Hur håller du regionala marknadsföringsteam enhetliga med ett centraliserat verktyg

Tänk dig att ditt brand team precis har avslutat flera veckors arbete med den nya positioneringen inför den stora höstkampanjen. När det äntligen är dags att lansera börjar misstagen smyga sig igenom: en lokal byrå beskär en huvudbild på ett sätt som bryter mot det nya designsystemet, en webbansvarig uppdaterar en landningssida med förra årets produktbudskap och ett riktat e-postmeddelande skickas ut med gamla USP:er.

De här ögonblicken kanske inte känns betydelsefulla var för sig – men tillsammans skapar de en varumärkesglidning. Och när regionala marknadsföringsteam flyttar snabbt utan fullständig kontext är det lätt att saker går snett.

Det bästa sättet att förhindra det är att göra godkända varumärkestillgångar enklare att hitta, dela, anpassa och återanvända än inaktuella versioner. Med Dropbox kan du centralisera filer, styra åtkomst och hjälpa regionala team att hitta rätt material utan att bromsa det lokala arbetet. Välj en plan för att komma igång.

Varför regionala marknadsföringsteam avviker från varumärket

Spretigt arbete leder till inkonsekvent varumärkesprofil. Ert centrala varumärkesteam kanske har rätt logo, budskap, mallar, kampanjbilder, användning och juridisk vägledning. Men om dessa resurser är utspridda över delade enheter, designverktyg och e-posttrådar måste de regionala teamen gissa sig fram.

Dessa gissningar visar sig ofta på välbekanta sätt:

• En regional marknadsförare återanvänder en mall för betald social media från en tidigare kampanj
• En lokal byrå skickar ett utkast med ett föråldrat produktskärmklipp
• Ett landsteam översätter text innan det slutliga budskapet har godkänts
• En presentation för säljstöd redigeras lokalt och fortsätter att cirkulera efter lansering
• En videoklippning granskas via e-post medan de slutliga kommentarerna finns någon annanstans

Problemet är åtkomst. Om den godkända vägen är långsammare än en genväg vinner genvägen.

Ett starkt regionalt varumärkessystem ger marknadsföringsteam en tydlig utgångspunkt. Det ger dem också tillräckligt med kontext för att anpassa material till sin marknad utan att ändra de delar som gör varumärket igenkännbart. Det finns dock Simple steg för att se till att regionala team håller sig till varumärket.

1. Bestäm vad som ska vara globalt och vad som kan lokaliseras

Innan du centraliserar varumärkesresurser bör du definiera vad som ska vara konsekvent och vad som kan variera. Regionala team behöver tydliga ramar. För mycket kontroll bromsar dem. För lite kontroll skapar rörigt och inkonsekvent arbete.

Håll de här elementen konsekventa mellan regioner:

• Logofiler och användning regler
• Varumärkesfärger, typografi och designmönster
• Kampanjens kärnbudskap
• Produktnamn och påståenden
• Juridiska ansvarsfriskrivningar
• Godkända mallar
• Slutgiltigt hjältematerial
• Obligatoriska anteckningar om tillgänglighet eller efterlevnad

Ge de regionala teamen utrymme att anpassa sig:

• Kundexempel
• Information om lokala händelser
• Kanalmix
• Översatt kopiera
• Regionsspecifika uppmaningar
• Bildbeskärningar för lokala placeringar
• Resurser för partner eller influerare
• Landningssida-moduler för specifika marknader

En global produktlansering kan till exempel använda ett godkänt kampanjbudskap, en huvudbild och ett produktpåstående. Sedan kan teamet i Japan anpassa webbinariets CTA, kundexempel och sociala format efter marknaden. Varumärket förblir intakt medan det regionala genomförandet känns relevant.

Det saldot är lättare att hantera när dina varumärkesriktlinjer och kampanjmaterial finns på samma ställe.

2. Skapa ett centralt nav för varumärkestillgångar kring verkligt kampanjarbete

Ett centraliserat verktyg för att hantera varumärkesriktlinjer och resurser fungerar bäst när det speglar hur kampanjer faktiskt lanseras. Skapa inte bara en mapp för logotyper och en separat mapp för riktlinjer. Betaversion ett nav kring det arbete som regionala team behöver göra.

Inför en produktlansering på våren kan ert centrala varumärkesnav innehålla:

• Kampanjgenomgång
• Godkänt budskap
• Web kopiera
• E-posttext
• Mallar för betalda sociala medier
• Bildtexter för organisk social media
• Produktbilder
• Logotypfiler
• Bild- och videofiler
• Anteckningar om lokalisering
• Juridisk vägledning
• Regionala exempel
• Slutgiltiga filer
• Arkiverade utkast

Med säker molnlagring i Dropbox kan du lagra och dela filer från en central plats, komma åt dem på olika enheter och återställa tidigare versioner vid behov. Dropbox har även support för synkronisering i realtid, så att delade filer hålls uppdaterade för andra användare.

