คุณเบื่อกับกระบวนการด้วยตนเองที่ทำให้ทีมงานของคุณทำงานช้าลงหรือไม่? ค้นพบว่าระบบอัตโนมัติสามารถปฏิวัติประสิทธิภาพและผลผลิตของธุรกิจของคุณได้อย่างไร
ระบบอัตโนมัติกำลังเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของเรา ตามรายงานของ McKinsey สำหรับงาน 60% ในสหรัฐอเมริกา งานประจำวัน 30% หรือมากกว่านั้นสามารถทำให้เป็นระบบอัตโนมัติโดยใช้เทคโนโลยีปัจจุบันหรือเทคโนโลยีที่จะเกิดขึ้นในเร็วๆ นี้ นั่นเทียบเท่ากับการประหยัดเวลาทำงานหนึ่งวันครึ่งในแต่ละสัปดาห์
การใช้ประโยชน์จากระบบอัตโนมัติไม่เพียงแต่จะทำให้คุณมีประสิทธิภาพ มีผลผลิตมากขึ้น และสม่ำเสมอมากขึ้นเท่านั้น แต่ยังขยายธุรกิจได้พร้อมๆ กับความคล่องตัวอีกด้วย
ในคู่มือนี้ เราจะสำรวจว่าคุณควรทำให้กระบวนการใดเป็นระบบอัตโนมัติ และวิธีการดำเนินการใน 6 ขั้นตอนง่ายๆ แต่ก่อนอื่น มาพูดคุยกันก่อนว่าทำไมคุณจึงควรใช้ระบบอัตโนมัติในกระบวนการทางธุรกิจ
เหตุใดฉันจึงต้องใช้กระบวนการด้วยตนเองแบบอัตโนมัติ?
การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลจะดำเนินต่อไปอย่างรวดเร็ว และธุรกิจต่างๆ จำเป็นต้องปรับตัวเพื่อให้ทันต่อสถานการณ์ วิธีการบางประการที่ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจส่งผลดีต่อทีมงานทุกขนาดและทุกอุตสาหกรรม ได้แก่:
- ประสิทธิภาพและผลผลิตที่ได้รับการปรับปรุง— ลดเวลาและความพยายามที่จำเป็นในการทำงานด้วยตนเองลงอย่างมาก
- ข้อได้เปรียบในการแข่งขัน— เหนือกว่าคู่แข่งของคุณด้วยการส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการได้รวดเร็วยิ่งขึ้นและมีต้นทุนต่ำกว่า
- ลดข้อผิดพลาดของมนุษย์— รับรองความสม่ำเสมอและความแม่นยำที่ดีขึ้น และลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดในงานที่ต้องทำด้วยมือ เช่น การป้อนข้อมูล การคำนวณ และการรายงาน
- ขั้นตอนการทำงานที่เรียบง่าย— ลดปัญหาคอขวดด้วยการกำจัดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น รวมกระบวนการ และอำนวยความสะดวกในการสื่อสารและการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้น
- การปฏิบัติตามที่ดีขึ้น — กำหนดมาตรฐานขั้นตอนการปฏิบัติตามเพื่อให้แน่ใจว่าบริษัทของคุณปฏิบัติตามกฎระเบียบและแนวทางที่เกี่ยวข้องของอุตสาหกรรมของคุณ
โดยรวมแล้ว การทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นแบบอัตโนมัติสามารถช่วยให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์ที่ดีขึ้น การตัดสินใจที่ดีขึ้น และลดความไม่มีประสิทธิภาพได้
ฉันควรทำให้กระบวนการใดบ้างเป็นแบบอัตโนมัติ?
