Знакомо это чувство: одна команда использует Slack, другая застряла в Notion, а кто-то только что отправил краткое описание кампании по электронной почте без темы. Информационные хранилища возникают, когда отделы, команды или отдельные лица хранят свои файлы, обновления и информацию в разных местах. Вот вам и запутанные рабочие процессы, дублирование работы и целая куча путаницы.
Это особенно распространено в маркетинговых и творческих командах, где сотрудничество — это самое главное. Бункеры могут располагаться между:
- Дизайнеры и видеооператоры, работающие со своими собственными специализированными инструментами и папками
- Писатели и стратеги, разрабатывающие сообщения, оторванные от творческих ресурсов
- Команды, отвечающие за кампании и платные медиа, продолжают работать с устаревшими ресурсами
- Внешние партнеры, фрилансеры или агентства, работающие со старыми версиями файлов
Это неприятно, но это можно исправить. Dropbox объединяет все ваши команды (и их инструменты), чтобы вы могли продолжать использовать то, что работает, одновременно устраняя неэффективность. Здесь мы рассмотрим несколько надежных способов преодоления разобщенности и стимулирования более эффективного маркетинга.
Что такое информационный бункер и почему он создает проблемы для маркетинговых команд?
Проще говоря, информационный бункер — это нарушение потока информации. В бизнесе это происходит, когда разные части разных команд — или инструменты внутри этих команд — не взаимодействуют друг с другом.
Все усердно трудятся, но не совсем дружно. Для маркетинговых и творческих команд, где сотрудничество и своевременность имеют решающее значение, разобщенность может незаметно снизить производительность и быстро привести к разочарованию.
Вот как это выглядит изо дня в день, с некоторыми реальными нарушениями рабочего процесса:
- Дублирование работы: бывало ли так, что две команды неосознанно создавали один и тот же актив кампании? То чувство, когда впервые понимаешь: «Ура!» Это деморализует, это пустая трата времени, и этого можно было бы полностью избежать, если бы у вас была правильная видимость.
- Непоследовательность в сообщениях: если дизайнеры работают на основе рекомендаций бренда за прошлый месяц, а авторы следуют новому документу с общим тоном (который никто не поделился), ваша кампания не просто будет выглядеть запутанной — она будет полностью запутанной.
- Пропущенные сроки: каждый из нас сталкивался с ситуацией, когда какой-то файл оставался в чьем-то почтовом ящике на несколько дней или когда человек не осознавал, что ему нужно что-то одобрить. Именно эти люди, работающие в разрозненных рабочих процессах, часто становятся причиной ненужных задержек. Такие задержки могут отразиться на работе целых команд, вызывая спад эффективности работы всех сразу.
- Недовольные команды: Когда работа команды идет в неправильном направлении (и это не их вина), они обязательно расстроятся. Когда людям приходится часами искать файлы или переделывать работу с нуля из-за того, что кто-то другой не выходит на связь, — они лишаются энергии. Это случается даже с самыми страстными творческими людьми.
- Отсутствие ответственности: самое неприятное в разрозненности — это то, что не на кого указать пальцем, — во всем виновата система. А если нет общей видимости, никто не может решить, кто за что отвечает. Это означает большую неразбериху, худшее принятие решений и гораздо более медленную динамику в целом.
Это не мелкие неприятности — это серьезные препятствия, мешающие вашей рабочей группе лучше справляться со своими обязанностями, и они могут приводить к творческому выгоранию. Разобщенность особенно вредна в творческой среде, где важнее всего четкое взаимопонимание и настрой.
Однако при наличии правильных инструментов и систем разрозненность не вечна. Давайте рассмотрим несколько причин, чтобы вы могли провести профилактическую работу со своими текущими системами и не допустить ухудшения ситуации или ее формирования вообще.
5 причин разобщенности на работе
Силосы не появляются внезапно, как большой грузовик, едущий задним ходом, — они подкрадываются тихо, часто оставаясь никем незамеченными.
Большинство команд не начинают работать в изоляции, но несколько упущенных из виду привычек и неправильно используемых инструментов могут быстро создать препятствия, которые замедлят всех. Давайте рассмотрим несколько способов, которыми это проявляется для маркетинговых и креативных команд.
