วิธีที่ผู้รับเหมาทั่วไปรายหนึ่งเก็บข้อมูลไว้ด้วยกัน

ความท้าทาย: เข้าถึงการจัดระเบียบได้หลายพันโปรเจ็กต์

Centric Build ก่อตั้งขึ้นในปี 2010 เป็นผู้รับเหมาทั่วไปในแคนซัสซิตีซึ่งมีโครงการด้านนวัตกรรมทางเทคนิคและการแก้ไขปัญหามากพอๆ กับด้านพื้นที่ตารางฟุตและแบบแปลนต่างๆ ผู้รับเหมารายนี้พึ่งพาเครื่องมือที่ใช้งานง่ายไม่ซับซ้อนและเชื่อถือได้เพื่อให้ทุกคนทำงานได้อย่างมีระเบียบ ไม่ว่าจะอยู่ในสำนักงานหรือไซต์งานก็ตาม

Centric ภูมิใจที่ตนเองพูดว่า “ได้” ในขณะที่คนอื่นพูดว่า “ไม่ได้” Centric มีส่วนร่วมในโครงการที่บุกเบิกเส้นทางสู่ความเป็นไปได้และขับเคลื่อนขบวนการทางสังคม ไม่ว่าจะเป็นเรื่องบ้านสำหรับครอบครัวหรืออาคารพาณิชย์ ทุกโครงการจะต้องมีการทำงานร่วมกันของทีมงานขนาดใหญ่ ซึ่งรวมถึงผู้จัดการ นักออกแบบ และผู้รับเหมา

Centric มีเป้าหมายในการมีวัฒนธรรมที่เปิดกว้าง ยืดหยุ่น และว่องไวมาตั้งแต่แรก โดยที่วัฒนธรรมดังกล่าวนั้นสามารถปรับให้เหมาะกับความต้องการของลูกค้าได้ นอกจากนี้ ผู้รับเหมารายนี้ยังต้องการเซิร์ฟเวอร์แบบเป็นระบบคลาวด์ที่ช่วยให้สามารถจัดระเบียบไฟล์ทั้งหมดของตนเองและเข้าถึงไฟล์เหล่านั้นจากอุปกรณ์ใดก็ได้ ซึ่ง Dropbox เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมมาตั้งแต่เริ่มต้น และ 12 ปีต่อมา Centric ที่มีขนาดใหญ่ขึ้นกว่าเดิมมากก็ยังคงใช้ Dropbox เพื่อจัดระเบียบ ซิงค์ และรักษาความปลอดภัยให้กับหลายพันโครงการอยู่

โซลูชัน: การซิงค์ แบ่งปัน และพื้นที่จัดเก็บไฟล์ที่ปลอดภัย

ในปัจจุบัน มีพนักงานประมาณ 90 คนใช้ Dropbox ซึ่งรวมถึงวิศวกรแปดคนและผู้จัดการโครงการ 45 คน พนักงานเหล่านี้จัดเก็บและแบ่งปันไฟล์ประเภทใดบ้างบน Dropbox คำตอบก็คือ ทุกอย่างเลย ได้แก่ การประมาณการ ใบแจ้งหนี้ แบบก่อสร้าง บันทึกการทำงานของพนักงาน และอื่นๆ ทันทีที่ Centric ได้รับการเซ็นสัญญาแล้ว ผู้ดูแลโครงการจะสร้าง โฟลเดอร์โครงการที่มีโฟลเดอร์ย่อยมากถึง 20 โฟลเดอร์สำหรับรายการต่างๆ เช่น งบประมาณ งานเขียนแบบ สัญญา กำหนดการ และรายงานด้านความปลอดภัย จากนั้น ผู้ดูแลจะกำหนดทีมสำหรับโครงการ ซึ่งประกอบด้วยผู้จัดการโครงการ วิศวกร และผู้ควบคุมงานก่อสร้าง แล้วให้สิทธิ์บุคคลเหล่านั้นในการเข้าถึงยังโฟลเดอร์ดังกล่าว

