HR-experter hanterar en mängd olika uppgifter, från onboarding och engagemang av medarbetare till hantering av medarbetardata och prestationsbedömningar. Varje process är livsviktig.
Men utan en välstrukturerad strategi kan dessa viktiga HR-processer bli överväldigande, vilket leder till låg medarbetarmoral, högre personalomsättning och minskad produktivitet. Ineffektiv ledning inom något av dessa områden kan avsevärt påverka ditt företags personalomsättning och övergripande framgång.
Lyckligtvis kan ett effektivt HR-arbetsflöde med intelligenta digitala verktyg och automatisering optimera dessa uppgifter och öka effektiviteten.
Vad är ett HR-arbetsflöde?
Ett HR-arbetsflöde är ett system som förenklar vanliga HR-uppgifter och processer. Det kan vara en uppsättning steg du följer för att slutföra en viss uppgift, som att anställa nya medarbetare. Det kan också vara en heltäckande strategi som täcker en medarbetares hela resa inom företaget.
Genom att skapa ett arbetsflöde som passar er organisation kan ni identifiera ständiga flaskhalsar i återkommande uppgifter. Till exempel kan det försena introduktionsprocessen att vänta på att nyanställda ska skriva på kontrakt. Att känna igen dessa förseningar gör att du kan hitta rätt verktyg för att effektivisera – eller till och med automatisera – dessa uppgifter. Denna metod hjälper dig att bli mer effektiv och produktiv, vilket säkerställer en smidigare verksamhet inom din HR-avdelning.
Ett bra HR-arbetsflöde kan:
- Minska fel
- Minska pappersbaserade processer
- Snabba upp godkännandeprocessen
- Förbättra efterlevnaden
- Spara tid och ansträngning på upprepade uppgifter
4 sätt ett HR-arbetsflöde kan förbättra dina HR-processer
Det finns fyra viktiga områden där ett HR-arbetsflöde kan göra en betydande skillnad:
1. Före ombordstigning
Anställningen av en ny medarbetare kräver uppmärksamhet och kommunikation mellan en rad avdelningar, inklusive HR, redovisning, teamledare och teammedlemmar. HR behöver förbereda och skicka olika blanketter och material, såsom företagspolicyer och handböcker. Att samla in personlig information för register och skapa en e-postadress på arbetet är också viktiga uppgifter.
Hur preboarding passar in i ett HR-arbetsflöde:
Jobberbjudande och acceptans
HR förbereder viktiga dokument såsom jobberbjudandebrev, anställningsavtal och sekretessavtal. Med Dropbox Sign kan dessa dokument snabbt skickas och signeras utan en mängd av e-postmeddelanden fram och tillbaka. Nu är det slut på jagandet av underskrifter eller all överadministration av pappersarbete!
Dokumentförberedelse och anpassning
Det är vanligt att HR arbetar med många standardiserade mallar när de skapar nödvändig dokumentation för en ny medarbetare. Dropbox fillagring, tillsammans med inbyggda funktioner för PDF-redigering och fildelning, säkerställer att dessa dokument lagras säkert och är enkla att hämta och anpassa för en ny medarbetare vid behov.
Skicka och spåra dokument
Dokument skickas för granskning och signering med e-signaturer eller med Dropbox Sign. Dropbox Sign underlättar inte bara signeringsprocessen utan spårar även statusen, vilket säkerställer att alla nödvändiga signaturer erhålls snabbt.
Informationsinsamling
HR samlar in och lagrar personuppgifter på ett säkert sätt. Dropbox lösningar för säker lagring säkerställer att alla personuppgifter är skyddade och lättåtkomliga vid behov.
Förberedelse för orientering
HR förbereder introduktionsmaterial såsom personalhandbok och utbildningsscheman. Detta material är organiserat och lagrat med hjälp av Dropbox molnlagring, vilket gör det lättillgängligt för nya medarbetare.
2. Introduktion av anställda
Introduktionsprocessen kan vara komplex och måste göras korrekt – vilket gör den ganska stressig. I stället för att förlita sig på pappersdokumentation kan en digital eller automatiserad introduktionsprocess påskynda detta och göra introduktionsaktiviteterna mycket enklare för dina nya medarbetare. Denna process inkluderar vanligtvis flera viktiga steg:
Dokumentslutförande
Nya medarbetare behöver fylla i och underteckna olika dokument. Dropbox Sign spårar effektivt dokumentens ifyllande och säkerställer att alla nödvändiga formulär signeras snabbt. Inga fler utskrifter eller skannade formulär – bara några få klick, så är det klart.
Informationspåminnelser
Det är avgörande att samla in viktig information från nya anställda. Dropbox Sign skickar automatiska påminnelser med detaljerad information om vilken information som behövs, vilket minskar manuella uppföljningsuppgifter. Sign är som en personlig assistent som uppmanar nyanställda att slutföra sina att-göra-uppgifter.
Dela material
Att förse nya medarbetare med introduktionsmaterial som företagspolicyer och utbildningsscheman är viktigt. Dropbox delningsfunktioner gör det möjligt för HR att enkelt dela dessa material, vilket säkerställer att de är organiserade och tillgängliga.
