотрудников. Адаптация обычно включает несколько ключевых этапов:
Завершение документа
Новым сотрудникам необходимо заполнить и подписать различные документы. Dropbox Sign эффективно отслеживает заполнение документов, гарантируя своевременное подписание всех необходимых форм. Больше не нужно распечатывать формы или сканировать их — достаточно нескольких щелчков мыши.
Информационные напоминания
Крайне важно собирать необходимую информацию от новых сотрудников. Dropbox Sign отправляет автоматические напоминания с подробным описанием необходимой информации, что сокращает объем последующих ручных задач. Sign — это своего рода личный помощник, подталкивающий новых сотрудников к выполнению поставленных задач.
Обмен материалами
Крайне важно предоставить новым сотрудникам материалы для адаптации, например политики компании и графики обучения. Функции обмена Dropbox позволяют кадровым специалистам упорядочивать эти материалы и давать к ним доступ.
Отслеживание вовлеченности
Отслеживание взаимодействия с материалами для адаптации помогает гарантировать, что новые сотрудники изучат их. Функция отправки и отслеживания Dropbox позволяет отделам кадров отправлять материалы и отслеживать взаимодействие с ними, чтобы понимать, как пользователи изучают материалы.
Благодаря использованию инструментов Dropbox процесс адаптации становится более рационализированным, что снижает стресс для отдела кадров и новых сотрудников, а также обеспечивает плавный и эффективный переход в компанию.
3. Запросы, утверждения и общие вопросы
Управление запросами, утверждениями и общими запросами часто составляет основную часть повседневной работы HR-специалистов, особенно в крупных компаниях. Сюда входит обработка заявок на отпуск, отсутствие персонала и различные запросы сотрудников. Внедрение этого процесса в рабочий процесс отдела кадров включает несколько этапов:
Управление документооборотом
Управление документами включает в себя эффективную разработку, хранение и организацию документов. Функции синхронизации Dropbox поддерживают эту функцию, предоставляя безопасный и доступный способ поиска и использования всех кадровых документов.
Настройка шаблона
Настройка шаблонов и редактирование PDF-файлов для индивидуального или корпоративного использования. Благодаря редактированию PDF-файлов в Dropbox отделы кадров могут быстро адаптировать документы под конкретные потребности.
Отслеживание вовлеченности
Отслеживание взаимодействия с общими материалами гарантирует, что сотрудники изучают предоставленную информацию. Функция отправки и отслеживания Dropbox позволяет кадровым специалистам отправлять документы и отслеживать взаимодействие с ними сотрудников. Например, если обновленное руководство осталось непрочитанным, вы можете напрямую связаться с рабочей группой.
Сбор подписей
Сбор и сохранение подписей сотрудников имеют решающее значение для одобрения. Dropbox Sign упрощает сбор электронных подписей, оптимизируя процесс утверждения.
Используя инструменты Dropbox, HR-отдел может эффективно управлять ежедневными запросами и запросами. Это сокращает объем ручной работы и повышает общую эффективность рабочего процесса.
4. Увольнение сотрудников
Процедура увольнения инициируется, когда сотрудник решает покинуть вашу компанию. Обычно собеседование при увольнении проводит кто-то из вашей команды совместно с непосредственным руководителем сотрудника. В ходе этого собеседования вы можете решить, стоит ли делать сотруднику новое предложение, чтобы побудить его остаться.
Давайте рассмотрим, как увольнение сотрудников вписывается в рабочий процесс отдела кадров:
Выходное интервью и решение
Проведите выходное интервью и решите, стоит ли делать предложение о сохранении.
Предложение и соглашение
Если вы хотите сохранить договор, настройте его и отправьте с помощью Dropbox Sign. Это быстрый и безопасный способ окончательно согласовать условия, одновременно показывая новым сотрудникам, что вы их цените.
Процесс увольнения
Если не сохраняете, приступайте к увольнению, оформлению окончательной документации и обеспечению возврата оборудования компании. Создавайте, храните и безопасно организовывайте все связанные документы с помощью Dropbox.
Окончательная документация
Настройте итоговые документы и соглашения, гарантируя, что все документы будут оформлены, организованы, подписаны и надежно сохранены в Dropbox.
Сбор электронных подписей
Используйте Dropbox Sign для сбора и хранения всех необходимых документов от увольняющихся сотрудников. Инструменты Dropbox помогают HR-отделам минимизировать ручную работу с документами. Эти инструменты обеспечивают плавный переход как для уходящего сотрудника, так и для компании.
Повышение эффективности за счет автоматизации кадровых процессов
Отказываясь от выполнения многих задач вручную, отделы кадров начинают работать эффективнее. Внедрение автоматизации в кадровые рабочие процессы дает существенные преимущества. Автоматизация повторяющихся и трудоемких задач позволяет кадровым специалистам сосредоточиться на более стратегически важных задачах.
Dropbox предоставляет набор инструментов, предназначенных для оптимизации вашей работы. Он предоставляет пользователю доступ к информации об общих документах, а также упрощает и делает более эффективным получение подписей на важных кадровых формах.
Используйте Dropbox для улучшения рабочих процессов отдела кадров:
- Используйте функции хранения и обмена файлами Dropbox для разработки, хранения и упорядочивания документов, чтобы повысить организованность и доступность.
- Функция отправки и отслеживания позволяет отслеживать взаимодействие с критически важными документами и гарантировать, что сотрудники будут вовремя проинформированы.
- С Dropbox Sign вы можете легко собирать и сохранять электронные подписи, обеспечивая соответствие требованиям и ускоряя процесс утверждения.
Автоматизация кадровых рабочих процессов в итоге приводит к повышению производительности, точности реализации и удовлетворенности сотрудников. Трансформируйте свои кадровые процессы и повысьте эффективность с помощью Dropbox. Узнайте больше о том, как Dropbox может поддержать ваш отдел кадров.
