การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสคืออะไร?

นิยามการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเป็นคำที่มีมาจากโทรคมนาคม หมายถึง การส่งข้อมูลโดยไม่ทำการซิงค์กับนาฬิกา ซึ่งแสดงว่าข้อมูลนี้มาจากสตรีมที่มีการแบ่งปันแบบไม่ต่อเนื่อง ไม่ใช่สตรีมแบบคงที่

ในแง่ของธุรกิจ การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส หมายถึง การสื่อสารใดๆ ที่ไม่ได้ทำแบบเรียลไทม์ ตัวอย่างเช่น คุณอาจส่งอีเมลถึงเพื่อนร่วมงานของคุณเพื่อถามคำถามแทนที่จะแค่เดินไปถามคำถามโดยตรง นั่นหมายความว่า การสื่อสารเดิมของคุณ (คำถาม) จะไม่ได้รับคำตอบในทันที เช่นเดียวกับการสื่อสารใดๆ ในที่ทำงานที่ไม่ได้เกิดขึ้นจากการถามและตอบอย่างต่อเนื่อง แต่คำถามจะได้รับคำตอบหลังจากช่วงเวลาหนึ่ง ซึ่งมักเป็นเพราะเพื่อนร่วมงานยุ่งอยู่กับงานอื่นในขณะที่คุณถาม อธิบายง่ายๆ คือถ้าคุณถามคำถามหรือส่งข้อความโดยไม่ได้คาดหวังจะได้รับคำตอบในทันที นั่นคือการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส ซึ่งตรงกันข้ามกับการโทรโดยใช้ Zoom ซึ่งทุกอย่างจะเป็นแบบเรียลไทม์

แม้ว่าคุณจะใช้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสบ่อยมากในสำนักงาน แต่ก็ถือเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระและการสื่อสารในทีมระยะไกล

ตัวอย่างการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสมีอะไรบ้าง

แอป Messenger อีเมล และแพลตฟอร์มแชร์เอกสารออนไลน์ถือเป็นตัวอย่างการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสที่พบได้บ่อยที่สุด

อีเมล

ไม่มีใครคาดหวังว่าจะได้รับการตอบกลับอีเมลทันที เนื่องจากอีเมลถือเป็นวิวัฒนาการทางดิจิทัลของการส่งจดหมาย ใช่ คุณจะได้รับข้อความได้เร็วขึ้น แต่ระยะเวลาในการตอบกลับก็ยังค่อนข้างนาน ซึ่งอาจใช้เวลานานพอๆ กับการส่งจดหมายทางไปรษณีย์แบบดั้งเดิม

แอปพลิเคชั่นส่งข้อความ

รวมถึง Microsoft Teams, WhatsApp และ Slack แน่นอนว่าสามารถใช้สิ่งเหล่านี้ได้หลายอย่างแบบเรียลไทม์สำหรับการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที และสำนักงานหลายแห่งก็ใช้สิ่งเหล่านี้เพื่อช่วยเสริมสร้างวัฒนธรรมของบริษัทผ่านการสนทนาแบบเป็นกันเอง อย่างไรก็ตาม ยังไม่มีการรับประกันหรือคาดหวังได้อย่างสมบูรณ์ว่าจะได้รับการตอบสนองทันที

เครื่องมือการจัดการงาน

แพลตฟอร์มต่างๆ เช่น Monday, Trello และเครื่องมือจัดการงานใน Dropbox ช่วยให้คุณสามารถติดตามความคืบหน้ากับสมาชิกในทีมทางดิจิทัลได้โดยไม่ต้องเช็คเวลาว่างในปฏิทิน เพียงเข้าสู่ระบบ ดูสิ่งที่เพิ่มเข้ามา หรือไฮไลท์และดำเนินการกับรายการนั้นได้ วิธีนี้ดูเหมือนจะทำให้เสียเวลา เพราะไม่ดีกว่าหรือที่จะแจ้งปัญหาโดยตรงต่อผู้ที่สามารถแก้ไขปัญหาได้ทันที

ในความเป็นจริง เมื่อทุกคนในทีมของคุณต้องรับผิดชอบงานที่แตกต่างกัน การเรียกร้องให้ทำบางสิ่งบางอย่างโดยตรงไม่เพียงแต่เป็นวิธีที่ดีในการฆ่าแรงจูงใจเท่านั้น แต่ยังไม่ช่วยให้มีเวลาเหลือมากขึ้นในการจัดการเรื่องต่างๆ ทันทีอย่างน่าอัศจรรย์อีกด้วย ควรแน่ใจว่าคุณได้เน้นประเด็นแล้ว ดังนั้น เมื่อทุกคนกลับมาทำงานอีกครั้ง พวกเขาจะรู้ว่าต้องทำอย่างไร 

