Huvuduppgiften för personalavdelningen (HR) är att ta hand om människor – men det innebär många dokument. För det behöver du en plan för dokumenthantering, på datorn eller i fysisk form.
Att organisera dokument är inte så spännande, men du kan automatisera många delar av processen. En gedigen plan sparar tid på vardagliga uppgifter, samtidigt som du har rättsskydd.
Nu börjar vi strategisera, eller hur?
Vad är HR-dokumenthantering?
HR-dokumenthantering innefattar att hålla reda på företagets alla papper och filer. I det ingår att skapa, arkivera, sortera, spara, hitta (eller radera) HR-dokumenten.
Var och en av dessa dokumenthanteringsuppgifter bör utföras på ett sätt som garanterar säkerhet och efterlevnad av företagsinformation – oavsett om det är ett litet företag eller ett stort multinationellt företag.
Varför är HR-dokumenthantering viktigt?
Med effektiv dokumenthantering kan du söka efter, lagra och hantera anställdas filer på ett smidigt sätt. Det är ditt trogna stöd för säker dokumentlagring och revolutionerar HR-processer.
Att ha korrekta, lättfunna och säkra dokument hjälper ditt team att veta var de kan hitta information om sina rättigheter och skyldigheter på jobbet. Numera är molnbaserade system det primära sättet att göra detta.
Människor kommer också att känna sig mer säkra på att deras känsliga personuppgifter förvaras säkert om du har ett robust HR-dokumenthanteringssystem på plats – så att det kan bidra positivt till deras allmänna välbefinnande.
Varför använda ett HR-dokumenthanteringssystem?
Ett bra system kan ta hand om många uppgifter automatiskt, så att du kan spara tid. Det är som att ha en automatiserad kontorsassistent som hjälper dig med sådant som att
- Bli mer produktiv – ett dokumenthanteringssystem låter dig söka efter de filer du behöver istället för att hoppa runt mellan mappar, appar eller flikar
- Centralisering och effektivisering – digitala HR-dokumenthanteringsverktyg håller dina filer på ett ställe och gör det enklare för dig och alla som behöver åtkomst
- Spårning och rapportering – du kan automatiskt spåra och rapportera känslig information, vilket säkerställer efterlevnad och hjälper dig att enkelt uppfylla de viktiga regelstandarderna
- Upprätthåller säkerheten – våra säkerhetsfunktioner i världsklass ser till att dina data är säkra och vi har till och med en säkerhetskopia för din enhet ifall problem skulle uppstå.
- Fil- och mappdelning – du kan enkelt skydda dokument med ett lösenord eller hantera åtkomst med delningskotroller för filer och mappar, oavsett om det är internt eller externt.
Öka effektiviteten, säkerställa efterlevnad och skydda känsliga data med lätthet – bara några anledningar att använda Dropbox som den ultimata lösningen för HR-dokumenthantering.
Hur man konfigurerar ett HR-dokumenthanteringssystem
1. Identifiera de relevanta dokumenten
Medarbetare på andra avdelningar behöver inte se HR-filerna. Och bara för att du arbetar med HR behöver du inte se alla filer i organisationen.
Kartlägg de olika typer av HR-dokument ni använder i er organisation, till exempel:
- anställningsdokument, bland annat välkomstpaket och handböcker
- anställningsavtal
- företagspolicyer
- medicinska journaler och uppgifter om funktionsnedsättning
- ledighetsansökningar
- löneregister
- Utbildningsmaterial
- anställningsdokument, till exempel jobbannonser, CV:n från kandidater och anteckningar från intervjuer
- register och material för nyanställda
- filer för utvecklingssamtal
- löneinformation
- information om förmåner.
Beroende på ditt område kan ditt företag hantera många andra typer av digitala HR-dokument, såsom säkerhetsprotokoll eller produktutbildningsmaterial – så detta är bara en grov uppskattning.
2. Definiera dina åtkomstbehov
Inte alla på ditt företag ska ha tillgång till alla dina HR-dokument. När du hanterar dina dokument, ställ dig själv följande frågor:
- Vem får åtkomst? Alla? Chefer? Endast HR?
- Använder de filen ofta eller bara ibland? När behövs den som mest?
- Hur kommer de åt filen? Vid skrivbordet, på språng eller i mobilen?
- Redigerar de eller tittar de bara?
Kort sagt, tänk på vem som behöver vad, när och hur du ska förvara dina dokument säkra. Det här steget är viktigt för att säkerställa att personer bara har den åtkomst de behöver.
3. Definiera dina säkerhetskrav
Det här steget är som steg 1 men med en twist. Efterlevnad är nyckeln här. Fråga dig själv:
- Innehåller denna fil rättsligt skyddad information, som medicinska journaler?
- Måste du behålla filen under en viss period?
När du väl vet vad som sätter dina regler genom att göra ett eller flera av följande:
- Lås filer med lösenord.
- Kontrollera fildelningen noga.
- Följ varje steg med aktivitetsrapporter.
- Validera data och upprätthåll en transparent granskningslogg.
Genom att begränsa dina säkerhetsbehov ser du till att dina dokument förblir säkra och efterlevs – vilket ger dig trygghet när du hanterar dina filer.
4. Kommunicera din strategi med dina kollegor
Du är nästan klar, men bara ett tips – HR-dokumenthanteringssystem fungerar bara om HR-teamen hjälper till och håller dem uppdaterade. Se till att alla känner till sina roller och ansvarsområden.
Det är också viktigt att hålla allt på ett ställe för enklare användning, vilket också bidrar till att främja en miljö av samarbete – vilket effektiviserar dokumentarbetsflöden ännu mer.
För viktiga dokument kan du prova att lägga till lite kontext med videor eller skärminspelningar.
Bästa praxis för HR-dokumenthantering
Först och främst bör du införa denna mycket effektiva strategi i HR-arbetsflödet.
För det andra är det viktigt att introducera strategin för de anställda så tidigt som möjligt och erbjuda utbildning under onboardingfasen.
Det är dessutom avgörande att implementera automatisk säkerhetskopiering för de viktigaste filerna.
Du kan även ta en titt på HR-dokumenten en gång per år för att se till att planen fungerar som den ska. Det är alltid bra att hålla saker på banan – eller göra små justeringar.
Effektiviserad och säker HR-dokumenthantering
Dropbox kan hjälpa dig om du arbetar inom HR. Nyckeln är att göra det enklare att hantera, lagra och dela dokument samt att ge teamet rätt verktyg för att få dagliga uppgifter gjorda snabbare.
HR-team kan även få insikter och analyser på delade dokument, så att du kan se vem som använder eller tittar på de viktiga filer du delar. Ganska praktiskt.
Det är effektiviserad och säker HR-dokumenthantering på ett enkelt sätt.