กระบวนการบางอย่างที่ผู้ใช้ควรพิจารณาทำการอัตโนมัติ ได้แก่:
- การส่งไฟล์และเอกสาร
- การรวบรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
- การสำรองไฟล์
- การซิงค์ระหว่างอุปกรณ์
- การแบ่งปันไฟล์แบบจำกัดเวลา—กำหนดวันหมดอายุสำหรับลิงก์ที่คุณแชร์ ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องเพิกถอนการเข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์ด้วยตนเอง
นอกจากนี้ ให้มองไปที่ภารกิจที่มีความสำคัญต่อเวลา จำเป็นต่อการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการตรวจสอบ หรือมีความสำคัญต่อความสำเร็จของกระบวนการหรือระบบอื่นๆ ว่าเป็นตัวเลือกที่เป็นไปได้สำหรับการทำงานอัตโนมัติ
วิธีการทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติ: ทีละขั้นตอน
1. กำหนดผลลัพธ์และวัตถุประสงค์ที่คุณต้องการ
บางครั้งเป้าหมายของคุณสำหรับการทำงานอัตโนมัติอาจไม่ใช่ประสิทธิภาพ แต่อาจเป็นความแม่นยำที่ดีขึ้น ขวัญกำลังใจของพนักงานที่ดีขึ้น ประสบการณ์การปฐมนิเทศที่ราบรื่นยิ่งขึ้น หรือการเพิ่มมูลค่าให้กับผลิตภัณฑ์หรือบริการของธุรกิจของคุณ
ขั้นตอนแรกในการทำให้กระบวนการต่างๆ เป็นระบบอัตโนมัติคือการทำความเข้าใจว่าคุณต้องการบรรลุอะไรจากการเปลี่ยนแปลงนี้ การทำเช่นนี้จะทำให้คุณสามารถกำหนดลำดับความสำคัญที่ส่งผลต่อกลยุทธ์ที่สมเหตุสมผลว่าคุณต้องการดำเนินการและดำเนินการระบบอัตโนมัติของคุณอย่างไร
จัดทำเอกสารเป้าหมายเหล่านี้และจัดเก็บไว้ในที่ที่ทุกคนในทีมของคุณสามารถเข้าถึงได้ ลองใช้เทมเพลตระดมความคิดของ Dropbox Paper เพื่อพัฒนาแนวคิดหรือสร้างแผนโปรเจ็กต์อัตโนมัติที่ครอบคลุมร่วมกับทีมของคุณ เอกสาร Paper เหล่านี้ รวมถึงไฟล์และโฟลเดอร์ที่แชร์อื่นๆ จะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัยใน Dropbox ซึ่งสามารถแชร์และเข้าถึงได้อย่างง่ายดายจากทุกอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อ
วิธีนี้ช่วยประหยัดเวลาและความพยายามเนื่องจากผู้ใช้หลายคนสามารถเข้าถึงและแก้ไขไฟล์ได้พร้อมกัน จึงไม่จำเป็นต้องแชร์ไฟล์ด้วยตนเองและควบคุมเวอร์ชันอีกต่อไป
2. ระบุงานที่ต้องทำด้วยมือหรือทำซ้ำๆ ที่ทำให้คุณช้าลง
ตรวจสอบและประเมินกระบวนการปัจจุบันของคุณเพื่อค้นหาว่างานหรือกิจกรรมใดบ้างที่ต้องได้รับความสนใจจากทีมมากกว่าที่ควร
สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าไม่จำเป็นต้องทำให้ทุกงานหรือกระบวนการเป็นระบบอัตโนมัติ มนุษย์ยังคงมีข้อได้เปรียบเหนือเทคโนโลยีในบางพื้นที่ เช่น การตรวจสอบคุณภาพและให้ข้อเสนอแนะ
