Är du trött på att manuella processer saktar ner ditt team? Upptäck hur automatisering kan revolutionera din affärseffektivitet och produktivitet.
Automatisering förändrar hur vi arbetar. Enligt McKinsey skulle 30 % eller mer av de dagliga uppgifterna för 60 % av jobben i USA kunna automatiseras med hjälp av befintlig eller snart tillgänglig teknik. Det motsvarar att spara en och en halv dags arbete varje vecka.
Genom att dra nytta av automatisering kan du inte bara bli mer effektiv, produktiv och konsekvent, utan också skala upp din verksamhet samtidigt som du förblir flexibel.
I den här guiden utforskar vi vilka processer du bör automatisera och hur du gör det i sex enkla steg. Men först, låt oss diskutera varför du bör automatisera affärsprocesser från första början.
Varför ska jag automatisera manuella processer?
Den digitala transformationen kommer att fortsätta i snabb takt – och företag måste anpassa sig för att hänga med. Några av de sätt som automatisering av affärsprocesser gynnar team av alla storlekar och branscher inkluderar:
- Förbättrad effektivitet och produktivitet— minskar avsevärt den tid och ansträngning som krävs för att slutföra manuella uppgifter
- Konkurrensfördel– överträffa dina konkurrenter genom att leverera produkter eller tjänster snabbare och till en lägre kostnad
- Minskad mänsklig fel– säkerställer bättre konsekvens och noggrannhet, och minskar sannolikheten för fel i tidigare manuella uppgifter som datainmatning, beräkningar och rapportering
- Förenklade arbetsflöden– minska flaskhalsar genom att eliminera onödiga steg, konsolidera processer och underlätta bättre kommunikation och samarbete
- Bättre efterlevnad– standardisera efterlevnadsprocedurer för att säkerställa att ditt företag följer relevanta regler och riktlinjer i din bransch
Sammantaget kan automatisering av affärsprocesser möjliggöra en bättre kundupplevelse, förbättrat beslutsfattande och minskad ineffektivitet.
Vilka processer bör jag automatisera?
Några av de processer som användare bör överväga att automatisera inkluderar:
- Skicka filer och dokument
- Samla in e-signaturer
- Säkerhetskopiera filer
- Synkronisering mellan enheter
- Tidskänslig fildelning – ange utgångsdatum för dina delade länkar så att du inte behöver återkalla åtkomst till filer och mappar manuellt.
Leta dessutom efter uppgifter som är tidskänsliga, nödvändiga för efterlevnad och revisionsloggar, eller viktiga för att andra processer eller system ska lyckas, som möjliga kandidater för automatisering.
Hur man automatiserar processer: steg för steg
1. Definiera dina önskade resultat och mål
Ibland kanske ditt mål för automatisering inte är effektivitet – det kan vara bättre noggrannhet, förbättrad medarbetarmoral, en smidigare onboarding-upplevelse eller att öka värdet på ditt företags produkt eller tjänst.
Det första steget för att automatisera processer är helt enkelt att förstå vad du vill uppnå genom att göra denna förändring. Genom att göra det kan du sätta prioriteringar som bidrar till en förnuftig strategi för hur du vill närma dig och genomföra din automatisering.
Dokumentera dessa mål och förvara dem någonstans som är tillgängligt för alla i ditt team. Testa brainstormingmallen för Dropbox Paper för att utveckla idéer eller skapa en omfattande projektplan för automatisering med ditt team. Dessa Paper-dokument – och alla andra delade filer och mappar – lagras säkert i Dropbox, där de enkelt kan delas och nås från vilken ansluten enhet som helst.
Detta kan spara tid och ansträngning eftersom filer kan nås och redigeras samtidigt av flera användare, vilket eliminerar behovet av manuell fildelning och versionshantering.
2. Identifiera manuella eller repetitiva uppgifter som gör att du saktar ner
Granska och utvärdera era nuvarande processer för att hitta vilka uppgifter eller aktiviteter som kräver mer praktisk uppmärksamhet från ert team än de borde.
Det är viktigt att komma ihåg att inte alla uppgifter eller processer bör automatiseras – människor har fortfarande en fördel gentemot teknik inom vissa områden, såsom kvalitetskontroller och att ge feedback.
Där du hittar automatisering mest effektiv är det med tidskrävande repetitiva uppgifter. Detta beror på att det finns mindre variation i dessa aktiviteter och färre scenarier för automatiseringsverktyget att anpassa sig till och lära sig av.
