Så håller en generalentreprenör samman allt

Utmaning: Lättillgänglig organisation för tusentals projekt

Centric Build grundades 2010 och är en generalentreprenör i Kansas City vars projekt handlar lika mycket om tekniska innovationer och problemlösning som kvadratmeter och planlösningar. De förlitar sig på enkla, pålitliga verktyg för att hålla alla organiserade, vare sig de befinner sig på kontoret eller på en arbetsplats.

Centric är stolta över att säga ”ja” när andra säger ”nej”. De engagerar sig i projekt som banar väg för möjligheter och driver sociala rörelser. Vare sig det handlar om ett familjehem eller en kommersiell byggnad kräver varje projekt samarbete mellan ett stort team, inklusive chefer, designers och entreprenörer.

Från början strävade Centric efter en öppen, flexibel och smidig kultur som kunde anpassas efter kundernas behov. De ville också ha en molnbaserad version av en server där de kunde organisera alla sina filer och komma åt dem från vilken enhet som helst. Dropbox passade perfekt från början, och 12 år senare använder ett mycket större Centric fortfarande Dropbox för att hålla tusentals projekt organiserade, synkade och skyddade.

Lösning: Säker filsynkning, delning och lagring

Omkring 90 anställda använder för närvarande Dropbox, inklusive åtta ingenjörer och 45 projektledare. Vilka typer av filer lagrar och delar denna personal via Dropbox? Allt: uppskattningar, fakturor, konstruktionsritningar, personalens tidrapporter och mycket annat. Så fort Centric vinner ett anbud skapar projektadministratören en projektmapp med så många som 20 undermappar för objekt som budgetar, ritningar, avtal, scheman och säkerhetsrapporter. Administratören utser sedan projektteamet – inklusive projektledare, tekniker och arbetsledare – och ger dem åtkomst till mappen.

Filversioner kan multipliceras i teamprojekt, men Dropbox löser detta med synkroniseringsfunktionen. När någon på Centric öppnar en fil ser de vem som arbetar med den och ser på så vis till att den andra personens arbete inte sparas över.

Dropbox gör det lättare att dela filer – men allt är inte avsett att delas brett. De flesta anställda bör till exempel inte ha tillgång till HR-filer eller den information som krävs för projektuppskattningar. Dropbox håller filer säkra genom filbehörigheter, samtidigt som alla får tillgång till filerna de behöver, vilket främjar en flytande arbetskultur.

Centric tillhandahåller också delade Dropbox-länkar till externa parter för att dela enskilda filer utan att ge åtkomst till hela mappen. Människor utanför organisationen ser exakt vad de behöver se och inget mer.

Resultat: Ökad organisation och effektivitet

Centrics Dropbox-användning har ökat i takt med att företaget har vuxit, men Dropbox är lika enkelt att använda som alltid – och det är precis så Centric vill ha det. Det är fortfarande samma process att organisera, komma åt och dela filer från vilken enhet som helst. Och alla känner till Dropbox vilket gör det enkelt att registrera nya människor. Utbildningen är inte mer komplicerad än att illustrera hur en standardprojektmapp är organiserad och hur vissa filer, till exempel ekonomiska prognosmallar, kan hittas.

Utan Dropbox skulle Centric inte vara alls lika organiserat och de skulle sannolikt använda samma gamla lösningar som andra byggföretag: hundratals arkivskåp som täcker varenda vägg på kontoret. Dropbox har hjälpt Centric att minska pappersanvändningen, vilket sparar den tid och de pengar som slösas bort på att skriva ut och arkivera dokument. Det sparar också tid för personalen som kan skapa, komma åt och dela dokument var som helst – på en bråkdel av tiden.

Centric vill alltid bli bättre, vilket också innebär att prova ny programvara. Dropbox är den programvara som Centric har behållit under 12 års tid, eftersom företaget inte har någon anledning att byta. Även efter att de köpt in ett projekthanteringsverktyg organiserar Centric fortfarande allt i Dropbox och vet att allt är skyddat.

I Dropbox har Centric hittat en samlad lösning som används för att spara varje fil i företaget för varje medarbetare på alla nivåer.