1. Чрезмерная зависимость от отключенных инструментов
Очень распространенная проблема с силосом — разрозненные инструменты, мутящие воду. Файлы на Google Диске, сводки, затерянные в цепочках электронных писем, отзывы, разбросанные по старым мессенджерам Slack и Asana, и случайные цепочки комментариев — звучит знакомо? Когда каждый инструмент выполняет свою функцию, ваша команда в конечном итоге получает запутанную картину информации, в которой трудно ориентироваться.
2. Отсутствие общего хранилища или структурированных процессов.
Совместное хранилище означает общую информацию. Если команды сохраняют работу на своих рабочих столах, в облачном хранилище или используют разные инструменты, совместная работа быстро становится запутанной. Без общей структуры, в которой можно осуществлять поиск и которая доступна тем, кто в ней нуждается, члены команды в конечном итоге наращивают знания в противоположных направлениях — даже не осознавая этого.
3. Нет единого источника истины
Когда в организации циркулируют три разные версии плана рекламной кампании, каждая из которых содержит разные правки, ссылки и комментарии, это прямо ведет к дублированию работы, недопониманию и срыву сроков. Использование общих документов и инструментов с функциями совместной работы в качестве стандартного подхода в ваших рабочих группах — это простой способ централизовать всю обратную связь и автоматизировать эффективную работу с учетом нужд сотрудников.
4. Ведомственные стены или ограничения доступа
Это не всегда происходит намеренно, но лишение различных отделов или внешних партнеров доступа к необходимым ресурсам лишь создает дополнительные трудности. Если люди не видят полной картины, как они могут внести эффективный вклад? Инструменты с простыми настройками прав доступа и прав доступа к файлам позволяют легко отслеживать, кто что может видеть, и при необходимости вносить необходимые изменения.
5. Быстрые сроки реализации проекта
Это то, что нужно услышать руководителям творческих групп, когда кампания движется со скоростью 100 миль в час — ваша структура и тонкие линии полировки размазываются, как капли дождя на лобовом стекле. Если вы создаете или способствуете формированию такой среды, люди по умолчанию начинают работать изолированно друг от друга, чтобы просто что-то сделать, что в дальнейшем может привести к еще большей путанице (и плохим результатам).
Бункеры формируются легко и часто бесшумно, и никто этого не замечает, пока не становится слишком поздно. К тому времени, как кто-то это заметит, они уже замедлят ваш проект, разочаруют вашу команду или запутают ваши сообщения. Главное — заметить признаки на ранней стадии и внедрить правильные системы, чтобы все были на связи.
5 способов разрушить информационную изоляцию
Разрозненность может тихо уничтожить даже самые лучшие кампании. Хорошая новость в том, что их можно полностью исправить. С помощью нескольких простых привычек и правильных инструментов вы сможете поддерживать слаженную работу команды и плодотворную реализацию проектов. Вот как можно преодолеть разобщенность:
1. Используйте совместное облачное хранилище
Один из самых простых способов преодолеть разобщенность является наличие общего централизованного пространства для рабочей группы. Общее облачное хранилище предоставляет каждому сотруднику доступ к тому, что ему необходимо, будь то указания к творческим заданиям, материалы кампаний или справочная документация, без необходимости какого-либо поиска или ожидания.
Это устраняет барьеры между командами, делая доступ простым, отслеживаемым и единообразным. Используя Dropbox, рабочие группы смогут обращаться к любым данным в общем защищенном рабочем пространстве. Вы получаете простоту обмена данными, а также автоматическое управление разрешениями и версиями, чтобы каждый сотрудник всегда работал строго над нужными файлами.
2. Используйте инструменты поиска
Вы не можете использовать маркетинговые активы, которые не можете найти. Когда файлы завалены папками «Входящие» или вкладками, даже самый удивительный ресурс словно бы не существует. Если бы только можно было найти файл, даже если не помнишь его названия.
Вот тут-то на помощь и приходит универсальный поиск. Dropbox Dash (универсальный поисковый инструмент на базе искусственного интеллекта для пользователей Dropbox) позволяет вашей команде находить то, что им нужно, в документах, вкладках, электронных письмах, облачных хранилищах и многих других источниках данных — и все это за считанные секунды. Это как поисковая строка, которая просматривает файлы и действительно понимает, что вы ищете.
