Du vet känslan: ett team använder Slack, ett annat har fastnat i Notion, och någon skickade just en kampanjbrief i ett mejl utan ämnesrad. Informationssilos uppstår när avdelningar, team eller individer förvarar sina filer, uppdateringar och insikter på separata platser. Skapa röriga arbetsflöden, dubbelarbete och en hel del förvirring.
Detta är särskilt vanligt i marknadsförings- och kreativa team, där samarbete är allt. Silos kan smyga sig in mellan:
- Designers och videografer som arbetar med sina egna specialiserade verktyg och mappar
- Skribenter och strateger utvecklar budskap, utan att vara kopplade till kreativa tillgångar
- Kampanj- och betald mediateam kämpar vidare med föråldrade resurser
- Externa partners, frilansare eller byråer som arbetar från äldre filversioner
Det är frustrerande, men det går också att åtgärda. Dropbox sammanför alla era team (och deras verktyg) – så att ni kan fortsätta använda det som fungerar, samtidigt som ni åtgärdar ineffektivitet. Här ska vi utforska några säkra sätt att bryta ner silos och sporra till mer effektiv marknadsföring.
Vad är en informationssilo och varför är de problematiska för marknadsföringsteam?
Enkelt uttryckt är en informationssilo en störning i informationsflödet. I affärsvärlden är det vad som händer när olika delar av olika team – eller verktyg inom dessa team – inte kommunicerar med varandra.
Alla jobbar hårt, men de samarbetar inte direkt. För marknadsförings- och kreativa team, där samarbete och timing är avgörande, kan silos i tysthet drar ner prestandan – och snabbt öka frustrationen.
Så här ser det ut från dag till dag, med några verkliga störningar i arbetsflödet:
- Dubbelarbete: Hardu någonsin haft två team som omedvetet skapat samma kampanjresurs? Den där känslan när man först inser, usch! Det är demoraliserande, slöseri med tid och helt undvikbart om man har rätt insyn.
- Inkonsekvent budskap: Om designers arbetar utifrån förra månadens varumärkesriktlinjer medan skribenter följer ett nytt tonfallsdokument (som ingen delade), kommer din kampanj inte bara att se förvirrad ut – den kommer att vara helt blandad.
- Missade deadlines: Vi har alla upplevt den där tillgången som fastnat i någons inkorg i flera dagar, eller personen som inte insåg att de behövde godkänna något. Det här är människorna i isolerade arbetsflöden som ofta orsakar onödiga förseningar. Sådana förseningar kan slå ut över hela team – och dra ner alla på en gång.
- Missnöjda team: När ett teams arbete går i fel riktning (och det inte är deras fel) kommer de garanterat att bli upprörda. När människor måste spendera timmar med att leta efter filer eller bygga upp arbete från grunden på grund av att någon annan inte kommunicerar – tappas energin ur dem. Detta händer även de mest passionerade kreatörerna.
- Brist på ansvarsskyldighet: Det mest frustrerande med silos är att det inte finns någon att peka finger åt – det är systemets fel. Och om det inte finns någon gemensam insyn kan ingen bestämma vem som är ansvarig för vad. Det innebär mer förvirring, sämre beslutsfattande och en mycket långsammare momentum totalt sett.
Det här är inte mindre irritationsmoment – de är allvarliga hinder för att ditt team ska stanna på topp, vilket kan leda till kreativ utbrändhet. Silor är särskilt smärtsamma i kreativa miljöer, där energi och tydlighet är viktigast.
Men med rätt verktyg och system på plats är silos inte permanenta. Låt oss titta på några av orsakerna, så att du kan ge dina nuvarande system lite förebyggande vård och förhindra att silos förvärras – eller bildas överhuvudtaget.
5 orsaker till silos på jobbet
Silos dyker inte upp som en stor lastbil som backar – de smyger in tyst, ofta utan att någon märker det.
De flesta team arbetar inte isolerat, men några förbisedda vanor och felaktigt använda verktyg kan snabbt skapa hinder som saktar ner alla. Låt oss utforska några sätt det syns för marknadsförings- och kreativa team.