เครื่องมือเหล่านี้จะช่วยให้ข้ออ้างเรื่อง "ลืมส่งบันทึก" ไม่สามารถนำมาใช้ได้อีก และทุกคนรู้ว่าเกิดอะไรขึ้น โดยไม่จำกัดอยู่แค่เพียงการโทรด้วยความตื่นตระหนกเท่านั้น

การทำงานร่วมกันของเอกสาร

เครื่องมืออย่าง Dropbox Paper ทำให้คุณและทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกันได้โดยไม่ต้องอยู่ในห้องเดียวกันหรือแม้แต่อยู่ในโซนเวลาเดียวกัน คุณสามารถแก้ไขและแสดงความคิดเห็นได้ ซึ่งความคิดเห็นจะได้รับการอัพเดตทันทีสำหรับทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงเอกสาร และคนอื่นๆ ก็สามารถทำเช่นเดียวกันได้ 

สมัยที่ต้องส่งสำเนาต้นฉบับหนึ่งฉบับไปมาเพียงเพื่อแก้ไขข้อมูล แต่กลับสูญหายไปเนื่องจากเปลี่ยนชื่อเป็น "เวอร์ชัน 2" หรือ "เวอร์ชัน 12" นั้นหมดไปแล้ว ด้วย Dropbox Paper การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสก็เป็นเรื่องง่าย

การสื่อสารแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัส

การสื่อสารแบบไหนดีกว่ากัน สำหรับบางคน ไม่มีอะไรดีไปกว่าการตอบกลับในทันทีที่คุณได้รับจากการสนทนาทางวิดีโอหรือแบบต่อหน้า คุณอาจรู้สึกว่าคุณไม่อาจทราบถึงความต้องการที่แท้จริงของคนๆ หนึ่งได้ถ้าไม่มีการสื่อสารแบบเรียลไทม์

กล่าวได้ว่าเมื่อการโทรเหล่านี้สิ้นสุดลง คุณยังคงต้องส่งอีเมลไปมาเพื่อยืนยันทุกอย่างที่แชร์กันเป็นหลักฐานบนกระดาษ มันเกือบจะเหมือนกับว่าการสื่อสาร "อย่างเป็นทางการ" เริ่มต้นขึ้นจริงๆ เมื่อทุกสิ่งทุกอย่างเข้าสู่ภาวะที่ไม่พร้อมเพรียงกัน 

ยังมีข้อเท็จจริงอีกประการหนึ่งว่าเมื่อผู้คนถูกกดดันให้ดำเนินการทันที คุณแทบจะไม่มีทางได้รับผลงานที่ดีที่สุดจากพวกเขาอย่างแน่นอน ทุกคนต่างรู้ว่าการเป็นกวางที่ตกอยู่ภายใต้แสงไฟหน้ารถเป็นอย่างไร การสื่อสารแบบไม่พร้อมกันทำให้คุณมีโอกาสรับข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูล และตอบสนองได้ดีที่สุด โดยไม่ต้องมีใครมาคอยควบคุมคุณ

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเป็นการสื่อสารที่มีคุณภาพมากกว่าใช่หรือไม่

มีการศึกษาที่ชี้ให้เห็นว่าการทำงานทางไกลดีกว่าการทำงานในออฟฟิศ โดยทีมงานรู้สึกมีแรงบันดาลใจและมีประสิทธิผลมากกว่า Cisco พบว่าสิ่งนี้ได้รับการช่วยเหลือจากข้อเท็จจริงที่ว่าพนักงานระยะไกล 83% รู้สึกว่าพวกเขาสามารถสื่อสารได้เท่าเทียมหรือดีกว่าเมื่อทำงานจากที่บ้านโดยอาศัยการสื่อสารแบบไม่พร้อมกัน 