คุณจะพบว่าระบบอัตโนมัติมีประสิทธิผลสูงสุดกับงานซ้ำๆ ที่ใช้เวลานาน เนื่องจากมีการเปลี่ยนแปลงน้อยลงในกิจกรรมต่างๆ เหล่านี้ และมีสถานการณ์ให้เครื่องมืออัตโนมัติต้องปรับตัวและเรียนรู้จากมันน้อยลง
3. จัดทำแผนที่กระบวนการของคุณ
การสร้างภาพว่ากระบวนการอัตโนมัติใหม่ของคุณจะทำงานอย่างไรจะทำหน้าที่เป็นเอกสารฝึกอบรมที่มีประโยชน์สำหรับเพื่อนร่วมงานใหม่และปัจจุบัน คุณควรได้รับข้อมูลจากผู้อื่นขณะสร้างสิ่งนี้ โดยเฉพาะผู้ที่จะใช้กระบวนการนี้เป็นประจำ
คล้ายกับวิธีที่คุณจะประเมินเวิร์กโฟลว์ที่จำเป็นต้องมีการปรับปรุง โปรดพิจารณาสิ่งต่อไปนี้:
- บุคลากร ระบบ หรือเครื่องมือที่เกี่ยวข้อง
- งาน ขั้นตอน หรือกิจกรรมที่จำเป็นในการบรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการของกระบวนการอัตโนมัติ
- ข้อมูลที่จำเป็นในการทำให้กระบวนการอัตโนมัติดำเนินต่อไป
- ตัวกระตุ้น การดำเนินการ เวลา หรือเงื่อนไขที่กำหนดกระบวนการอัตโนมัติให้เคลื่อนไหว
- ผลลัพธ์ที่ต้องการหรือผลลัพธ์ของกระบวนการอัตโนมัติ
4. นำเครื่องมืออัตโนมัติของคุณไปใช้
เมื่อคุณกำหนดความต้องการของคุณแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะแนะนำซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของคุณ
ด้วย Dropbox ไฟล์ของคุณจะถูกซิงค์ระหว่างอุปกรณ์ต่างๆ โดยอัตโนมัติ ช่วยให้มั่นใจได้ว่าสามารถเข้าถึงไฟล์เวอร์ชันล่าสุดได้เสมอ วิธีนี้ช่วยลดความจำเป็นในการโอนย้ายและอัปเดตไฟล์ด้วยตนเอง ช่วยประหยัดเวลาและลดความเสี่ยงต่อข้อผิดพลาด
และนั่นไม่ใช่ทั้งหมด Dropbox ยังมีชุดเครื่องมือและคุณลักษณะอัตโนมัติครบชุดเพื่อช่วยให้คุณจัดการงานของคุณได้:
- จัดระเบียบด้วยตัวกรองแบบไดนามิกและการจัดหมวดหมู่โฟลเดอร์ การเรียงลำดับ การตั้งชื่อ และการแท็กอัตโนมัติ
- ติดตามและรายงานข้อมูลที่ละเอียดอ่อนโดยอัตโนมัติด้วยการจำแนกข้อมูล
- ปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของทีมและลดการสลับบริบทด้วยการผสานการทำงานที่ซิงค์ข้อมูลระหว่างเครื่องมือโดยอัตโนมัติ
- จัดระเบียบเนื้อหาจากไฟล์ แอป และแท็บต่างๆ ของคุณโดยอัตโนมัติด้วย Dropbox Dash ที่ขับเคลื่อนด้วยปัญญาประดิษฐ์
- ปรับแต่งและส่งแบบฟอร์ม PDF ทั่วไปได้อย่างง่ายดาย
5. รวบรวมข้อคิดเห็น
ก่อนที่คุณจะเปิดตัวกระบวนการอัตโนมัติให้กับทีมงานที่กว้างขึ้น ควรขอความเห็นจากเพื่อนร่วมทีม หัวหน้างาน หรือบุคคลที่อยู่ในตำแหน่งเดียวกันกับคุณในทีมอื่น พวกเขาจะสามารถตรวจสอบกระบวนการด้วยมุมมองใหม่ และอาจสามารถชี้ให้เห็นสิ่งที่คุณพลาดไปได้