ไฟล์เวอร์ชันต่างๆ อาจมีจำนวนเพิ่มขึ้นในโครงการของทีมได้ แต่ Dropbox แก้ปัญหานี้โดยใช้คุณสมบัติการซิงค์ของ Dropbox เอง เมื่อมีคนจาก Centric เปิดไฟล์ขึ้นมา บุคคลนั้นก็จะเห็นว่ามีใครกำลังทำงานในไฟล์นี้อยู่บ้าง และหลีกเลี่ยงการบันทึกทับงานของสมาชิกคนอื่นๆ

Dropbox ช่วยในการแบ่งปันไฟล์ แต่ใช่ว่าข้อมูลทุกอย่างมีไว้เพื่อแบ่งปันกันในวงกว้าง ตัวอย่างเช่น พนักงานส่วนใหญ่ไม่ควรมีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ของ HR หรือข้อมูลที่ต้องใช้สำหรับประมาณการโครงการ Dropbox รักษาไฟล์ให้ปลอดภัยโดยใช้สิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ ในขณะเดียวกันก็ให้สิทธิ์ทุกคนในการเข้าถึงไฟล์ที่ตนเองจำเป็นต้องใช้ เพื่อเป็นการส่งเสริมวัฒนธรรมการทำงานที่ราบรื่น

นอกจากนี้ Centric ยังให้ลิงก์ Dropbox ที่มีการแบ่งปันแก่บุคคลภายนอก เพื่อแบ่งปันไฟล์เดียวโดยไม่ต้องให้สิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์ทั้งหมด บุคคลภายนอกองค์กรจะเห็นเฉพาะสิ่งที่ตนจำเป็นต้องดูเท่านั้นและไม่เห็นอย่างอื่นอีก

ผลลัพธ์: ความมีระเบียบและประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น

Centric ใช้ Dropbox เพิ่มขึ้นเมื่อบริษัทมีการเติบโต แต่ Dropbox ก็ยังคงใช้งานง่ายไม่ซับซ้อนเหมือนเช่นเคย และ Centric ก็ชื่นชอบที่ Dropbox เป็นแบบนั้น กระบวนการในการจัดการ เข้าถึง และแบ่งปันไฟล์จากอุปกรณ์ใดๆ ยังคงเหมือนเดิม และทุกคนก็รู้จัก Dropbox ทำให้แนะนำการเริ่มต้นใช้งานแก่สมาชิกใหม่ได้ไม่ยาก ซึ่งการฝึกอบรมก็จะมีเพียงการแสดงวิธีจัดระเบียบโฟลเดอร์แบบมาตรฐานและการค้นหาบางไฟล์โดยเฉพาะ เช่น แม่แบบการเงินและแม่แบบการประมาณการ

หากไม่มี Dropbox บริษัท Centric ก็จะแทบจะไม่เป็นระเบียบเลย และมีแนวโน้มที่จะใช้วิธีจัดการแบบเก่าเหมือนกับบริษัทก่อสร้างอื่นๆ ซึ่งก็คือ การนำตู้เก็บเอกสารหลายร้อยตู้มาตั้งเรียงรายอยู่รอบสำนักงาน Dropbox ได้ช่วย Centric ลดการใช้กระดาษ จึงประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการพิมพ์และจัดเอกสารเข้าแฟ้ม นอกจากนี้ยังช่วยประหยัดเวลาให้กับพนักงาน โดยสามารถสร้าง เข้าถึง และแบ่งปันเอกสารจากที่ใดก็ได้โดยใช้เวลาแค่นิดเดียว

Centric พยายามหาวิธีปรับปรุงให้ดีขึ้นอยู่เสมอ ซึ่งรวมถึงการลองใช้ซอฟต์แวร์ใหม่ด้วย Dropbox เป็นซอฟต์แวร์เดียวที่ Centric ใช้มาตลอด 12 ปี เพราะบริษัทไม่มีเหตุผลที่ต้องเปลี่ยนไปใช้ซอฟต์แวร์อื่น แม้กระทั่งหลังจากที่ซื้อเครื่องมือสำหรับจัดการโครงการแล้ว Centric ก็ยังคงรวบรวมข้อมูลทั้งหมดไว้เป็นระบบใน Dropbox เพราะรู้ว่าทุกอย่างจะปลอดภัย

Dropbox ช่วยให้ Centric ค้นพบโซลูชันแบบครบวงจรในการบันทึกไฟล์ทุกไฟล์ในบริษัทสำหรับพนักงานทุกคนในทุกระดับ