1. Överberoende på frånkopplade verktyg
En mycket vanlig siloupplevelse är att olikartade verktyg grumlar vattnet. Filer i Google Drive, briefingar begravda i e-posttrådar, feedback utspridd över gamla Slack, Asana och slumpmässiga kommentarskedjor – låter det bekant? När varje verktyg gör sin egen grej får teamet en grumlig bild av information som är svår att navigera.
2. Brist på delad lagring eller strukturerade processer
Delad lagring betyder delad information. Om team sparar arbete på sina datorer, i molnlagring eller använder olika verktyg samtidigt, blir samarbetet snabbt rörigt. Utan en gemensam struktur som är sökbar och tillgänglig för dem som behöver den, slutar det med att lagkamrater bygger kunskap i motsatta riktningar – utan att ens inse det.
3. Ingen enskild sanningskälla
När det finns tre versioner av samma kampanjbrief som cirkulerar – var och en med olika redigeringar, länkar och anteckningar – är det ett recept för dubbelarbete, missförstånd och missade deadlines. Att använda delade dokument och verktyg med samarbetsfunktioner som standard för teamet är ett enkelt sätt att samla all denna feedback på ett ställe – vilket ger er en effektivitetsautomatisering med människan i fokus.
4. Avdelningsmurar eller åtkomstbegränsningar
Det är inte alltid avsiktligt, men att hålla olika avdelningar eller externa partners utelåsta från viktiga resurser skapar bara mer friktion. Om människor inte kan se hela bilden, hur kan de då bidra effektivt? Verktyg med enkla filbehörigheter och åtkomstinställningar gör det enkelt att övervaka vem som kan se vad – och justera efter behov.
5. Snabba projekttider
Det här är något som kreativa teamledare behöver höra när en kampanj rör sig i 160 km/h – din struktur och dina fina lack smetas ut som regndroppar på en vindruta. Om du skapar eller bidrar till en sådan miljö kommer folk att börja arbeta i silos bara för att få saker gjorda – vilket kan leda till ännu mer förvirring (och dåliga resultat) senare.
Silos bildas lätt och ofta tyst, utan att någon inser det – förrän det är för sent. När någon märker det har de redan saktat ner ditt projekt, desillusionerat ditt team eller försvårat dina meddelanden. Nyckeln är att upptäcka tecknen tidigt och införa rätt system för att hålla alla uppkopplade.
5 sätt att bryta ner informationssilos
Silos kan i tysthet förstöra även de bästa kampanjerna. Den goda nyheten är att de är helt reparerbara. Med några enkla vanor och rätt verktyg kan du hålla teamen samlade och projekten igång. Så här bryter du ner silos:
1. Använd samarbetsbaserad molnlagring
Ett av de enklaste sätten att fördela silor är att centralisera teamets arbete till en gemensam plats. Oavsett om det gäller kreativa sammafattningar, kampanjmaterial eller referensdokument, ger delad molnlagring alla tillgång till det de behöver – utan att jaga eller vänta.
Detta tar bort barriärer mellan team genom att göra åtkomst enkel, konsekvent och spårbar. Med Dropbox kan team komma åt allt från en säker arbetsyta. Du får enkel delning, smarta behörighetskontroller och automatisk versionshantering – så att alla alltid arbetar med rätt fil.
2. Använd sökbara verktyg
Du kan inte använda marknadsföringsresurser som du inte kan hitta. När filer är begravda i inkorgar eller flikar kan även den mest fantastiska tillgången lika gärna inte existera. Om du bara kunde söka efter en fil, även om du inte kan komma ihåg namnet.
Det är där universell sökning kommer till undsättning. Dropbox Dash (ett AI-drivet universellt sökverktyg för Dropbox-användare) låter ditt team hitta det de behöver i dokument, flikar, e-postmeddelanden, molnlagring och många fler datakällor – allt på några sekunder. Det är som att ha en sökfält som letar i filer och verkligen förstår vad du letar efter.