อีกหนึ่งการศึกษาวิจัยพบว่าการหยุดชะงักที่เกิดจากการสื่อสารแบบเรียลไทม์ทำให้เกิดความเครียดมากขึ้นเนื่องจากทีมรู้สึกว่าจำเป็นต้องตามงานหลังจากเสียเวลาไป ซึ่งชี้ให้เห็นว่าการสื่อสารแบบไม่พร้อมกันช่วยกำจัดความกดดันและปรับปรุงกระบวนการทำงานของแต่ละคนได้ จากการค้นพบเหล่านี้ จึงเห็นได้ว่าการสื่อสารแบบไม่พร้อมกันจะช่วยให้ทีมของคุณหลุดพ้นจากความคาดหวังที่เข้มงวดและความเครียด

แม้ว่าแอปส่งข้อความแบบเรียลไทม์จะยังคงเป็นวิธีที่ดีในการเชื่อมต่อกับทีม แต่ก็มีความเสี่ยงอย่างมากที่จะทำให้ทีมของคุณต้องเชื่อมต่อตลอดเวลา ทำให้เกิดการสื่อสารแบบพร้อมกันไปโดยปริยาย ซึ่งอาจทำให้เสียสมดุลระหว่างชีวิตกับการทำงานและอาจทำให้เกิดภาวะหมดไฟในที่สุด การไม่มีส่วนร่วมในการสนทนาในทีมอาจทำให้คุณดูเหมือนไม่ให้ความร่วมมือ แต่หากคุณมีส่วนร่วมบ่อยเกินไป ก็อาจดูเหมือนคุณอู้งาน

สิ่งสำคัญที่สุดที่นี่คืออะไร? ทราบจุดแข็งของการใช้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสและอย่าใช้ในทางที่ผิด

Dropbox ช่วยได้อย่างไร?

Dropbox เป็นเครื่องมือที่สำคัญสำหรับสำนักงานหรือทีมงานระยะไกลใดๆ ที่มองหาการทำงานร่วมกันอย่างง่ายดาย เขตเวลาที่แตกต่างกันเคยหมายถึงการอยู่จนดึกเพื่อรับสาย ด้วย Dropbox ไม่มีใครต้องเสียเวลาหลายชั่วโมงในการรอจนฝั่งตรงข้ามตื่นอีกต่อไป

หมายเหตุประกอบของ Dropbox ช่วยให้คุณแสดงความคิดและข้อคิดเห็นของคุณได้อย่างปลอดภัยโดยรู้ว่าทุกคนจะเห็นข้อมูลดังกล่าวเมื่อเข้าสู่ระบบ คุณจึงไม่ต้องกังวลว่าจะหาอีเมลในกล่องจดหมายไม่เจอหรือการสื่อสารจะขาดช่วงเพราะมีคนไม่ส่งต่ออีเมล ถ้ามีใครเปิดเอกสารที่คุณแชร์เพื่อทำงาน คนๆ นั้นก็จะมีข้อมูลอัปเดตและข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการทันที Dropbox จะแจ้งให้คุณทราบเมื่อมีการเพิ่มหมายเหตุประกอบใหม่ คุณจึงจะไม่พลาดอะไรเลย

การทำงานร่วมกันกับ Dropbox ช่วยให้ทุกคนทำงานร่วมกันได้ไม่ว่าจะทำงานจากที่ใดก็ตาม สามารถแชร์วาระการประชุม โครงร่างโครงการ หรือแม้กระทั่งวิดีโอที่ยาวได้โดยไม่ต้องใช้ความพยายามมาก Dropbox สร้างพื้นที่ทำงานส่วนกลางที่สะดวกสบายโดยไม่ต้องกำหนดเวลาทำการ และให้คุณจัดการงานต่างๆ ตามเงื่อนไขของคุณเองได้ ทุกสิ่งที่คุณต้องการจะรอคุณอยู่เมื่อคุณพร้อม

ไม่มีความรู้สึกว่าต้องทำการซิงค์

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเป็นบรรทัดฐานในที่ทำงานหลายแห่งมาเป็นเวลานาน แต่ถ้าคุณพลาดบันทึกช่วยจำ ให้เริ่มต้นใช้งานตั้งแต่วันนี้เลย ทีมของคุณทั้งใกล้และไกลจะขอบคุณช่องทางการสื่อสารใหม่ที่ดีขึ้น

Dropbox และการผสานรวมของเราช่วยให้ทีมของคุณเข้าใจตรงกันได้โดยไม่ต้องอยู่ในที่ทำงานหรือเขตเวลาเดียวกัน เพียงใช้ Dropbox ให้เกิดประโยชน์ที่สุดทุกคนก็จะดำเนินงานอย่างสอดคล้องกัน