Spårning av engagemang
Att spåra engagemang med introduktionsmaterial hjälper till att säkerställa att nya medarbetare engagerar sig i innehållet. Dropbox Skicka och spåra gör det möjligt för HR att skicka och spåra interaktionen med dessa material, vilket ger insikter i vad man har visat och interagerat med.
Genom att utnyttja Dropbox-verktygen blir introduktionsprocessen mer effektiv, vilket minskar stressen för HR och nyanställda, och säkerställer en smidig och effektiv övergång till företaget.
3. Förfrågningar, godkännanden och allmänna förfrågningar
Att hantera förfrågningar, godkännanden och allmänna förfrågningar är ofta huvuddelen av HR:s dagliga arbete, särskilt i större företag. Detta inkluderar hantering av ledighetsansökningar, personalfrågningar och diverse medarbetarförfrågningar. Att integrera denna process i ett HR-arbetsflöde innebär flera steg:
Dokumenthantering
Dokumenthantering innebär att utveckla, lagra och organisera dokument effektivt. Dropbox synkroniseringsfunktioner stöder detta genom att tillhandahålla ett säkert och tillgängligt sätt att hitta och använda alla HR-dokument.
Anpassning av mallar
Anpassa mallar och redigera PDF-filer för individuell eller företagsomfattande användning. Med Dropbox PDF-redigering kan HR-team snabbt skräddarsy dokument för att tillgodose specifika behov.
Engagemangsspårning
Att spåra engagemang med delat material säkerställer att medarbetarna interagerar med den information som tillhandahålls. Med Dropbox Skicka och spåra kan HR skicka dokument och spåra deras engagemang, vilket ger insikter i medarbetarnas interaktioner. Om till exempel en uppdaterad handbok inte läses kan du följa upp med teamet i realtid.
Signatursamling
Att samla in och spara underskrifter från anställda är avgörande för godkännanden. Dropbox Sign underlättar insamling av elektroniska signaturer och effektiviserar godkännandeprocessen.
Genom att använda Dropbox-verktyg kan HR effektivt hantera dagliga förfrågningar och förfrågningar. Detta minskar den manuella arbetsbelastningen och förbättrar den totala arbetsflödeseffektiviteten.
4. Offboarding av anställda
Offboarding utlöses när en anställd väljer att lämna ditt företag. Vanligtvis genomförs en avgångsintervju av någon i ditt team tillsammans med medarbetarens närmaste chef. Under den här intervjun kan du bestämma om du ska ge medarbetaren ett nytt erbjudande för att uppmuntra hen att stanna kvar.
Låt oss utforska hur offboarding passar in i ett HR-arbetsflöde:
Avslutsintervju och beslut
Genomför avgångsintervjun och avgör om du ska lämna ett erbjudande om att behålla en anställning.
Erbjudande och avtal
Om du behåller, anpassa och skicka ett nytt kontrakt med Dropbox Sign. Det är ett snabbt och säkert sätt att slutföra villkor samtidigt som du visar nya anställda att du värdesätter dem.
Offboardingprocessen
Om inte behållning, fortsätt med avskiljning, slutlig dokumentation och säkerställ att företagets utrustning återlämnas. Utveckla, lagra och organisera alla relaterade dokument säkert med Dropbox.
Slutdokumentation
Anpassa slutgiltiga dokument och avtal, och se till att allt pappersarbete är ifyllt och organiserat, signerat och säkert lagrat i Dropbox.
Insamling av e-signaturer
Använd Dropbox Sign för att samla in och lagra alla nödvändiga dokument från avgående anställda. Dropbox-verktyg hjälper HR-team att minimera manuellt pappersarbete. Dessa verktyg säkerställer en smidig övergång för både den avgående medarbetaren och företaget.
Öka effektiviteten med automatisering av HR-arbetsflöden
Genom att minska manuella processer kan HR-team bli mer effektiva. Integrering av automatisering i HR-arbetsflöden erbjuder betydande fördelar. Genom att automatisera repetitiva och tidskrävande uppgifter kan HR-personal fokusera på mer strategiska aktiviteter.
Dropbox erbjuder en uppsättning verktyg som är utformade för att effektivisera ditt arbete. Det erbjuder läsarspecifika insikter i delade dokument och gör det enklare och effektivare att få signaturer på viktiga HR-formulär.
Använd Dropbox för att förbättra dina HR-arbetsflöden:
- Använd Dropbox funktioner för fillagring och delning för att utveckla, lagra och organisera dokument, vilket minskar röran och förbättrar tillgängligheten.
- Skicka och spåra låter dig spåra engagemang med viktiga dokument, vilket säkerställer att ditt team förblir informerat och engagerat
- Med Dropbox Sign kan du enkelt samla in och spara elektroniska signaturer, vilket säkerställer efterlevnad och påskyndar godkännandeprocessen.
Automatisering av HR-arbetsflöden leder i slutändan till förbättrad produktivitet, noggrannhet och medarbetarnöjdhet. Förvandla dina HR-processer och öka effektiviteten med Dropbox. Läs mer om hur Dropbox kan stödja ditt HR-team.