3. Kartlägg din process
Att visualisera hur er nya automatiserade process kommer att fungera kommer att fungera som ett praktiskt utbildningsdokument för nya och befintliga kollegor. Du bör få input från andra när du skapar detta, särskilt de som kommer att använda den här processen regelbundet.
På samma sätt som du skulle bedöma ett arbetsflöde som behöver effektiviseras, överväg följande:
- Vilka personer, system och verktyg som omfattas
- De uppgifter, steg eller aktiviteter som behövs för att uppnå det önskade resultatet för den automatiserade processen
- Informationen som behövs för att hålla den automatiserade processen igång
- Utlösaren, åtgärden, tidpunkten eller villkoret som sätter igång den automatiserade processen
- Det avsedda resultatet eller resultatet av den automatiserade processen
4. Implementera dina automatiseringsverktyg
När du har fastställt dina behov är det dags att introducera din automatiseringsprogramvara.
Med Dropbox synkroniseras dina filer automatiskt mellan dina enheter, vilket säkerställer att den mest uppdaterade versionen av en fil alltid är tillgänglig. Detta eliminerar behovet av manuella filöverföringar och uppdateringar, vilket sparar tid och minskar risken för fel.
Och det är inte allt – Dropbox erbjuder en hel uppsättning automatiseringsverktyg och funktioner som hjälper dig att hålla koll på ditt arbete:
- Håll dig organiserad med dynamiska filter och automatiserad mappkategorisering, sortering, namngivning och taggning
- Automatisera spårning och rapportering av känslig information med dataklassificering
- Effektivisera teamets arbetsflöden och minska kontextväxling med integrationer som automatiskt synkroniserar data mellan verktyg
- Organisera automatiskt innehåll från dina filer, appar och flikar med Dropbox Dash, som drivs av artificiell intelligens
- Anpassa och skicka enkelt vanliga PDF-formulär
5. Samla in feedback
Innan du rullar ut din automatiserade process till hela teamet, fråga en lagkamrat, handledare eller någon i liknande position som du i ett annat team om deras åsikt. De kommer att kunna granska processen med nya ögon och kanske påpeka saker du har missat.
Dropbox gör det enkelt att samla in feedback genom att tillhandahålla en samarbetsplattform där teammedlemmar enkelt kan komma åt delade dokument och filer. Användare kan lämna kommentarer direkt på filer, vilket underlättar diskussioner och förslag i realtid. Den här funktionen möjliggör effektiv kommunikation, vilket säkerställer att feedback är välorganiserad och lättillgänglig.
Alternativt, om ditt team lär sig bättre med bilder snarare än text, kan ni dela en skärmdump eller video av er nya process för granskning. Med Dropbox Replay kan dina kollegor sedan använda funktionen för livegranskning för att föra anteckningar och ge feedback i realtid som ett team.
Eller så kan dina teammedlemmar tillhandahålla ramexakta anteckningar i sin egen tid med hjälp av den webbläsarbaserade granskningsfunktionen – inget behov av ytterligare programvara, Dropbox-konton eller särskild åtkomst för intressenter.
6. Utbilda dina kollegor
När er nya process är redo att användas bör ni ge utbildning till era lagkamrater och kollegor, eftersom denna förändring kan innebära ändrade rutiner, ansvarsområden eller ansvarsskyldigheter.
Du vill inte ge utbildning för tidigt, ifall processen skulle ändras efter feedback. Du vill inte heller börja utbilda efter att den gamla processen har fasats ut helt och dina kollegor försöker lära sig den nya automatiseringsprocessen under tiden.
Istället för att förlita sig på långa e-postmeddelanden som kan förbises eller vara svåra att uppdatera, överväg att skapa tydliga och lättillgängliga guider eller genomgångar. Detta säkerställer att ditt team konsekvent kan återkomma till materialet och att nya medarbetare kan komma igång med minimal ansträngning.
Optimera och automatisera affärsprocesser med Dropbox
Dropbox erbjuder en centraliserad plats för att lagra och organisera filer– en plats där du kan automatisera och effektivisera processer för att förenkla arbetet och frigöra värdefull tid.
Skicka säkra digitala kontrakt, samla in information enkelt och generera dokument på några minuter. Öka den operativa effektiviteten och optimera ditt arbetsflöde genom att automatisera åtgärder på filer och synkronisera data mellan verktyg.