Ett praktiskt nav behöver också Simple etiketter. Använd ett tydligt språk som:

• Godkänt
• Under granskning
• Lokaliserad
• Arkiverat
• Använd inte

Välnamngivna filer och tydliga mappbeskrivningar kan göra en stor del av jobbet. Du behöver ingen komplicerad namnformel om folk snabbt kan se vad en fil är, var den hör hemma och om de bör använda den.

3. Gör den godkända versionen lättare att hitta än den föråldrade

Ett centralt nav fungerar bara om personer kan hitta det de behöver i stunden. Tänk dig en regional marknadsförare som bygger en webbinariesida. De behöver:

• Den aktuella hjältebilden
• Det senaste kampanjmeddelandet
• Ett produktskärmklipp
• En talarpresentation
• Den godkända ansvarsfriskrivningen

A few simple team habits can help keep regional brand assets clearer and more accessible too:

• Håll färdiga tillgångar åtskilda från utkast
• Arkivera utgångna kampanjpaket
• Ta bort inaktuella skärmklipp när produkter ändras
• Lägg till anteckningar när användningsrättigheter eller kampanjdatum löper ut
• Behåll gamla exempel tillgängliga för inlärning, inte återanvändning

Målet är att det aktuella arbetet ska vara tydligt – inaktuellt arbete ska inte kunna förväxlas med den slutgiltiga versionen.

4. Ange behörigheter för hur regionala team samarbetar

Regionalt varumärkesarbete omfattar ofta interna marknadsförare, designers, säljteam, frilansare, byråer, partner och lokala granskare. De behöver inte alla samma åtkomst.

En byrå som skapar betalt socialt material för EMEA kan behöva den godkända kampanjbriefen, bildbiblioteket och annonsmallarna. De behöver förmodligen inte ännu ej lanserad produktstrategi, planeringsdokument för ledningen eller en annan marknads utkast till landningssida.

Med Dropbox fildelning kan du dela länk till filer och mappar, styra vem som kan visa och redigera filer, lägga till lösenordsskydd, ange utgångsdatum och inaktivera nedladdningar. Du kan till och med dela filer med personer som inte har något Dropbox-konto.

Det är också enkelt att använda filbehörigheter i Dropbox för att matcha det faktiska arbetsflödet:

• Ge varumärkes-leads behörighet att redigera masterfiler
• Ge regionala marknadsförare åtkomst till godkända kampanjpaket
• Ge byråer åtkomst till de mappar de behöver för sitt uppdrag
• Använd åtkomst med endast visa för slutgiltiga varumärkesriktlinjer
• Ange utgångsdatum för tillfällig partner-åtkomst
• Ta bort åtkomst när en kampanj avslutas

Det här håller samarbetet tillräckligt öppet för att flytta, utan att känsligt eller inaktuellt material blir liggande.

5. Samla feedback vid materialet

Varumärkeskonsekvensen bryts när feedback skiljs från filen. En granskare kommentarer i ett dokument. En annan skickar synpunkter via e-post. En tredje lägger till ett meddelande i Slack. När designern väl uppdaterar filen är det ingen som vet vilka kommentarer som fortfarande är relevanta.

För kreativt arbete bör du hålla feedbacken kopplad till materialet när det är möjligt.

Ett regionalt team kan till exempel skicka en 15 sekunder lång lanseringsvideo till det centrala varumärkesteamet. I stället för att samla in anteckningar via e-post och chatt kan granskarna lämna kommentarer på ett och samma ställe, kopplade till filen. Dropbox Replay support feedback på resurser som:

• Video
• Bild
• Ljud
• Photoshop- och PDF-projekt

Replay innehåller även funktioner som versionsjämförelse, förfallodatum, Passwords-skyddade granskningslänkar och hantering av delade länkar.

Principen om enhetlighet gäller presentationer, PDF-filer, grafik för sociala medier och webbtext. Bestäm var feedback sker, vem som har slutgiltigt godkännande och när en fil flyttar från under granskning till godkänd.

6. Paketera kampanjlanseringar så att regioner vet vad de ska använda

En kampanjlansering ska kännas som ett färdigt kit att använda direkt, inte en mapp full av filer som folk måste tyda. Till en högtidskampanj kan ditt regionala kit innehålla:

• Kampanjbeskrivningen
• Slutgiltig kommunikation
• Godkänd webbtext
• Ämnesrader för e-post
• Bildtexter för sociala medier
• Hjältebilder
• Annonsmallar
• Anteckningar om lokal anpassning
• Lanseringstidslinje
• Kontakter för godkännande

Lägg till korta användningsanteckningar bredvid filerna. Berätta för teamen vad varje tillgång är till för, vad de kan ändra och vad som ska förbli oförändrat.