3. Организуйте данные для облегчения совместной работы.
Очистить папки. Последовательное наименование. Совместный доступ. Эти маленькие правила имеют большое значение. Прививание этих принципов членам команды и сотрудникам разных отделов имеет решающее значение для предотвращения возникновения разобщенности или ее устранения.
Dropbox упрощает работу благодаря интуитивно понятным функциям, предназначенным для легкого упорядочения файлов и папок. Кроме того, Dash помогает вам находить недавно использованные или важные файлы непосредственно на стартовой странице в удобной панели управления, которая предоставляет краткий обзор всего необходимого вам содержимого: файлов, электронных писем, календарей и многого другого.
4. Сделайте отзыв видимым
Разрозненность отзывов приводит к повторной работе, пропуску изменений и множеству обменов мнениями. Получать обратную связь из разрозненных источников сводит с ума, и это может помешать сохранять мотивацию и видеть общую картину.
Поддерживайте порядок с помощью комментирования и аннотаций в режиме реального времени. Dropbox также позволяет оставлять отзывы непосредственно на изображениях, видео или документах. Такие инструменты, как Dropbox Replay, позволяют командам быстро просматривать и решать проблемы, связанные с отзывами на видео, сохраняя при этом контекст обсуждений и утверждений, что помогает оптимизировать и без того сложный творческий процесс.
5. Поощряйте культуру прозрачности во всех отделах
Конечно, разрозненность, несомненно, является системной проблемой, но это также и проблема привычек. А привычки — это человеческие проблемы, которые часто и с самого начала вовлекают в свою жизнь ключевых (и старших) заинтересованных лиц. Это люди, которые принимают решения о культуре компании.
Иногда для разрушения бункеров требуется поворот руля на самом верху, что может занять некоторое время, но в конечном итоге окупается. С Dropbox легко создавать общие папки, начинать или развивать проекты и даже использовать инструменты управления задачами для объединения команд, сокращая количество сюрпризов и доработок, которые возникают из-за разрозненности.
Когда у всех есть одна и та же информация, в одном месте и в одно время, тогда возможна самая лучшая творческая работа.
С Dropbox прекратите разрозненность, замедляющую творческий процесс
Разрозненность информации может время от времени создавать неудобства, но если ее не контролировать, она может быстро стать серьезным препятствием для производительности вашей команды. Они задерживают запуски, вызывают путаницу, дублирование и просто высасывают энергию из того, что должно быть захватывающим творческим процессом.
Dropbox помогает творческим и маркетинговым командам преодолеть эти барьеры, предоставляя каждому единое, безопасное место для обмена знаниями в группе, сводя к минимуму привычные перемещения туда-сюда и переходы между платформами.
Когда ваша команда слажена, работа продвигается быстрее, качество повышается, а сам процесс становится намного более гладким.
Попробуйте Dropbox уже сегодня и дайте своей команде ясность, необходимую для максимально эффективной работы.
Часто задаваемые вопросы
Хранилище данных собирает все ваши данные в одном месте, что облегчает анализ и совместную работу. Хранилище данных блокирует информацию в одной команде или инструменте, что затрудняет ее совместное использование или использование между отделами.
Вы могли слышать названия «хранилища информации», «хранилища команд» или «хранилища инструментов». Проблема та же: разрозненные системы и процессы, которые мешают людям обмениваться информацией и работать вместе.
Начните с простых вопросов: выполняют ли команды одну и ту же работу дважды? Возникли проблемы с поиском последних файлов? Используете разные версии одного и того же документа? Это признаки того, что могут формироваться информационные хранилища. Задержки, отсутствие информации или использование отдельных инструментов также являются предупреждающими знаками.
Лучшая защита — это хорошая система. Храните все файлы в одном месте, используя такие инструменты, как Dropbox. Установите четкие правила относительно того, кто может просматривать и использовать файлы. Организуйте папки надлежащим образом и обеспечьте удобство совместной работы людей. Самое главное — помогите всем увидеть, что происходит, и дать обратную связь.
