Definitionen av asynkron kommunikation
Asynkron kommunikation är ett begrepp som har sitt ursprung i telekom. Den avser överföring av data utan synkronisering till en klocka och innebär att den här informationen kommer sig av intermittent delning och inte en ständig ström.
I affärsterminologi så hänvisar asynkron kommunikation till all kommunikation som inte sker i realtid. Du kan exempelvis fråga en kollega något genom att skicka ett e-postmeddelande, istället för att ställa frågan direkt. Det betyder att din ursprungliga kommunikation (frågan) inte besvaras omedelbart, på samma sätt som all kommunikation på kontoret inte utgörs av en konstant ström med frågor och svar. Istället kommer svaret efter ett intervall och det beror vanligtvis på att medarbetare är upptagna med andra uppgifter när du ställer frågan. I sin enklaste form är det här, din ivägskickade fråga eller meddelande som du inte förväntar dig att omedelbart få svar på, asynkron kommunikation. Motsatsen skulle vara något som motsvarar ett Zoom-möte där allt sker i realtid.
Även om du utan tvekan använder asynkron kommunikation flitigt på kontoret, är det ett viktigt verktyg för frilansare och kommunikation i team på distans.
Vad finns det för exempel på asynkron kommunikation?
Messenger-appar, e-post och plattformar för delning av dokument online är de vanligaste exemplen på asynkron kommunikation.
E-post
Ingen förväntar sig ett omedelbart svar på ett e-postmeddelande, främst för att e-post är den digitala utvecklingen av snigelpost. Ja, du får meddelandet snabbare, men det är fortfarande en mycket generös tidsram för svar som kan ta lika lång tid som att skicka ett brev med vanlig post.
Snabbmeddelandeappar
Dessa inkluderar Microsoft Teams, WhatsApp och Slack. Naturligtvis kan många av dessa användas i realtid för snabbmeddelanden, och många kontor använder dem för att förbättra företagskulturen genom avslappnad chatt. Det är dock inte garanterat eller helt förväntat att svaret kommer omedelbart.
Uppgiftshanteringsverktyg
Med plattformar som Monday, Trello och verktyg för uppgiftshantering i Dropbox kan du hålla kontakten med teammedlemmar digitalt utan att alla behöver hitta ledig tid i respektive kalender. Du kan helt enkelt logga in, se vad som har lagts till eller markerats och fortsätta. Detta kan verka kontraproduktivt. Är det inte bättre att ta upp ett problem omedelbart och direkt med den person som kan åtgärda det?
I verkligheten, när alla i ditt team jonglerar olika uppgifter, är det inte bara ett bra sätt att döda motivationen att direkt kräva att något ska göras, det kommer inte heller magiskt att frigöra den tid som behövs för att omedelbart ordna det. Det är bättre att se till att du har markerat problemet, så att alla vet precis vad de ska göra när de är tillbaka på uppgiften.
Dessa verktyg säkerställer att ursäkten "missade meddelandet" aldrig kan användas igen, och att alla vet vad som händer – utan att något begränsas till ett panikslaget telefonsamtal.
Dokumentsamarbete
Verktyg som Dropbox Paper innebär att du och ditt team kan arbeta tillsammans utan att behöva vara i samma rum eller ens i samma tidszon. Du kan göra ändringar och lämna kommentarer, som uppdateras direkt för alla som har åtkomst till dokumentet, och andra kan göra detsamma.
Borta är dagarna då man skickade en masterkopia fram och tillbaka, bara för att redigeringarna skulle gå förlorade när den döptes om till "Version 2" eller "Version 12". Med Dropbox Paper är asynkron kommunikation enkel.
Synkron jämfört med asynkron kommunikation
Så, vilken är bättre? För vissa är det svårslaget med det omedelbara svar du kan få i ett videosamtal eller vid personliga möten. Du kan även tycka att det är svårt att bedöma en person om du inte har någon form av realtidskommunikation.
Med det sagt, när dessa samtal slutar, slutar det fortfarande med att du skickar e-postmeddelanden fram och tillbaka för att cementera allt som delats till ett pappersspår. Det är nästan som att den "officiella" kommunikationen bara börjar på riktigt när saker och ting faller in i asynkronitet.
Det finns också det faktum att när folk pressas att agera omedelbart, kommer du nästan säkert inte att få deras bästa jobb – alla vet hur det känns att vara en hjort i strålkastarljuset. Asynkron kommunikation ger dig chansen att ta in information, smälta den och forma ditt bästa svar, allt utan att någon står över dig.
Innebär asynkron kommunikation att kommunikationen har bättre kvalitet?
Det finns studier som tyder på att distansarbete är bättre än arbete på kontoret, eftersom team känner sig mer motiverade och produktiva. Cisco fann att detta underlättades av det faktum att 83 % av distansarbetarna ansåg att de kunde kommunicera lika bra eller bättre när de distansarbetade tack vare asynkron kommunikation.
En annan studie fann att avbrotten orsakade av realtidskommunikation ledde till ökad stress eftersom team kände behov av att ta igen förlorad tid, vilket återigen tyder på att asynkron kommunikation minskar press och förbättrar individuella arbetsprocesser. Baserat på dessa resultat skulle det vara lätt att tro att asynkron kommunikation befriar ditt team från strikta förväntningar och stress.
Även om appar för realtidsmeddelanden fortfarande är ett bra sätt att hålla teamet uppkopplat på, är risken överhängande att teamet ständigt är uppkopplat och tvingar det till synkron kommunikation. Detta kan leda till dålig balans mellan arbete och privatliv och sluta med utbrändhet. Genom att vägra bidra till din teamchatt kan du också framstå som osportslig, men om du bidrar för ofta kan du framstå som någon som bara hänger där.
Den viktigaste lärdomen här? Känn till fördelarna med att använda asynkron kommunikation och missbruka den inte.
Hur kan Dropbox hjälpa till?
Dropbox är ett viktigt verktyg för alla kontor eller distansteam som söker ett enkelt samarbete. Olika tidszoner innebar tidigare att man stannade sent för att få in samtalet. Med Dropbox behöver ingen spendera timmar på att vänta på att den andra kusten ska vakna.
Med Dropbox-anteckningar kan du dela dina tankar och din feedback i vetskapen om att alla ser det när de loggar in. Det betyder att du inte ens behöver oroa dig för att ett e-postmeddelande försvinner i inkorgen eller att en person bryter kommunikationskedjan genom att inte vidarebefordra det. Om någon öppnar ditt delade dokument för att arbeta, kommer de att ha alla uppdateringar och all information de behöver direkt där. Dropbox meddelar dig när nya anteckningar läggs till, så att du inte missar något.
Att samarbeta med Dropbox kan hjälpa alla att samarbeta, oavsett var de arbetar ifrån. Mötesagendor, projektplaner och även långa videor kan delas enkelt. Dropbox skapar en central, bekväm arbetsyta utan kontorstid och låter dig hantera uppgifter på dina egna villkor. Allt du behöver väntar på dig när du är redo.
Ingen synkroniseringskänsla
Asynkron kommunikation har varit normen på många kontor ett bra tag nu men om du missat detta pm kan du komma igång idag. Ditt team, både när och fjärran, kommer att tacka dig för nya och förbättrade kommunikationskanaler.
Dropbox och våra integrationer kan hjälpa ditt team att samarbeta utan att dela samma kontor eller tidszon. Allt du behöver göra för att synkronisera är att få ut det mesta av Dropbox.