Det centrala teamet kan till exempel inkludera en hjältebild, godkända rubrikalternativ, lokaliserad CTA-vägledning och en anteckning om att produktpåståenden inte kan redigeras utan juridisk granskning. Det ger regionala team tillräcklig frihet att agera snabbt utan att behöva gissa var varumärkesgränserna går.

Hur centraliserar du hanteringen av varumärkestillgångar på olika webbplattformar

Välj en enda betrodd källa för de slutliga filerna för att centralisera hanteringen av varumärkestillgångar på olika webbplattformar. Utkast kan tas fram i andra verktyg, men godkända varumärkestillgångar ska ha en tydlig hemvist.

Central hantering är viktig eftersom en enda kampanj kan beröra många olika platser, däribland:

• Ditt CMS
• Verktyg för schemaläggning på sociala medier
• Designverktyg
• Molnlagring
• Appar för projekthantering
• E-postplattformar
• Instrumentpaneler för analys

Ta en regional webbuppdatering som exempel. Webbansvarig kan behöva en huvudbild från Dropbox, översatt text från ett dokument, UTM-vägledning från en projektbeskrivning och godkännandeanteckningar från ett uppgiftshanteringsverktyg.

Den slutgiltiga källan för tillgången bör vara tydlig och det omgivande sammanhanget bör fortfarande vara lätt att hitta.

Den här Simple regeln hjälper till – spara de slutgiltiga filerna i ditt centrala varumärkesnav och anslut sedan de verktyg där relaterat arbete sker.

Så hjälper Dropbox regionala team att hålla sig trogna varumärket

Med Dropbox kan du samla varumärkesmaterial, kampanjfiler, feedback och lanseringskontext på ett sätt som stöder både central kontroll och lokal snabbhet. Så här kan Dropbox hjälpa dig:

• Centralisera godkända filer– samla varumärkesriktlinjer, kampanjmallar, lanseringsresurser och färdigt kreativt material på en och samma plats för molnlagring
• Dela säkert–dela filer eller mappar med länkkontroller, åtkomst för endast visa, lösenordsskydd, utgångsdatum och nedladdningsbegränsningar där det är tillgängligt
• Håll teamen uppdaterade– använd filsynkronisering och delade mappar för att hjälpa andra användare att arbeta utifrån uppdaterade filer
• Återställ tidigare versioner–återställ äldre filversioner när något skrivs över eller ändras av misstag
• Granska kreativt arbete snabbare– använd Dropbox Replay för att samla in feedback på video, ljud, bilder, PDF-filer och PSD-filer
• Leverera stora kampanjfiler– använd Dropbox Transfer för att skicka stora filer, med överföringsgränser baserade på din plan eller ditt tillägg

Vid en produktlansering kan ditt centrala varumärkesteam skapa en Dropbox-mapp för färdiga tillgångar, samla regionala riktlinjer i en bunt, dela godkänt kreativt material med lokala byråer, samla in videofeedback i Replay och arkivera utgångna filer efter lanseringen.

Det ger varje region en tydlig utgångspunkt plus den kontext de behöver för att anpassa arbetet utan att avvika från varumärket.

Checklista för hantering av regionala varumärkesresurser

Använd den här checklistan inför nästa regionala kampanjlansering:

1. Definiera vad som måste vara globalt och vad som kan lokaliseras.
2. Skapa en enda sanningskälla för godkända varumärkestillgångar.
3. Organisera resurser efter kampanj, region, kanal och status.
4. Använd tydliga etiketter som godkänd, under granskning, lokaliserad och arkiverad.
5. Ange behörigheter för interna team och externa partner.
6. Håll feedbacken kopplad till filen som granskas.
7. Paketera varje lansering med resurser och användning.
8. Arkivera inaktuella tillgångar efter lanseringen.
9. Granska vad regionala team använde, missade eller återskapade.

Det förvandlar varumärkesstyrning till en upprepningsbar vana i stället för en granskningscykel i sista minuten.

Se till att varje region arbetar med rätt varumärkesmaterial

Regionala team behöver snabbhet – centrala team behöver konsekvens. Ett starkt system för varumärkesmaterial ger dig båda. När filer, feedback och sammanhang är lätta att hitta kan regionala team lokalisera enkelt.

Prova Dropbox så lägger du mindre tid på att fråga om filversioner och mer tid på att få ut kampanjer på marknaden. Välj en plan för att samla dina varumärkestillgångar, filer och lanseringar på ett ställe.