Dropbox ช่วยให้การรวบรวมข้อเสนอแนะเป็นเรื่องง่ายด้วยการจัดเตรียมแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันซึ่งสมาชิกในทีมสามารถเข้าถึงเอกสารและไฟล์ที่แชร์ได้อย่างง่ายดาย ผู้ใช้สามารถแสดงความคิดเห็นโดยตรงในไฟล์ ทำให้เกิดการสนทนาและข้อเสนอแนะแบบเรียลไทม์ คุณลักษณะนี้ช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยมั่นใจได้ว่าข้อเสนอแนะจะได้รับการจัดระเบียบอย่างดีและพร้อมใช้งานได้ทันที
อีกวิธีหนึ่ง หากทีมของคุณเรียนรู้ได้ดีกว่าด้วยภาพมากกว่าข้อความ คุณสามารถแชร์ภาพหน้าจอหรือวิดีโอของกระบวนการใหม่ของคุณเพื่อตรวจสอบได้ ด้วย Dropbox Replay เพื่อนร่วมงานของคุณสามารถใช้คุณสมบัติไลฟ์รีวิวเพื่อจดบันทึกและให้ข้อคิดเห็นแบบเรียลไทม์เป็นทีมได้
หรือสมาชิกในทีมของคุณสามารถจัดทำคำอธิบายประกอบที่แม่นยำตามเฟรมได้ในเวลาของตนเองโดยใช้ฟังก์ชันการตรวจสอบบนเบราว์เซอร์ โดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์เพิ่มเติม บัญชี Dropbox หรือการเข้าถึงพิเศษสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
6. ฝึกอบรมเพื่อนร่วมงานของคุณ
เมื่อกระบวนการใหม่ของคุณพร้อมใช้งานแล้ว คุณควรจัดการฝึกอบรมให้กับเพื่อนร่วมทีมและเพื่อนร่วมงานของคุณ เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงนี้อาจหมายถึงการเปลี่ยนแปลงขั้นตอน ความรับผิดชอบ หรือความรับผิดชอบ
คุณไม่ต้องการให้การฝึกอบรมเร็วเกินไป หากกระบวนการเปลี่ยนแปลงหลังจากได้รับคำติชม คุณไม่ต้องการเริ่มการฝึกอบรมหลังจากกระบวนการเก่าถูกยกเลิกไปโดยสิ้นเชิงและเพื่อนร่วมงานของคุณกำลังพยายามเรียนรู้กระบวนการอัตโนมัติใหม่แบบทันที
แทนที่จะพึ่งพาอีเมลยาวๆ ที่อาจมองข้ามไปหรืออัปเดตได้ยาก ควรพิจารณาสร้างคำแนะนำหรือขั้นตอนต่างๆ ที่ชัดเจนและเข้าถึงได้ง่าย วิธีนี้จะช่วยให้ทีมของคุณสามารถอ้างอิงเนื้อหาได้อย่างสม่ำเสมอ และผู้เริ่มต้นใหม่จะได้เรียนรู้อย่างรวดเร็วโดยใช้ความพยายามที่น้อยที่สุด
เพิ่มประสิทธิภาพและทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นอัตโนมัติด้วย Dropbox
Dropbox มอบตำแหน่งศูนย์กลางสำหรับจัดเก็บและจัดระเบียบไฟล์ ซึ่งเป็นพื้นที่ที่คุณสามารถทำให้กระบวนการต่างๆ เป็นแบบอัตโนมัติและคล่องตัวเพื่อลดความยุ่งยากในการทำงานและเพิ่มเวลาว่างอันมีค่าให้กับงานได้
ส่งสัญญาทางดิจิทัลที่ปลอดภัย รวบรวมข้อมูลได้อย่างง่ายดาย และสร้างเอกสารภายในไม่กี่นาที เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ของคุณด้วยการดำเนินการกับไฟล์อัตโนมัติและซิงค์ข้อมูลระหว่างเครื่องมือ