3. Organisera data för enklare samarbete
Rensa mappar. Konsekvent namngivning. Delad åtkomst. Dessa små regler gör stor skillnad. Att hålla dem integrerade hos teammedlemmar och över avdelningar är avgörande för att säkerställa att silos inte bildas, eller bryts ner.
Dropbox gör det enkelt, med intuitiva funktioner utformade för enkel organisering av filer och mappar. Dessutom hjälper Dash dig att återuppliva aktuella eller relevanta filer direkt från en praktisk startsida, som väver samman filer, e-postmeddelanden, kalendrar och mycket mer för en snabb översikt över allt ditt relevanta arbete – så att det innehåll du behöver alltid finns inom räckhåll.
4. Gör feedback synlig
Isolerad feedback leder till upprepat arbete, missade ändringar och mycket fram och tillbaka. Det är irriterande att få feedback från olika källor – och det kan göra det svårt att hålla motivationen uppe och se helhetsbilden.
Håll ordning på saker och ting med kommentarer och anteckningar i realtid. Med Dropbox kan du också lämna feedback direkt på bilder, videor eller dokument. Verktyg som Dropbox Replay låter team snabbt granska och lösa videofeedback – vilket håller samtal och godkännanden i sitt sammanhang, vilket hjälper till att effektivisera en notoriskt känslig kreativ process.
5. Uppmuntra en avdelningsövergripande kultur av synlighet
Visst, silos är utan tvekan ett systemproblem, men de är också ett vaneproblem. Och vanor är mänskliga problem, vilket involverar viktiga (och högre) intressenter tidigt och ofta. Det här är människorna som fattar beslut om företagskulturen.
Ibland kräver det att man vrider på ratten allra högst upp för att fördela silor, och det kan ta ett tag innan kursen ändras – men det lönar sig längre fram. Med Dropbox är det enkelt att skapa delade mappar, starta eller driva projekt vidare och till och med använda verktyg för uppgiftshantering för att sammanföra team – vilket minskar överraskningar och omarbetningar som silor medför.
När alla har samma information, på samma plats, vid samma tidpunkt – kan det bästa kreativa arbetet ske.
Stoppa silos som bromsar den kreativa framfarten med Dropbox
Informationssilos kan ibland vara ett problem, men om de lämnas okontrollerade kan de snabbt bli en allvarlig produktivitetsdödare för ditt team. De försenar lanseringar, orsakar förvirring, dubbelarbete och tar bara energi från vad som borde vara en spännande kreativ process.
Dropbox hjälper kreativa team och marknadsföringsteam att bryta ner dessa hinder genom att ge alla en enda, säker plats att dela kunskap som en grupp – vilket minimerar det vanliga fram-och-tillbaka-pratet och plattformshoppandet.
När ditt team är samordnade går arbetet snabbare, kvaliteten höjs och processen känns mycket smidigare.
Testa Dropbox idag och ge ditt team den klarhet de förtjänar för att prestera på topp.
Vanliga frågor
Ett datalager samlar all din data på ett ställe för att underlätta analys och samarbete. En datasilo låser information i ett team eller verktyg, vilket gör det svårt att dela eller använda mellan avdelningar.
Du kanske hör datasilos som kallas ”informationssilos”, ”teamsilos” eller ”verktygssilos”. Problemet är detsamma: separata system och processer som hindrar människor från att dela och arbeta tillsammans.
Börja med att ställa enkla frågor: Gör team samma arbete två gånger? Har du problem med att hitta de senaste filerna? Använder du olika versioner av samma dokument? Det här är tecken på att informationssilos kan hålla på att bildas. Förseningar, saknad information eller användning av separata verktyg är också varningstecken.
Det bästa skyddet är ett bra system. Lägg alla filer på ett ställe med hjälp av verktyg som Dropbox. Sätt upp tydliga regler för vem som kan se och använda filerna. Organisera mappar väl och gör det enkelt för människor att arbeta tillsammans. Viktigast av allt, hjälp alla att se vad som händer och ge feedback.
